Workflow

Workflow steht für den Arbeitsablauf, der sich aus verschiedenen Teilgebieten zusammensetzt. Dazu gehören die Zuweisung von Aufgabenbereichen, wie auch die Festlegung von Übergaberichtlinien. Generell steht der Begriff für die fließenden Abläufe von Geschäftsprozessen, die nur in ihrer Gemeinsamkeit zum fokussierten Ergebnis, dem Leistungsziel führen.

Workflow in allen Branchen und Arbeitsbereichen

Der Begriff Workflow ist branchenübergreifend und beschreibt Arbeitsabläufe oder Geschäftsprozesse

Workflow ist kein branchengebundener Begriff, sondern findet in allen Branchen und Bereichen Verwendung. Ob in der Technik, in der Produktion oder im Vertrieb, im Dienstleistungs- oder Logistikbereich ist ein gut organisierter, geplanter und kontrollierter Arbeitsablauf von Bedeutung. Genau dieser wird als Workflow bezeichnet und gibt die Möglichkeit, alle einzelnen Prozesse zurückverfolgen und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen zu können.

Auch im Rechnungswesen und in der Verwaltung sind die Arbeits- und Geschäftsprozesse aufeinander aufgebaut und basieren auf einem Ablauf, in dem ein Prozess auf dem vorangegangenen Arbeitsprozess aufbaut. Durch die strukturierte Steuerung aller Vorgänge lässt sich selbst nach Fertigstellung eines Produktes feststellen, welcher Mitarbeiter welchen Arbeitsprozess oder Produktionsprozess realisiert hat.

Somit ist ein gut organisierter und geplanter Workflow die Voraussetzung für die Minimierung von Fehlern, die Ermittlung von Fehlerursachen und die Feststellung, in welchem Prozess und von welchem Mitarbeiter ein Fehler gemacht oder übersehen wurde. Große Unternehmen generieren einen Workflow Bericht, der alle Stationen der Geschäftsprozesse festhält und eine spätere Analyse ermöglicht. 

Die Ziele des Workflow

Der Gesamtarbeitsablauf wird in einzelne Ebenen unterteilt, wodurch eine übersichtliche Struktur in der Planung, der Kostenkalkulation und des Ressourcenbedarfs, sowie die Vermeidung von Wartezeiten entstehen. Die Koordination von Arbeitsabläufen ist ein wichtiger Bestandteil der wirtschaftlich effizienten Unternehmensführung und wird in größeren Konzernen über ein Workflow Management generiert. Bei Unternehmen mit mehreren Abteilungen gehört der Workflow zur generellen Planung aller Geschäftsprozesse und orientiert sich an der vorgegebenen Reihenfolge der auszuführenden Tätigkeiten. Dabei handelt es sich um die informationstechnische Bestandsaufnahme, Kalkulation und Definition der Zielsetzung.

Workflow Definition - Zusammenfassung

• durch den Workflow werden Geschäftsprozesse ineinander übergreifend definiert
• ein Workflow Protokoll lässt jeden Arbeitsschritt konkret und sicher nachvollziehen
• die Koordination aller Arbeitsabläufe erhöht die wirtschaftliche Effizienz