Rechnungen richtig speichern

Jeder Unternehmer mit Gewinnerzielungsabsicht muss sich hinsichtlich der Speicherung von elektronischen Rechnungen an klare Regeln halten. Ausschlaggebend sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD.

Dabei handelt es sich um eine Anweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Wie Rechnungen gemäß GoBD richtig gespeichert werden, kannst du hier nachlesen.

Speicherung – Unterschiede zwischen Privat und Business

Die elektronische Archivierung von Daten ist sowohl für Privatpersonen als auch in Unternehmen inzwischen gängig. Doch obwohl es praktisch klingen mag, beschert der Umstieg von Papier auf die digitale Lösung zunächst reichlich Verwaltungsaufwand. Im privaten Bereich ist die Speicherung von Dokumenten auf mehreren Speichermedien ratsam. Im Idealfall werden zur zuverlässigen Datensicherung regelmäßig Kopien von den Daten gemacht und diese räumlich voneinander getrennt aufbewahrt.

Unter anderem eignen sich externe Festplatten ideal für diesen Zweck, weil sie auch Platz für größere Mengen an Dateien bieten sowie langlebig und verhältnismäßig preiswert sind. Details zu Speicherplatz, Festplatten-Arten und empfehlenswerten Herstellern erfährst du im Ratgeber unter externe-festplatte.com. Zudem kannst du auf der Seite gezielt nach Festplatten-Typen und Marken recherchieren. Die Festplatten mit gespeicherten Daten sollte stets lichtgeschützt, trocken und abseits von Wärmequellen aufbewahrt werden.

Cloud: Wer seine privaten Daten in einer Cloud speichert, vertraut oft auf Anbieter mit Sitz außerhalb von Deutschland. Die Folge ist, dass das deutsche Datenschutzrecht nicht gilt.

Unveränderliche Dokumente im Betrieb

Die elektronische Speicherung von Daten in Unternehmen unterliegt wesentlich strengeren Regeln als im privaten Büro. Alle Dateien und damit auch Rechnungen müssen beispielsweise unveränderlich sein. Dokumente, die in Word oder Excel erstellt und einfach gespeichert wurden, erfüllen diese Vorgabe nicht und sind deshalb nicht GoBD-konform. Bei einer Steuerprüfung können solche Rechnungen erhebliche Probleme verursachen. Stattdessen braucht es eine GoBD-konforme Rechnungssoftware beziehungsweise eine Buchhaltungssoftware, welche die Vorgaben erfüllt.

Einige wesentliche Fakten zur elektronischen Archivierung von Rechnungen:

• 2011 wurden elektronische Rechnungen mit Papierrechnungen vom Gesetzgeber gleichgestellt.
• Seither ist die digitale Buchhaltung auf dem Vormarsch.
• Sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen müssen gemäß offiziellen Regelungen abgelegt beziehungsweise archiviert werden.
• Ausgangsrechnungen müssen gemäß GoBD unveränderlich, nachvollziehbar und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Die Erstellung, buchhalterische Erfassung und Sicherung müssen zeitnah erfolgen.
• Werden Ausgangsrechnungen nachträglich geändert, ist das zwar (in bestimmten Fällen) erlaubt, aber das Original muss unverändert erhalten bleiben. Die Veränderung muss ebenso dokumentiert und gespeichert werden.
• Eingangsrechnungen sind stets im Ursprungsformat zu archivieren. Veränderungen am Dateiformat sind nicht erlaubt. Gehen Eingangsrechnungen in Papierform ein, dürfen diese klassisch – beispielsweise in einem Ordner – aufbewahrt werden. Das Scannen und GoBD-konforme Archivieren ist ebenso denkbar.

Wie Rechnungen korrekt geändert werden und welche Anpassungen nicht ordnungsgemäß sind, erklärt der Betriebswirt und Steuerberater Stefan Mücke:

Viele weitere Informationen rund um die E-Rechnung findest du im Ratgeber der IHK (ihk-muenchen.de).

Nachvollziehbare Speicherung auch digital entscheidend

Für die revisionssichere beziehungsweise GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen müssen diese elektronisch in einem Archivsystem gespeichert werden, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abläuft. Neben den GoBD sind dabei Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB) einzuhalten.

Die elektronische Speicherung von Rechnungen muss dabei nachvollziehbar sein. Das heißt, dass Betriebsprüfer das Ordnungssystem der digitalen Ablage schnell verstehen können und sämtliche Belege zügig finden müssen. Auch der Zugriff auf die digitale Buchhaltung muss für das Finanzamt jederzeit möglich sein. Unternehmer, die über ein chaotisches Ablagesystem verfügen, sollten schnellstmöglich handeln und Ordnung in die digitale Archivierung bringen.

Dokumentenverwaltungssysteme versprechen Erleichterung

Unternehmen, die von der Buchhaltung in Papierform auf die digitale Alternative umsteigen, können ihre Rechnungen nicht einfach auf einer Festplatte ablegen. Mit einem professionellen Dokumentenverwaltungssystem lässt sich die papiergebundene Version der Buchhaltung korrekt ablösen und die digitale Speicherung erheblich erleichtern. Für die Verwaltung sämtlicher Dokumente in elektronischer Form, kommt eine Datenbank zum Einsatz. WICHTIG: GoBD-Verstöße können kostspielige Schätzungen hervorrufen

Verstöße gegen die GoBD können teuer werden – sie stellen einen Bilanzierungsmangel dar und können erhöhte Schätzungen der Besteuerungsgrundlage auslösen. Fehlt es der Buchführung eines Betriebs an Beweiskraft, darf das Finanzamt gemäß § 162 AO die Grundlagen zur Besteuerung schätzen. Hinzu kommen potenzielle Verletzungen der Buchführungspflicht, welch wiederum strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.