Voraus- / Vorschusszahlungen an Mitarbeiter

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Lerntipp: Bevor du diesen Artikel durcharbeitest, solltestdu sich mit dem allgemeinen Buchungsverfahren der Lohn- und Gehaltsbuchung vertraut gemacht haben.

Sollte das Gehalt am Monatsende mal knapp werden oder haben Mitarbeiter unerwartet Zahlungen (z.B. Reparatur eines Autos, Neukauf einer Waschmaschine) zu leisten, kann es durchaus vorkommen, dass diese nicht oder nicht sofort in der Lage sind diese Zahlungen mit ihrem aktuell verfügbaren Barmitteln bzw. sofort verfügbaren Geld zu bestreiten.

Sofern eine solche Situation eintritt, können diese kurzfristig einen Kredit aufnehmen oder den Arbeitgeber um einen Lohnvorschuss bitten. Sofern ein solcher Lohnvorschuss gewährt wird, muss dieser genau wie ein Kredit bei der Bank, welcher auch an die Bank zurückgezahlt werden muss, auch an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden.

Sollten Arbeitgeber bzw. Unternehmen ihren Mitarbeiter einen Vorschuss des Lohnes oder Gehaltes gewähren, ist dieser auf dem Konto „(2650) Forderungen an Mitarbeiter“ zu erfassen bzw. zu verbuchen.

Beispiel für den buchhalterischen Umgang mit Vorschusszahlungen an Mitarbeitern 

Beispiel: Herr Meyer arbeitet in der DJ-Metalery, einem Unternehmen, was Stahlrohre für den Hochhaus- und Brückenbau produziert. Die Produkte der DJ-Metalery werden international vermarktet. Aufgrund eines nichtversicherten Wasserschadens hatte Herr Meyer in seinem Haus Renovierungsarbeiten durchzuführen und musste neue Haushaltsgeräte beschaffen. Er bittet seinen Arbeitgeber um einen Lohnvorschuss i.H.v. 1.500,00 Euro, der ihm diesen auch gerne gewährt und eine monatliche Rückzahlung i.H.v. 300,00 Euro vereinbart. Die 1.500,00 Euro Vorschuss erhält Herr Meyer am 19.02.2016 per Banküberweisung.

Für diese Vorschusszahlung ist folgender Buchungssatz von den Mitarbeitern der DJ-Metalery auszuführen:

Für die Gehaltsabrechnung von Herrn Meyer liegen folgende Informationen vor

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (AG-Anteil) soll sich auf 576,85 belaufen. Damit belaufen sich die gesamten Sozialversicherungsbeiträge auf (576,85+603,82=) 1.180,57.

Am 29.02.2016 erhält Herr Meyer sein Gehalt ausgezahlt, unter Abzug der vereinbarten Rückzahlung von 300,00 Euro für die Vorschusszahlung. Dazu sind folgende Buchungen durchzuführen:

1. Buchung des Bankeinzuges der Sozialversicherungsbeiträge
   
   (2640) SV-Vorauszahlungen an (2800) Bank 1.180,57
2. Buchung der Gehaltszahlung
   
   (6300) Gehälter 2985,00
   an (4830) FB-Verbindlichkeiten 252,75
   an (2640) SV-Vorauszahlungen 603,72
   an (2650) Forderungen an Mitarbeiter 300,00
   an (2800) Bank 1.828,53
3. Buchung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung
   
   (6400) AG-Anteil z. SV an (2640) SV-Vorauszahlungen 576,85
4. Zahlung / Überweisung der einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuer des Mitarbeiters an das Finanzamt (FB=Finanzbehörden).
(4830) FB-Verbindlichkeiten an (2800) Bank 252,75

Betrachtet man sich nun die betroffenen Konten sollten diese folgende Beträge aufweisen unter der Annahme, dass auf dem Bankkonto ein Anfangsbestand von 180.000,00 Euro existiert.

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