Kassenbuch

Im Kassenbuch werden alle Bargeldtransaktionen eines Unternehmens registriert

Das Kassenbuch führt in Form eines Journals alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens – also Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen – auf.

Dazu werden alle Geschäftsvorfälle inklusive entsprechender Belege aufbewahrt und anschließend ins Kassenbuch eingetragen.

Was steht im Kassenbuch?

Das Kassenbuch muss nur von solchen Unternehmen geführt werden, in deren Geschäftsbetrieb Barzahlungen vorkommen. Insbesondere im Einzelhandel werden daher Kassenbücher geführt, wohingegen Online-Unternehmen in den meisten Fällen auf das Journal verzichten dürfen.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass das Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle einzeln aufführen muss. Folgende Daten werden dazu benötigt:

• Datum
• Betrag der Ein- oder Auszahlung
• Zweck des Geschäftsvorgangs
• Informationen zur Umsatzsteuer / Vorsteuer
• Belegnummer
• Der jeweils aktuelle Kassenstand

Unterschied zum Kassenbericht

Das Kassenbuch ist bei Einzelaufzeichnungen zwingend. Im Gegensatz dazu steht der Kassenbericht, der lediglich die Gesamtsumme für einzelne Geschäftstage ausweist. Dieser muss auch dann erstellt werden, wenn keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs besteht. Das ist beispielsweise der Fall, wenn eine sogenannte offene Ladenkasse genutzt wird. Diese erfasst nicht alle Einzelaufzeichnungen, weshalb kein Kassenbuch geführt wird.

Gesetzliche Anforderungen an das Kassenbuch

Der Gesetzgeber sieht vor, dass ein Kassenbuch so geführt werden muss, dass einem unabhängigen Dritten alle Aufzeichnungen unverändert präsentiert werden können. Computergestützte Kassenbücher werden daher nicht immer von den Behörden akzeptiert.

Eine Excel-Tabelle kann beispielsweise nachträglich manipuliert werden, so dass die aufgezeichneten Vorfälle nicht nachvollziehbar sind. Computerprogramme können nur dann genutzt werden, wenn einmal registrierte Geschäftsvorfälle nicht bzw. nur durch Erstellung eines Belegs gelöscht werden können.

Zudem ist es notwendig, das Kassenbuch auch nach dem Abschluss eines Geschäftsjahres aufzubewahren. Nur so können spätere Wirtschaftsprüfungen durchgeführt werden.

Kassenbuch – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Das Kassenbuch registriert Bargeldtransaktionen eines Unternehmens
• Alle Transaktionen müssen detailliert belegt werden
• Das Kassenbuch muss handschriftlich oder mittels spezieller EDV-Lösungen geführt werden