Kassenbuchführung


Kurz & einfach erklärt:

Kassenbuchführung verständlich & knapp definiert

Der Prozess, bei dem ein Kassenbuch über einen Tag hinweg geführt wird. Hierbei werden in Kontoform Bargeldein- und -ausgänge vermerkt.
notes Inhalte

Bargeld-Kassen sind in jedem Unternehmen vorzufinden. Allerdings widmet eine Vielzahl der Unternehmen der Barkasse nicht genügend Aufmerksamkeit im Hinblick auf die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Bargeldgeschäfte. Dies kann unter bestimmten Umständen zu einem Risiko bei einer Außenprüfung werden.

Insbesondere bargeldintensive Unternehmen stehen im Visier der Finanzverwaltung, also insbesondere:

  • Restaurants,
  • Lebensmittelhändler,
  • Diskotheken oder
  • Bars.

Gesetzliche Grundlagen der Kassenbuchführung

Grundlage für die Kassenaufzeichnungen oder umgangssprachlich auch des Kassenbuches ist der § 146 Abs. 1 AO. In diesem wird ausgeführt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen. Darüber hinaus müssen auch Aufzeichnungspflichten diverser Einzelsteuergesetze und außersteuerliche Gesetze eingehalten werden. Beispielhaft zu nennen wäre hierfür der § 22 UStG i. V. m. § 63 UStDV, um bestimmte Umsätze ordnungsgemäß für Umsatzsteuerzwecke aufzuzeichnen.

Aus der Abgabenordnung lassen sich folgende Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung ableiten:

  • Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgbar sein (§ 145 Abs. 1 AO),
  • sämtliche Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) sowie
  • tägliche Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).


Abgeleitet aus dem Grundsatz der täglichen Verbuchung wird als wesentlicher Bestandteil auch die Kassensturzfähigkeit von der Finanzverwaltung verlangt. Kassensturzfähigkeit heißt, dass der Bargeld Ist-Bestand mit den Aufzeichnungen, also dem Soll-Bestand übereinstimmen muss. Falls keine Kassensturzfähigkeit vorliegt, so enthält die Buchführung einen schwerwiegenden Mangel.

Beispiel:
In einem Kiosk wird ein Kassenbuch geführt. Am Ende eines Tages erscheint ein Betriebsprüfer zu einer Umsatzsteuer-Nachschau. Er vergleicht den tatsächlichen Betrag an Barmitteln in der Kasse mit dem rechnerischen Bestand, der sich anhand des Kassenbuches ergibt. Er stellt eine Abweichung von 100,00 € fest. Aus dieser Abweichung können sich Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ergeben.

Im Zuge einer Außenprüfung bedienen sich Prüfer gern verschiedener Indizien, um Fehler aufzudecken, so etwa:

  • Negativer Kassensaldo,
  • hoher unüblicher Kassenbestand oder
  • Geldverschiebungen zwischen unterschiedlichen Kassen wurde nicht berücksichtigt.

Folgen bei Verstößen

Im schlimmsten Fall wird der Außenprüfer die Buchführung verwerfen und eine Schätzung gem. § 162 AO durchführen. Die Schätzung wird regelmäßig zu Ungunsten des Steuerpflichtigen verlaufen und sollte deswegen unbedingt vermieden werden.

Risiko für bargeldintensive Firmen

Kassenbücher werden immer wieder gern von Betriebsprüfern genutzt, um Mehrergebnisse zu ermitteln. Selbst kleine Unregelmäßigkeiten können zur Verwerfung seitens des Finanzamt führen und die Hinzuschätzung nur ggf. durch ein gerichtliches Verfahren gestoppt oder gemildert werden. Bargeldintensive Unternehmen sollten die Kassenführung als Risiko bei einer Betriebsprüfung betrachten.

Zusammenfassung "Kassenbuchführung"

  • Die Kassenführung richtet sich nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und ordnungsgemäßer Aufzeichnung,
  • Insbesondere bargeldintensive Geschäfte setzen sich einem hohen Risiko aus,
  • Um Hinzuschätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden, müssen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zwingend beachtet werden.

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