Mitarbeiterrabatte und die Behandlung in der Lohnabrechnung

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Häufig werden Sachbezüge verwendet um dem Mitarbeiter durch einen verbilligten Einkauf einen sogenannten „geldwerten Vorteil“ zu verschaffen, und somit zusätzlich zu entlohnen. Man unterscheidet hierbei zwischen verschiedenen Möglichkeiten der Bewertung und der Anwendung von Freibeträgen.

Bewertung des Sachbezuges bei Mitarbeitern

Erhalten Mitarbeiter Waren oder Dienstleistungen vom Arbeitgeber, müssen diese Waren bzw. Leistungen bewertet werden, damit sie als Sachbezug in die Lohnabrechnung einfließen können. Oft stellt sich die Frage, wie hoch der Wert dieser Waren ist. Hier hat der Arbeitgeber im §8 Abs. 2 EStG festgelegt, dass die Waren mit den üblichen Endpreisen abzüglich den übliche Preisnachlässe anzusetzen sind. Zusätzlich kann der Wert laut §8 Abs. 3 EStG um 4% gemindert werden. Dieser verbleibende Wert fließt dann als Sachbezug in die Gehaltsabrechnung ein.

Beispiel:
Bei einem Transportunternehmen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit ihre privaten Fahrzeuge an der Tankstelle, die ansonsten ausschließlich für den eigenen Fuhrpark genutzt wird, zu tanken. Da der Transportunternehmer durch die große Abnahme des Treibstoffes günstigere Einkaufpreise hat als an einer Tankstelle, stellt sich die Frage, mit welchem Wert der Treibstoff, der an den Mitarbeiter ausgegeben wird, zu bewerten ist. Hier greifen die oben genannten Vorschriften, also

• a) üblicher Einkaufspreis am Abgabeort und
• b) Minderung um 4%

Einkaufspreis des Arbeitgebers 1,00 €/l, üblicher Tagespreis an der Tankstelle 1,20 €/l, Minderung um 4%, daraus ergibt sich ein Wert von 1,20 € - 4% = 1,152 €/l

Tankt der Mitarbeiter 100 l im Monat, so sind 100 x 1,152 €/ l = 115,20 € als Sachbezug anzusetzen. Der Arbeitgeber hat schriftlich festzuhalten welcher Mitarbeiter welche Menge Treibstoff kostenlos bezieht.

Erhöhte Mitarbeiterrabatte

Bezieht ein Mitarbeiter Waren oder Leistungen, die der Unternehmer selbst herstellt, bzw. mit denen er Handel betreibt, gilt ein höherer Freibetrag. Laut §8 Abs. 3 Satz 2 EStG kann der Mitarbeiter im Kalenderjahr Ware oder Leistungen im Wert von 1080 € steuerfrei beziehen. Die Preisminderung von 4% gilt übrigens zusätzlich.

Beispiel:
Der Mitarbeiter eines Möbelhauses bezieht eine Küche von seinem Arbeitgeber. Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Mitarbeiter, dass dieser einen Betrag von 5.000 € für die Küche zu bezahlen hat.

In der Lohnabrechnung und auch in der Finanzbuchhaltung ist jedoch der Fall nicht so einfach. Der Sachbezug ist zu bewerten mit dem üblichen Endpreis, abzüglich übliche Preisnachlässe, abzüglich 4% Rabatt, abzüglich Mitarbeiterrabatt von 1.080 € jährlich:

regulärer Verkaufspreis der Küche	10.000 €
üblicher Preisnachlass 3% Skonto	- 300 €
üblicher Verkaufs-Endpreis	9.700 €
4% Nachlass lt. §8 Abs. 3 EStG	- 388 €
Wert der Küche gegenüber einem Mitarbeiter	9.312 €
Rabattfreibetrag lt. §8 Abs. 3 S 2 EStG	-1.080 €
verbleibender ( umsatzsteuerpflichtiger) Wert	8.232 €
Zahlung des Mitarbeiters	-5.000 €
zu versteuernder Sachbezug	3.232 €

In der Lohnabrechnung muss also ein Betrag von 3.232 € als geldwerter Vorteil zusätzlich versteuert werden.

Behandlung der Umsatzsteuer

Laut §3 Abs. 1b Nr. 2 UStG sind kostenlose Überlassungen an Mitarbeiter einer Lieferung gleichgestellt und somit für den Unternehmer umsatzsteuerpflichtig. Natürlich stellt sich auch hier die Frage, wie hoch die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist. Der Anteil der Freibeträge ist nicht als unentgeltlicher Sachbezug zu bewerten. Im obigen Beispiel sind zwei umsatzsteuerliche Sachverhalte zu unterscheiden:

• a) umsatzsteuerpflichtiger Ertrag, also: 4201,68 € Netto + 798,32 € = 5.000 € ( Bezahlung des Mitarbeiters und
• b) umsatzsteuerpflichter Sachbezug also 2715,97 € + 516,03 € = 3232 € ( lohnsteuerlicher Sachbezug)

Buchung des Vorganges

Der zweite Buchungssatz ist natürlich nur ein Teil der gesamten Lohnabrechnung.

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