Was kann eine gute Lohn- und Gehaltssoftware leisten?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen können sehr kompliziert und unübersichtlich sein, viele Dinge müssen dabei beachtet werden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist jedoch die Einstellung eines Buchhalters, der die Lohn- und Gehaltsrechnung übernimmt, aus Kostengründen oft nicht möglich. Da sich der Unternehmer selbst aber meist nicht gut genug mit der Materie auskennt, um die anfallenden Aufgaben zu bewältigen, kann die Anschaffung einer Lohn- und Gehaltssoftware sinnvoll sein. Das kann Ressourcen und Zeit sparen. Doch was sollte eine solche Software leisten können?
Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten mit einfacher Bedienung
Das Programm sollte möglichst einfach zu bedienen sein, damit auch unerfahrene Unternehmer damit arbeiten können. Die einfache Bedienung sollte jedoch nicht zu Lasten der Anwendungsmöglichkeiten gehen. Diese sollten die Bearbeitung sämtlicher Lohn- und Gehaltsgruppen abdecken. So sollte nicht nur die Gehaltsrechnung „normaler“ Mitarbeiter buchbar sein, die Software sollte auch die Gehaltsrechnung folgender Mitarbeiter buchen können:
- Geringfügig Beschäftigte
- Geringverdiener
- Mehrfachbeschäftigte
Auch auftretende Unregelmäßigkeiten bei Gehaltszahlungen sollte die Software problemlos buchen können. Besonders wichtig sind dabei unter anderem Einmalzahlungen und steuerfreie Zuschläge, geldwerte Vorteile (wie beispielsweise Dienstwägen), Entgeltkürzungen oder Entgeltfortzahlungen in Fällen wie Krankheit oder Mutterschutz.
Lohn- und Gehaltszahlungen immer und überall buchen
In der heutigen Zeit wird es immer wichtiger, dass man immer und überall erreichbar ist. Auch auf Geschäftsreisen und von zu Hause aus müssen oft Arbeiten getätigt werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Software auch über einen Mobil-Modus verfügt, der die wichtigsten Funktionen zur Verfügung stellt. Damit mehrere Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können, sollte das Programm Lizenzen für mehrere Computer bereitstellen. Üblich sind drei oder fünf Lizenzen, die bei Bedarf durch zusätzliche Buchungen erweitert werden können.
Schnittstellen für vereinfachten Datenaustausch
Um den Austausch von Daten mit anderen Programmen zu vereinfachen, sollte die Gehaltssoftware über Schnittstellen verfügen, die es ihr erlauben, Daten schnell und einfach an andere Programme zu senden. Nur so kann eine effiziente Abwicklung Bearbeitung aller zu bearbeitenden Aufgaben gewährleistet werden. Besonders wichtig ist eine Datenanbindung an MS-Office. Auch eine direkte Verbindung zum Finanzamt ist sehr nützlich. So können bei Bedarf Informationen direkt an das Finanzamt exportiert werden.
Durch Updates stets auf dem neuesten Stand
Für den Unternehmer ist es wichtig, dass er sich langfristig auf sein Programm verlassen kann. Eine Einarbeitung in eine andere Software braucht nämlich viel Zeit und Geduld und kostet natürlich Geld. Jedes Jahr gibt es aber Änderungen in der deutschen Gesetzgebung, auch die Gesetzmäßigkeiten für Lohn- und Gehaltszahlungen verändern sich ständig. Eine einschneidende Regeländerung war beispielsweise die Einführung des Mindestlohns von 8,50 Euro pro Stunde. Für Unternehmen ist es besonders wichtig, dass sie immer nach den neusten Gesetzen handeln und ihre Bücher danach führen. Sonst kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Der Hersteller sollte deshalb regelmäßig Updates für das Programm veröffentlichen. Hier sollte sich der Unternehmer vor allem über die bisherigen Updates des Programms erkundigen.
Gehaltssoftwares verschiedener Anbieter
Zahlreiche Entwickler bieten Softwares für den Bereich Lohn und Gehalt an, so beispielsweise auch dieser Hersteller. Jede Software besitzt verschiedene Schwerpunkte. So können unterschiedliche Softwarelösungen für Unternehmen in verschiedenen Branchen interessant sein. Unternehmer sollten durch Tests vergleichen, welches Programm für ihre Zwecke am dienlichsten ist.