Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist der zweite Schritt in der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen. Sie wird nach der Rechnungserfassung, die heutzutage meist automatisiert in Kombination mit der Archivierung in digitaler Form erfolgt, durchgeführt. Erst nach der Rechnungsprüfung kann die Rechnungsfreigabe erfolgen. Die Prüfung einer Rechnung erfolgt sowohl inhaltlich als auch formell. Die Unterschiede werden nachfolgend beschrieben:

Die formelle Prüfung

Eine formelle Rechnungsprüfung hat das wesentliche Ziel, der Sicherstellung hinsichtlich der Einhaltung formeller Vorschriften gemäß „§ 14 UStG - Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer“ und gemäß „§ 33 UStDV - Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis EUR 150,00“. Um die Möglichkeit zu wahren, formal inkorrekte Rechnungen vor einer Weiterbearbeitung zurückzuhalten und von Lieferanten/Dienstleistern erneut anzufordern, sollte die Rechnungsprüfung entweder während der Erfassung der Eingangsrechnungen oder nach deren Abschluss zentral durchgeführt werden.

Gemäß §14 (4) UStG sind in einer Rechnung folgende Angaben erforderlich:

• vollständiger Name sowie die komplette Anschrift sowohl des Dienstleisters wie auch des Leistungsempfängers;
• die zugeteilte Steuernummer vom Finanzamt oder die vom „Bundeszentralamt für Steuern“ erteilte Ust.-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Dienstleisters;
• Rechnungsdatum;
• Die Rechnungsnummer, die der Identifizierung der Rechnung des Rechnungsausstellers dient;
• Menge und handelsübliche Bezeichnung (Art) der gelieferten Gegenstände oder auch den Umfang und Art sonstiger Leistung(en);
• Lieferzeitpunkt oder andere Leistungen,
• Das nach Steuersätzen sowie einzelnen Steuerbefreiungen für die Lieferung oder sonstige Leistung (§10) aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede zuvor vereinbarte Entgeltminderung, insofern sie nicht im Entgelt berücksichtigt wurde.
• Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt erhobene Steuerbetrag. Im Falle einer Steuerbefreiung für die Lieferung oder eine sonstige Leistung muss der entsprechende Hinweis für eine geltende Steuerbefreiung auf der Rechnung vermerkt sein.
• Ein Hinweis bezüglich der Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5.

Die sachliche Prüfung

Eine Rechnungsprüfung auf sachlicher Ebene sollte immer von entsprechenden Stellen oder Sachbearbeitern durchgeführt werden (dezentral), die den Bestellvorgang veranlasst haben oder aber für die Lieferung beziehungsweise Bestellung die sachliche Verantwortung tragen. Zu berücksichtigen ist dabei oftmals die Einhaltung von Prüf- und Genehmigungsgrenzen, die zudem noch von der Rechnungshöhe abhängig sind. Softwaresysteme haben den Vorteil, dass die Weiterleitung von Eingangsrechnungen im Rahmen des Prüfungs- und/oder Genehmigungslaufs automatisch an die zuständigen Stellen transferiert werden.

Dort wird dann die Eingangsrechnung mit der Bestellung (Auftrag) und dem Wareneingang (Lieferschein) verglichen und hinsichtlich Sache, Preis und Menge kontrolliert.

Zusammenfassung:

• Die Rechnungsprüfung ist der zweite Bearbeitungsschritt zur Kontrolle eingehender Rechnungen.
• Eingangsrechnungen werden sowohl einer formellen als auch einer sachlichen Prüfung unterzogen.
• Erst nach erfolgter Rechnungsprüfung kann eine Rechnung zur Zahlung freigegeben (kontiert und gebucht) werden.