Aufwandsrückstellungen

Unternehmen können Aufwandsrückstellungen für Aufwendungen bilden, die mit Sicherheit oder mit einer großen Wahrscheinlichkeit eintreten. Der Gesetzgeber hat die möglichen Aufwandsrückstellungen in § 249 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs klar definiert.

Mögliche Aufwandsrückstellungen

• Aufwendungen für Instandhaltungen: Diese müssen die Unternehmen innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchführen. Sie dürfen keine Kosten für Instandhaltungen aufführen, wenn sie diese voraussichtlich mehr als drei Monate nach dem Bilanz-Zeitraum erledigen oder erledigen lassen. Damit will der Gesetzgeber ausschließen, dass Betriebe Beträge für zahllose Positionen zurückstellen und so die Bilanz verfälschen.
• Abraumbeseitigung: Hierfür gewährt der Staat eine Frist von einem Jahr.
• Gewährleistungen: Die möglichen Aufwendungen dürfen Firmen ebenfalls zurückstellen. Es darf sich aber nur um Gewährleistungen ohne rechtliche Verpflichtung handeln, eine Reparatur beziehungsweise ein Umtausch muss aus Kulanzgründen erfolgen.

Für diese Aufwendungen besteht in der Handelsbilanz eine Passivierungspflicht. Für alle anderen gilt nach § 249 Abs. 2 HGB ein Passivierungsverbot. In der Steuerbilanz dürfen Unternehmen keinerlei Aufwandsrückstellungen vornehmen. Steuermindernd wirkt ein Aufwand erst, wenn der Rechnungsbetrag anfällt.

Aufwandsrückstellungen im Detail

In den meisten Fällen beruhen diese Rückstellungen auf Instandhaltungen. Die Möglichkeiten sind zahlreich, es kommen Instandhaltungsarbeiten für das gesamte abnutzbare Anlagevermögen infrage. Das trifft zum Beispiel auf Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und PC-Software zu. Eine Aufwandsrückstellung setzt in allen Fällen voraus, dass Unternehmen die Notwendigkeit der Instandhaltung bereits im Bilanzjahr festgestellt, sie aber unterlassen haben. Stellen sie diese dagegen erst kurz nach dem Bilanzstichtag fest, können sie keine Rückstellung mehr bilden.

Haben Firmen vor dem Bilanzjahr von erforderlichen Reparatur- oder Wartungsarbeiten gewusst, dürfen sie ebenfalls keine Rückstellung in die Bilanz schreiben. Es existiert ein Nachholverbot. Sie hätten die Rückstellung in dem Jahr realisieren müssen, in dem sie die notwendige Instandhaltung identifiziert, jedoch nicht ausgeführt haben. Wichtig ist zudem, dass sich die Möglichkeit der Rückstellung auf den Erhaltungsaufwand begrenzt. Eine Aufrüstung bei technischen Geräten oder eine anderweitige Verbesserung ist aktivierungspflichtig, sie zählt nicht zu den Aufwandsrückstellungen. Unternehmen bleibt nur eine Teilwertabschreibung.

Aufwandsrückstellungen - Zusammenfassung:

• Aufwand für Instandhaltungen, Abraumbeseitigung und rechtlich unverbindliche Gewährleistungen
• zeitlich eingeschränkt, Instandhaltungen müssen zum Beispiel innerhalb von drei Monaten stattfinden
• keine nachträgliche Rückstellung erlaubt
• Rückstellung in der Handelsbilanz, nicht in der Steuerbilanz