Projektmanagement - Definition, Durchführung, Abschluss

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Das Projektmanagement ist eine Aufgabe des Unternehmensmanagements und lässt sich in die Teilgebiete Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss gliedern. Ziel ist es immer, bestimmte Projekt zielgerichtet und effizient zu planen, durchzuführen und zu evaluieren. Risiken sollen dabei möglichst stark beschränkt und Chancen genutzt werden.

Definition und Planung eines Projekts

Ein Projekt ist ein Geschäftsprozess, der nur einmalig aber durchaus über einen längeren Zeitraum durchgeführt wird. Die Geschäftsführung genehmigt das Projekt anhand eines Business Cases und teilt daraufhin Zuständigkeiten ein. Elementar ist es, eine exakte Zeitdefinition für die einzelnen Projektphasen zu erstellen. Zusätzlich muss eine genaue Kalkulation der Kosten und der möglichen Ergebnisse erfolgen. Nur so kann das Projektmanagement beurteilen, ob sich die Durchführung des geplanten Projekts überhaupt lohnt. Im Detail werden während der Planung folgende Aspekte geklärt:

• Leistungsumfang – Welche Produkte werden in welcher Menge erstellt?
• Terminplanung – Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Welche Teiletappen müssen hierfür zeitlich definiert werden?
• Kostenplanung – Wie teuer wird das Projekt voraussichtlich?
• Planung der Finanzierung – Wodurch werden die Kosten für das Projekt gedeckt?
• Ressourcenplanung – Welche Mitarbeiter, Maschinen und Sachmittel müssen für das Projekt reserviert werden?

Ausführung und Überwachung des Projektmanagements

Nachdem die Planungsphase abgeschlossen ist, wird das Projekt aktiv durchgeführt. Hierunter ist vor allem die Koordination der Mitarbeiter und Ressourcen gemeint. Die Projektmanager geben hierzu beispielsweise Arbeitspakete frei und reagieren auf kurzfristige Probleme wie etwa Lieferengpässe oder Krankheiten von Mitarbeitern.

Während das Projekt durchgeführt wird, findet gleichzeitig eine kontinuierliche Überwachung aller Aktivitäten statt. Dazu werden insbesondere die zuvor definierten Zielvorgaben in zeitlicher Hinsicht überwacht. Zudem findet eine fortlaufende Kontrolle der Kosten statt, indem Soll- und Ist-Werte miteinander vergleichen werden. Ergeben sich stärkere Abweichungen, muss das Projektmanagement aktiv gegenlenken und etwa das Budget erhöhen.

Abschluss eines Projekts

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass alle Projektziele und Ergebnisse wirklich erfüllt werden. Hierzu werden alle vereinbarten Qualitätskriterien – wie beispielsweise die Deadline, die Menge und auch die Produktqualität – mit den tatsächlich erreichten Werten des Projekts verglichen. Anschließend entlastet der Auftraggeber den Projektleiter, indem das Ergebnis formal abgenommen wird – sofern es den Anforderungen genügt.

In der Regel wird danach noch eine Abschlussbesprechung des Projekts durchgeführt. Hierbei reflektiert das Team den Projektverlauf und diskutiert alle Erfahrungen. Die Erkenntnisse und mögliche Verbesserungsvorschläge werden dokumentiert, damit das nächste Projekt effizienter gestaltet werden kann. Zudem erfolgt im Rahmen der Nachkalkulation eine Abrechnung der Kosten und Einnahmen, um im späteren Verlauf eine Wirtschaftlichkeitsrechnung durchführen zu können. Danach wird die komplette Projektorganisation aufgelöst und die Mitarbeiter entsprechend in andere Abteilungen oder Projekte verschoben.

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