GoBD als Spielregeln für die Buchhaltung im digitalen Zeitalter

Werden Dokumente am Computer erstellt und Daten auf Servern gespeichert, unterscheidet sich das im Vergleich zur analogen Dokumentenverwaltung – gerade beim Thema Buchhaltung.

Eigentlich logisch, denn ein Beleg, der ausgedruckt vorliegt und im Pendelordner abgeheftet wurde, kann nicht ohne Weiteres gelöscht oder verändert werden. Gleiches muss für elektronische Buchhaltungsdokumente gelten. Im heutigen Beitrag wird aufgezeigt, was im digitalen Zeitalter auf Buchhaltungsebene beachtet werden muss und was sich hinter der kryptisch wirkenden GoBD wirklich versteckt.

Themenübersicht:

1. Stolperfalle digitale Buchhaltung
2. GoBD – Buchhaltungsspielregeln im digitalen Zeitalter
3. GoBD-konform handeln
4. Praxistipp

Stolperfalle digitale Buchhaltung

Gerade Jungunternehmer neigen beim Unternehmensstart dazu, alles selbst tun zu wollen. Man will schließlich Geld sparen. Angebote und Rechnungen werden deshalb mit Microsoft Excel oder Microsoft Word mehr oder weniger professionell erstellt, per E-Mail an den Kunden gesendet und im Anschluss auf dem Dateimanager des Laptops (z.B. WINDOWS) gespeichert.

Was viele nicht wissen? Wer so agiert, handelt nicht GoBD-konform. Mit welchem Resultat? Im schlimmsten Fall wird die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft. Wenn es glimpflicher abläuft, kommt es lediglich zu Hinzuschätzungen von Einnahmen. Dadurch werden mehr Steuern fällig, was allerdings gerade zu Beginn einer Unternehmung ebenfalls schmerzhaft sein kann.

Wer seine Buchhaltung im 21. Jahrhundert digital bewältigen will – und dazu raten wir – muss sich an die entsprechenden Spielregeln halten.

GoBD – Spielregeln im digitalen Zeitalter

Wie lauten nun die Spielregeln digitaler Buchhaltung? Das Bundesfinanzministerium hat bereits Ende 2014 auf Grundlage von § 108 Abs. 7 des Grundgesetzes eine Verwaltungsvorschrift erlassen.

Seit dem 01. Januar 2015 gilt diese Verwaltungsvorschrift, die in der Öffentlichkeit den Namen GoBD trägt. Aber was verbirgt sich dahinter?

GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Einfacher ausgedrückt: in den GoBD wird definiert, wie Belege heutzutage erfasst und archiviert werden müssen. Durch die Einhaltung der Grundsätze möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Buchführung vollständig, fehlerfrei und lückenlos nachzuvollziehen bzw. nachzuprüfen ist.

Interessant ist dabei, dass sich durch das Inkrafttreten der GoBD an der materiellen Rechtslage nichts geändert hat. Digitale Buchführung wird nach den gleichen Prinzipien beurteilt, wie es bei der manuellen Buchführung (Pendelordner oder Schuhkarton mit Belegen) der Fall ist. Die GoBD sollen allerdings als praxisgerechte Hilfestellung dienen und fassen die Anforderungen bei einer IT-gestützten Buchführung zusammen.

Diese allgemeinen Anforderungen definieren die GoBD:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Kann man alle steuerlich relevanten Buchungen verstehen und überprüfen?
• Vollständigkeit: Liegen alle steuerrelevanten Buchungen vollständig und lückenlos vor?
• Richtigkeit: Wurden alle Buchungen korrekt aufgezeichnet?
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Wurde die Unterlagen zeitnah gebucht?
• Ordnung: Sind die steuerrelevanten Daten geordnet?
• Unveränderbarkeit: Kann man den ursprünglichen Zustand von Buchungen feststellen?

GoBD-konform handeln

Die GoBD gelten bereits für alle Geschäftsjahre seit dem 01. Januar 2015. Viele Unternehmer haben bisher die GoBD nicht beachtet und hatten dennoch keine negativen Konsequenzen zu tragen. Woran liegt das?

Da die Finanzbehörde in der Regel erst im Rahmen einer Betriebsprüfung feststellt, ob die Buchhaltung GoBD-konform abläuft, ist das Thema heute heißer denn je. In den Jahren 2018 und 2019 werden bei Betriebsprüfungen nämlich erstmals Geschäftsjahre (2015 – 2017) genauer unter die Lupe genommen, in denen die GoBD bereits in Kraft getreten sind.

Um für die Zukunft für das Thema gewappnet zu sein, sollte man folgende Bereiche im Blick haben:

• Revisionssicherheit deiner Systeme

Auf Buchhaltungsebene gibt es bei der Datenverarbeitung sogenannte Haupt-, Vor- und Nebensysteme. Erstellt man Rechnungen beispielsweise mit MS Office-Produkten gelten diese als Vorsysteme. Ein Zeiterfassungstool wäre ein Beispiel für ein Nebensystem und die im Einsatz befindliche Buchhaltungssoftware (z.B. sevDesk) zum Verwalten der Belege wäre demgegenüber ein Hauptsystem.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Haupt-, Vor- oder Nebensystem handelt, müssen die Daten im jeweiligen System revisionssicher sein. Das bedeutet, dass man Daten in diesen Systemen nicht einfach verändern kann oder aber die Änderungen zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar sind.

• Unterscheidung von Papier- und digitalem Beleg

Wurde ein elektronischer Beleg (PDF-Rechnung) ausgedruckt, ist es nicht damit getan, lediglich den Papierausdruck abzuheften. Im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörde muss auch der elektronische Beleg vorgezeigt werden können.

• Zeitgerechtes Aufzeichnen und Verbuchen

In den Anforderungen der GoBD nimmt die zeitgerechte Aufzeichnung und Verbuchung einen zentralen Platz ein und verbindet diesen Bereich erstmals mit der Unveränderbarkeit von Buchungen.

Eine 10-Tage-Frist bei unbaren Geschäftsvorfällen als Richtwert zu nennen. Werden entsprechende Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern periodisch/monatlich erfasst, ist die Erfassung bis zum Ablauf des folgenden Monats ebenfalls legitim.

• Verfahrensdokumentation als elementarer Bestandteil

In der Verfahrensdokumentation steht, wie Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Dabei sind technische, organisatorische und prozessuale Anforderungen zu erfüllen.

Besitzt man eine Verfahrensdokumentation und sind die Prozesse GoBD-konform, ist man auf der sicheren Seite und kann bei Nutzung einer digitalen Buchhaltungssoftware beispielsweise seine analogen Belege (Papierrechnungen) nach der Digitalisierung bedenkenlos wegwerfen.

Für die Verfahrensdokumentation gibt es von der Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung (AWV) eine offizielle Vorlage, die man auf Nachfrage des Finanzamtes (z.B. bei einer Betriebsprüfung) vorzeigen kann.

Praxistipp

Das Thema GoBD kann einen beim Erstkontakt etwas erschlagen. Aber keine Panik! In der Praxis kann man sich das Thema weitestgehend vom Hals schaffen.

Wie das funktioniert? Mit einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware! Da Buchhaltung im 21. Jahrhundert ohnehin digital und automatisiert bewältigt werden sollte, schlägt man dabei zwei Fliegen mit einer Klappe.

Moderne Buchhaltungssoftware (z.B. das Multifunktionstool sevDesk) ist in der Regel nämlich GoBD-zertifiziert. Nutzt man ein derartiges System, muss man sich in Sachen GoBD also keine Sorgen machen.

Belege (Ein- und Ausgangsrechnungen) werden rechtssicher erstellt, erfasst und aufbewahrt. Als Unternehmer spart man dadurch nicht nur Zeit und Geld bei der Bewältigung der Buchhaltung, sondern agiert gleichzeitig gesetzeskonform.