Beleg

Der Begriff Beleg ist eine übergeordnete Bezeichnung für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und anderen Nachweise, die Geschäftsvorfälle dokumentieren. Der schriftliche Beleg dient als Beweis dafür, dass eine Einnahme, eine Ausgabe, eine Einlage oder eine Entnahme tatsächlich verbucht wurde. Der in der Praxis wichtigste Beleg ist die Rechnung. 

Beleg als Grundlage der Buchhaltung

Der Kassenbon als Beispiel für einen Beleg

Für alle Belege gilt in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Jeder in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführte Posten muss durch entsprechende Belege bewiesen werden können. Der Beleg selbst muss immer schriftlich vorliegen, wobei auch elektronische Formen wie ein PDF-Dokument genutzt werden können.

Ein Beleg muss für alle Vorfälle erstellt werden, die das Vermögen des Unternehmens verändern. Dazu zählen in erster Linie monetäre Einnahmen und Ausgaben. Aber auch wenn sich das Inventar des Unternehmens verändert, muss hierzu ein entsprechender Beleg erstellt werden.

Daten, die der Beleg enthalten muss

Belege können für unterschiedlichste Vorfälle erstellt werden. Entsprechend unterscheiden sich die Anforderungen an die Informationen, die der Beleg enthalten muss. Grundsätzlich müssen aber immer eine Belegnummer und ein Buchungsvermerk aufgeführt werden. Die eigentliche Buchung enthält dann wiederum den Belegvermerk. Voraussetzung für die fehlerfreie Zuordnung von Belegen und Buchungen ist eine sorgfältig geführte Belegregistratur, die dezentral oder zentral geführt wird.

Unterschied externer und interner Beleg

Nach Art der Herkunft lassen sich Belege in die Kategorien intern und extern einordnen. Externe Belege werden immer von anderen Wirtschaftssubjekten und nicht vom Unternehmen selbst erstellt. Es kann sich beispielsweise um Lieferanten oder Kunden handeln. Zu den externen Belegen gehören unter anderem folgende Dokumente:

• Quittungen
• Kontoauszüge
• Eingangsrechnungen
• Steuerbescheide
• Eingangsgutschriften
• Schecks

Entsprechend wird der interne Beleg – auch Eigenbeleg genannt – vom Unternehmen selbst erstellt. Die häufigsten Formen des internen Belegs sind:

• Ausgangsrechnungen
• Lohn- und Gehaltslisten
• Kopien von Quittungen
• Belege für die Entnahme aus der Kasse oder dem Inventar
• Belege über Umbuchungen und Stornos
• Ausgangsgutschriften

Beleg – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Ein Beleg dokumentiert einen Geschäftsvorfall, der das Vermögen des Unternehmens beeinflusst
• Der Beleg muss zwei Jahre aufbewahrt und dem Finanzamt vorgelegt werden können
• Interne Belege werden vom Unternehmen selbst erstellt, externe Belege stammen von Geschäftspartnern