Sachbezug (Erklärung und Beispiel-Buchung)

Im Gesetz ist festgelegt, dass alle Einnahmen, die der Arbeitnehmer erhält – egal in welcher Form oder unter welcher Bezeichnung – als Arbeitslohn bezeichnet und abzurechnen sind (§2 LStDV).

Aus dieser Beschreibung ergibt sich, dass auch Vergünstigen, die Nutzung von Gegenständen, die Hingabe von Gegenständen etc. als Einnahmen zu behandeln sind. Man spricht bei diesen Einkommensarten von Sachbezügen.

Lohnabrechnung mit einem Sachbezug

Beispiel:
Mit dem Hausmeister in einem Unternehmen wird vereinbart, dass er die Betriebswohnung unentgeltlich nutzen kann. Die ortsübliche Miete der Wohnung beträgt 300 €.

Bei dieser kostenlosen Überlassung der Wohnung handelt es sich um einen Sachbezug. Der Wert des Sachbezuges richtet sich in dem Fall nach der ortsüblichen Miete. Diese wird angesetzt und als Bruttoeinkommen bewertet. Die Lohnabrechnung sieht dann mit bzw. ohne Sachbezug so aus:

mit Sachbezug ohne Sachbezug
Bruttolohn 2.000,00 € 2.000,00 €
Sachbezug 300,00 €
Gesamtbrutto 2.300,00 € 2.000,00 €
Steuerabzüge 316,09 € 236,17 €
SV-Abzüge 469,77 € 408,50 €
Nettobetrag 1.514,14 € 1355,33
Abzügl. Sachbezug 300,00 €
Auszahlung 1.214,14 € 1.355,33 €

Der Sachbezug wird also vom Nettobetrag wieder abgezogen, da er ja nicht ausbezahlt wird. Man sieht bei dieser Gegenüberstellung, dass der Mitarbeiter mit mehr Steuer- und SV-Abzüge belastet wird, und daher einen geringeren Auszahlungsbetrag hat, sobald er einen Sachbezug erhält.

Verbuchen der Lohnkosten mit Sachbezug

Laut UStG handelt es sich um eine sonstige Leistung, sobald ein Mitarbeiter einen Gegenstand des Unternehmens für seine private Zwecke nutzt ( §3 Abs 9a Nr. 1). Insofern muss der Unternehmer diesen Sachbezug behandelt, als hätte er einen Umsatz generiert, was zur Folge hat, dass er Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen hat. Als Sachbezugswert in der Lohnabrechnung ist immer der Bruttowert – also incl. Umsatzsteuer – anzusetzen. Im obigen Beispiel wären es also:



300 € incl. MwSt / 1,19 = 252,10 € Netto
252,10 € x 19% USt. = 47,90 € USt.

Und gebucht wird so:
Bruttolohn 2000,00 €
Aufwendungen Sachbezüge 300,00 €
AG-Anteil 443,32 € an Verrechnungskonto 2743,32 €

Verrechnungskonto 2743,32 € an Verbindlichkeiten Lohn- und Gehalt 1214,14 €

Verbindlichkeiten Lohn- u. KiSt. 316,09 €
Verbindlichkeiten SV-Beiträge 913,09 €
sonst. Betr. Erträge 252,10 €
Umsatzsteuer 47,90 €

Zur Erklärung

  • die Verbindlichkeiten SV-Beiträge sind die Summe aus AG-Anteil 443,32 € und SV-Abzüge 449,77 € = 913,09 €
  • die Aufwendungen Sachbezüge sind Personalkosten, die aber meistens zu Abstimmungszwecken auf separaten Konten gebucht werden.

Werte und Freibeträge von Sachbezügen

Da Sachbezüge oft schwer zu bewerten sind, hat der Gesetzgeber für bestimmte, häufig vorkommende Bezüge gesetzliche Regelungen bzw. amtliche Sachbezugswerte festgelegt, die zu verwenden sind, z.B. für

  • Verpflegung
  • Unterkunft
  • Kfz-Nutzung
Zusätzlich gibt es für Sachbezüge bestimmte Freibeträge, wie z.B.

  • Rabattfreibetrag / typischer Mitarbeiterrabatt
  • Freibetrag Geschenke bzw. Aufmerksamkeiten
  • 44- € Freigrenze
Darüber hinaus können bestimmte Sachbezüge über pauschale Steuersätze versteuert werden. Sachbezüge sind also häufig ein heikles Thema in der Lohnabrechnung und bei Betriebsprüfungen und selbstverständlich sind sie gern verwendete Prüfungsaufgaben.
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