1 Prozent Regelung an einem Beispiel erklärt (mit Berechnung)

Nutzt ein Arbeitnehmer einen PKW, der dem Unternehmen gehört, spricht man von einem Sachbezug. Damit ist gemeint, dass der Arbeitnehmer durch diese Kfz-Nutzung einen finanziellen Vorteil hat – daher auch der Begriff „geldwerter Vorteil“. Sachbezüge sind wie ein Bruttolohn in der Lohn- und Gehaltsabrechnung anzusehen.

Da der finanzielle Wert eines Sachbezuges nicht immer einfach zu ermitteln ist, wurde unter anderem für die Kfz-Nutzung eine gesetzliche Regelung getroffen. Dafür gibt es nun zwei Möglichkeiten:

  • die Ermittlung des tatsächliches Wertes (§6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG ) oder
  • die Annahme eines pauschalen Wertes – die sogenannte 1%-Regelung (§6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG)

1 Prozent Regelung : Berechnung des tatsächlichen Wertes

Das Gesetz lässt zu, dass man die tatsächlichen Kosten, die auf die Privatfahrten anfallen, als Sachbezug ansetzen kann, sofern sie mittels Belegen und Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Das bedeutet also:
  • es muss ein ordentliches Fahrtenbuch geführt werden, aus dem alle Betriebs- und Privatfahrten detailliert hervorgehen und
  • es müssen die Kosten für jedes einzelnen Betriebsfahrzeuge separat gebucht werden.
Beispiel:
Laut Fahrtenbuch wurden mit einem Firmenfahrzeug 50.000 km im Jahr gefahren. Bei der Auswertung ergab sich, dass 20.000 km auf Privatfahrten und 30.000 km auf betriebliche Fahrten entfallen. Die Kosten für das Fahrzeug wurden getrennt gebucht:

Steuer und Versicherung 1.000 € jährlich
Treibstoff 5.000 € jährlich inklusive MwSt.
Instandhaltung u. Wartung 2.000 € jährlich inklusive MwSt.
Gesamt 8.000 € davon sind 12,5 % umsatzsteuerfrei ( Steuer u. Versicherung)

Die Gesamtkosten werden also aufgeteilt:
für Privatfahrten 3200 € (8.000 € : 50.000 km x 20.000 km) und
für betriebliche Fahrten 4800 € (8.000 € : 50.000 km x 30.000 km)

Als Sachbezug wird in der Gehaltsabrechnung ein monatlicher Wert von 266,67 € angesetzt. ( 3.200 € : 12 Monate = 266.67 €) Er wird in der Abrechnung wie ein Bruttoverdienst behandelt, worauf Steuer und Sozialversicherungsbeiträge berechnet und abgezogen werden. Da der Wert nach dieser Methode erst zum Jahresende errechnet werden kann, muss im laufenden Jahr ein monatlicher Schätzwert oder der Vorjahreswert angenommen und am Jahresende auf den tatsächlichen Wert korrigiert werden.

Die 1%-Regelung 

Der Arbeitnehmer kann auf das Führen eines Fahrtenbuches verzichten und die Pauschale ansetzen. Diese setzt sich zusammen aus der Privatnutzung und der Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Für die Privatnutzung wird 1% des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt. Für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeit sind 0,03% des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer als Sachbezug zu bewerten.

Beispiel:
Ein Firmen-PKW hat einen Bruttolistenpreis von 30.000 €. Mit dem Arbeitnehmer ist vereinbart, dass er den PKW sowohl für private Fahrten als auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle nutzen kann. Die einfache Entfernung beträgt 20 km.
Für die private Nutzung beträgt der Sachbezug 300 € ( 1% von 30.000 €)
Für den Arbeitsweg werden 180 € angesetzt ( 0,03% von 30.000 € x 20 km )

Der Sachbezug beträgt also 480 € monatlich. Auf diesen Wert sind in der monatlichen Gehaltsabrechnung Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge zu errrechnen.

Die Berechnung der Umsatzsteuer

Ein Sachbezug unterliegt der Umsatzsteuer. Das bedeutet einerseits, dass für die Wertermittlung des Sachbezuges immer der Bruttobetrag verwendet werden muss, und andererseits, dass der Unternehmer die enthaltene Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen hat.

a) bei tatsächlichem Wert
Wurde der Wert nach Belegen ermittelt, kann genau errechnet werden, welcher Betrag der Umsatzsteuer unterliegt. Im oben genannten Fall wurde ein Wert von 3.200 € angesetzt, wobei 12,5% umsatzsteuerfrei waren. Das heißt 400 € waren umsatzsteuerfrei und in den 2.800 € sind 19% Umsatzsteuer enthalten – zur Erinnerung: für die Wertermittlung wurde der Bruttobetrag der Tank- und Reparaturkosten angesetzt.
Der Unternehmer hat also einen Nettobetrag von 2352,94 € (2800 €: 1,19 ) als Erlös zu buchen und 447,06 € als Umsatzsteuer abzuführen.

b) bei der 1%-Regelung
Bei der pauschalen Wertermittlung ist unklar, wie hoch der Anteil der umsatzsteuerfreien Kosten für Versicherung und Steuer ist. Laut BMF-Schreiben vom 27.08.2004 kann ein Anteil von 20% für umsatzsteuerfreie Kosten pauschal angenommen werden. Im obigen Fall betrug der Sachbezug 480 €. Davon können 20 % ( also 96 €) umsatzsteuerfrei behandelt werden. Von den restlichen 384 € sind 322,69 € ( 384 : 1,19) als Nettoerlös und 61,31 € ( 19% aus 384 € ) als Umsatzsteuer zu buchen.

Verbuchen des Sachbezuges

Der Sachbezug ist durch die Lohnabrechnung als Aufwand und für die umsatzsteuerliche Behandlung als Erlös zu buchen. Das Beispiel unter der 1%-Regelung wird also wie folgt gebucht:

Aufwendungen Sachbezüge 480 € an Verrechnungskonto Lohn- und Gehalt 480 €

Verrechnungskonto Lohn- und Gehalt 480 € an sonstige betr. Erträge steuerfrei 96,00 €
sonstige betr. Erträge 19% USt. 322,69 €
Umsatzsteuer 19% 61,31 €

Aus Gründen der Übersichtlichkeit und zum leichteren Verständnis wurde an dieser Stelle nicht auf die komplette Lohnabrechnung eingegangen.
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