Sachbezug Verpflegung

In diesem Artikel erklären wir leicht und verständlich, was ein "Sachbezug Verpflegung" ist, wobei es sich um einen Verpflegungsmehraufwand handelt und wie diese in der Buchhaltung behandelt werden - inklusive Beispiele und der dazugehörigen Buchungssätze. Wenn das nicht nach Spaß klingt! 

Bei der Verpflegung gibt es zwei verschiedene Varianten des Sachbezuges:
  • Verpflegung, die der Unternehmer dem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Verfügung stellt oder
  • sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen, die bei Reisekosten zum tragen kommen
Für beide Fälle gibt es gesetzliche Vorgaben. Zum einen gibt es eine amtliche Sachbezugswerttabelle und zum anderen das Einkommensteuergesetz, in dem die Werte verpflichtend vorgegeben sind.

Verpflegung als Sachbezug

Beispiel:
Ein Auszubildender in einem Hotel vereinbart mit seinem Arbeitgeber, dass er während seiner Ausbildung die Verpflegung kostenfrei vom Hotel zur Verfügung gestellt bekommt.

Durch diese Vereinbarung hat der Auszubildende einen finanziellen „geldwerten“ Vorteil – was als Sachbezug abzurechnen ist. Da es schwierig ist, den Wert dieses Sachbezuges ermitteln zu können, gibt es die „amtliche Sachbezugswerttabelle“. In dieser wird jährlich neu festgelegt, dass z.B. im Jahr 2014 der monatliche Wert für freie Verpflegung 229 € bzw. der tägliche Wert 7,63 € beträgt.

In der Lohnabrechnung ist nun monatlich zu ermitteln, an wie vielen Tagen der Auszubildende im Betrieb war. An Tagen, an denen er nachweislich nicht im Haus war – z.B. Jahresurlaub – muss natürlich kein Sachbezug berechnet werden.

Der Sachbezug wird zum vereinbarten Bruttoentgelt hinzu gerechnet, und daraus der Steuer- und SV-Abzug ermittelt.

Zahlt der Auszubildende einen Anteil zur Verpflegung z.B. 100 € monatlich, so verringert sich natürlich der Sachbezug um diesen Betrag, so dass in dem Fall nur 119 € als Sachbezug angesetzt werden müssten.

Verpflegungsmehraufwendungen

Von Verpflegungsmehraufwendungen spricht man, wenn Arbeitnehmer aufgrund einer Betriebsreise oder einer Tätigkeit, bei denen die Einsatzorte ständig wechseln, außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind. Typische Beispiele dafür sind z.B. Handelsvertreter, Kraftfahrer, Berufe im Baugewerbe, Monteure u.v.m. Alle diese Arbeitnehmer – und viele andere Berufsgruppen – haben ständig „wechselnde Einsatztätigkeit“ - wie es im steuerlichen Bereich heißt – oder sind mehrere Tage durchgehend von zuhause weg. Da die Verpflegung in diesen Fällen in der Regel wesentlich teurer als bei regelmäßigen Arbeitszeiten im Unternehmen ist, spricht man von „Mehraufwendungen für die Verpflegung“.

Der Gesetzgeber lässt nun zu, dass diese Mehraufwendungen steuerlich absetzbar bzw. vom Unternehmer steuerfrei ersetzt werden können und legt gleichzeitig fest, wie hoch diese Aufwendungen sind. Seit 2014 beträgt der Wert

  • 12 € täglich, sofern der Arbeitnehmer mehr als 8 Std. unterwegs ist
  • 24 € täglich, sofern der Arbeitnehmer 24 Std. von zuhause weg ist und
  • 12 € täglich, für den ersten und letzten Tag einer Dienstreise.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als diese Pauschalen, ist der übersteigende Wert als Sachbezug zu versteuern.


Beispiel:
Ein Arbeitnehmer geht auf Dienstreise und besucht mehrere Kunden. Er fährt am Montag um 14 Uhr weg und kehrt am Freitag um 12.00 Uhr zum Unternehmen zurück. Nach den Pauschalbeträgen erhält er für

  • Montag 12 €
  • Dienstag bis Donnerstag jeweils 24 €
  • für Freitag 12 €
zusammen also 96 €. Der Arbeitgeber zahlt die vom Arbeitnehmer eingereichten Rechnungen für die Verpflegung in Höhe von 150 €.

Abzurechnen sind also:

  • 96 € als steuerfreie Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen
  • 54 € als Sachbezug, der wie ein zusätzliches Bruttoentgelt behandelt wird.

Alternativ dazu könnten die 54 € auch pauschal nach §40b Abs. 2 Nr. 4 EStG mit 25% pauschal versteuert werden. Damit könnte erreicht werden, dass nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber die zusätzliche Steuerlast zu tragen hat.

Verbuchen des Sachbezuges

Beim Verbuchen ist darauf zu achten, dass steuerfreie Bezüge immer getrennt zu den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Beträge gebucht werden. Es handelt sich zwar jeweils um Personalkosten, allerdings ist in der Praxis eine getrennte Handhabung notwendig.

Bruttolohn 1000,00 €
Aufwendungen Sachbezüge 54,00 €
Sachbezüge steuer- u. sv-frei 96,00 €
AG-Anteil SV-Versicherung 203,16 € an Verrechnungskonto 1353,16 €

Verrechnungskonto 1353,16 € an VB Arbeitnehmer (Netto) 920,32 €
VB Lohn- u. KiSt. 14,40 €
VB Sozialversicherung 418,44 €
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