Buchhaltung digitalisieren – 5 Schritte zur papierlosen Buchführung!
Eine manuelle Buchhaltung in Papierform ist schon lange nicht mehr zeitgemäß und verursacht zusätzlichen Aufwand. Wenn sich die Papierberge im Büro stapeln, die Aktenschränke aus allen Nähten platzen und Mitarbeiter mit der Verarbeitung von Rechnungen heillos überfordert sind, wird es höchste Zeit über eine digitalisierte Buchführung nachzudenken.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen kleinen Betrieb, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Global-Player handelt – durch eine digitale Buchhaltung gelingt es Unternehmen die Buchführung deutlich effizienter zu gestalten und Ressourcen einzusparen. Auch, wenn das Einscannen von Belegen und Quittungen einen zusätzlichen Aufwand bedeutet, kann dies durch die bessere Verfügbarkeit und die Einsparmöglichkeiten bei den Druckkosten wieder aufgefangen werden. So besitzt der Umstieg auf eine digitalisierte Buchhaltung eine Menge Vorteile. Es können Materialkosten eingespart werden und für eine Optimierung der Verfügbarkeit von verschiedenen Daten gesorgt werden. Zudem lässt sich eine Menge Platz sparen und Ressourcen schonen.
Denn aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren können sich auch in kleinen Betrieben gewaltige Aktenberge ansammeln. Diese müssen nicht nur jederzeit verfügbar sein, sondern auch gut geordnet und strukturiert werden, um die Geschäftsaktivitäten auch noch nach Jahren ordentlich zurückverfolgen zu können. Die Digitalisierung der Buchhaltung kann demnach nicht nur die Übersicht bei der Akteneinsicht deutlich vereinfachen, sondern auch Ressourcen einsparen. Mit der elektronischen Buchführung gelingt es Mitarbeitern und Vorgesetzten deutlich einfacher einen Überblick von Einnahmen, Ausgaben und der Unternehmensentwicklung zu gewinnen. Doch ist der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wissen nicht so recht wie sie den Schritt in die digitale Buchhaltung angehen sollen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen im Folgenden einen Ratgeber entworfen, der Ihnen in fünf Schritten den Weg zu einer digitalisierten Buchführung ebnet. So gelingt es in Zukunft viel Zeit und Geld bei der Buchführung zu sparen und für eine enorme Erleichterung im Unternehmensalltag zu sorgen.
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Schritt 1: Ein digitales Geschäftskonto GbR eröffnen
Zunächst einmal benötigt es auch ein digitales Geschäftskonto, um den Weg in digitale Buchführung zu ebnen. Denn mit einer modernen Online-Banking-Lösung gelingt es den gesamten Zahlungsverkehr eines Unternehmens auch zu digitalisieren. Je nach Geschäftsform gibt es dabei ganz unterschiedliche Geschäftskonten. Das Penta GbR Geschäftskonto bietet hier zum Beispiel eine Menge Vorteile. Um das Geschäftskonto GbR eröffnen zu können benötigt es nicht viel, so dass das digitale Gewerbekonto innerhalb weniger Tage verfügbar ist. Durch eine smarte App oder per Browser gelingt es anschließend alle Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren. Die Erstellung von Unterkonten mit deutscher IBAN ermöglicht es dieses Online-Banking-Konto nahtlos in die digitale Buchhaltung zu integrieren. Dazu können gleich mehrere Karten und Zugänge für alle Gesellschafter erstellt werden, wodurch das Finanzmanagement deutlich effizienter aufgestellt wird.
Das innovative Buchungs- und Belegmanagement bietet die Möglichkeit zur Überweisung in mehr als 35 verschiedene Währungen, so dass auch Auslandstransaktionen kein Problem mehr darstellen. Durch digitale Belege wird die Buchführung in einem Unternehmen deutlich vereinfacht, so dass man eine Menge Zeit einsparen kann. Denn immer noch verbringen eine Vielzahl von Unternehmen viel Zeit mit der manuellen Buchhaltung. Durch smarte Funktionen und eine nutzerfreundliche Bedienoberfläche wird es in Zukunft deutlich einfacher die Buchhaltung in einem Unternehmen zu managen. Dabei lässt sich das Geschäftskonto ganz einfach mit verschiedenen Buchhaltungs-Tools verknüpfen, so dass Zahlungen und Ausgaben sofort im Ausgabenmanagement angezeigt werden. Zusätzlich lassen sich die Zugriffsrechte auf das Konto so festlegen, dass Steuerberatern eine Menge Arbeit abgenommen wird und Steuererklärungen zukünftig einfach online erledigt werden können. Demnach ist der erste Schritt in die elektronische Buchhaltung immer die Eröffnung eines digitalen Geschäftskontos. Alle weiteren Schritte bauen auf dieser Online-Banking-Lösung auf.
Schritt 2: Über den Tellerrand schauen
Für viele traditionelle Betriebe und Unternehmen bedeutet Veränderung fast immer Stress. So fällt es vielen Unternehmen ganz und gar nicht leicht eine Umstellung in die Wege zu leiten. Dies gilt auch beim Schritt von der analogen Buchhaltung zu einer digitalisierten Software-Lösung. Für viele Unternehmen ist der Aufwand unverhältnismäßig hoch, da die Vorbereitung und Organisation bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung oft vernachlässigt wird. Doch sollte man durch kleinere Rückschritte nicht von seinem Plan abweichen und den Weg in die digitale Buchführung weitergehen. So gilt es die Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung stets im Blick zu haben. Auch, wenn das jetzige Buchhaltungssystem in Papierform tadellos funktioniert, kann es sich lohnen über den Tellerrand zu schauen. Denn durch eine digitale Buchhaltung gelingt es den Arbeitsaufwand deutlich zu reduzieren. Belege und Rechnungen müssen nicht mehr aufwendig gesammelt werden und können fortan direkt gescannt und in das elektronische Buchhaltungssystem hochgeladen werden. So gelingt es zu jederzeit und überall einen Blick auf die Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen zu haben.
Schritt 3: Alle Belege und Quittungen digitalisieren
Die ersten Wochen nach der Umstellung auf ein digitales Buchhaltungssystem können anstrengend und kräftezehrend sein. Denn alle gesammelten Quittungen, Rechnungen und Belege, die bis jetzt analog gesammelt und sortiert wurden, müssen eingescannt werden. Das Scannen dieser Dokumente gelingt dabei ganz einfach per Scanner oder einer App. Die meisten Buchhaltungsprogramme kategorisieren die eingescannten Dokumente dann automatisch, so dass sofort Ordnung herrscht. Ob Tankbelege, Rechnungen von einer Geschäftsreise oder sonstige Ausgaben können nach erfolgreichem Scannen sofort innerhalb weniger Sekunden in einem digitalen Buchhaltungssystem aufgerufen werden.
Schritt 4: Angebote und Rechnungen automatisch erstellen
Die innovativen Buchhaltungsprogramme denken mit. Dies können sich Unternehmen zunutze machen. Denn, wenn man einmal alle notwendigen Dokumente und Daten in ein Buchhaltungssystem eingegeben hat, können in Zukunft Angebote und Rechnungen automatisch erstellt werden. So gelingt es hier eine Menge Zeit und Geld zu sparen, zudem wird die Fehlerquote deutlich reduziert. Durch die Integration eines Mahnwesens gelingt es außerdem Kunden direkt aus der Buchhaltungssoftware zur Zahlung aufzufordern, so dass deutlich mehr Ordnung in der Buchführung geschaffen werden kann.
Schritt 5: Buchhaltungssoftware ersetzen den Steuerberater
Moderne Unternehmen mit einer digitalen Buchhaltung brauchen keinen Steuerberater mehr. Denn alle Zahlungen und Rechnungen sind in dem Buchhaltungssystem aufgeführt und sind vollkommen fehlerfrei. Auf diese Weise gelingt es seine Unterlagen immer fehlerfrei für eine Steuererklärung zu nutzen. So können Unternehmen eine Menge Honorarkosten für Steuerberater einsparen und gleichzeitig einen besseren Überblick über die Finanzkraft des eigenen Unternehmens gewinnen.