Projektplanung

Die Projektplanung ist einer der Hauptaufgaben des Projektmanagements. Sie erfolgt, nachdem das Projekt und dessen Ziele definiert wurden. Nach der Projektplanung beginnt unmittelbar die Durchführung des Vorhabens.

Aktivitäten während der Projektplanung

Das Ziel der Projektplanung besteht darin, ein zuvor definiertes Projekt bezüglich seiner Kosten, der Durchführung und der Zuständigkeiten möglichst genau zu planen. Zu diesem Zweck wird in der Regel zunächst ein Kick-off-Workshop veranstaltet, bei dem sich das Projektteam für mehrere Tage trifft. Aus den inhaltlichen Diskussionen entsteht anschließend der Projektstrukturplan (PSP) , welcher das Projekt in einzelne Arbeitspakete gliedert.

Diese Arbeitspakete werden im Rahmen der Planung dann weiter konkretisiert, wobei sich nicht mehr das komplette Planungsteam um alle Phasen kümmert, sondern einzelne Mitarbeiter oder Gruppen. Die Feinplanung beinhaltet unter anderem die Quantifizierung klarer Ergebnisse und Deadlines. Hieraus leitet sich wiederum direkt eine Planung von Ressourcen und Vorgehen ab.

Neben dieser Ablaufplanung muss das Projektmanagement auch immer eine genaue Planung der Kosten vollziehen. Daher wird das grundlegende Controlling eingerichtet, um diese Soll-Werte festzuhalten. Während der eigentlichen Durchführung des Projekts können so alle Ergebnisse entsprechend gemessen und eingeordnet werden.

Einzelpläne als Planungsinstrument

Für die Abwicklung der kompletten Projektplanung werden einzelne Teilpläne entworfen, die bei der strukturierten Planung und anschließenden Durchführung helfen sollen:

• Strukturplan: Wie ist das Projekt strukturiert?
• Ablaufplan: Wie soll das Projekt inhaltlich ablaufen?
• Terminplan: Wann müssen welche Teilleistungen fertiggestellt werden?
• Kapazitätsplan: Welche Ressourcen sind für die Durchführung erforderlich?
• Kostenplan: Welche finanziellen Mittel erfordert das Projekt?

Methoden der Projektplanung

Es ist möglich, die Projektplanung auf zwei verschiedenen Wegen anzugehen. Im Rahmen der sogenannten Top-Down-Methode beginnt der Projektplaner zunächst mit der groben Planung. Anschließend wird jeder einzelne Teilpunkt dieser Grobplanung weiter unterteilt. Am Ende stehen dann einzelne Vorgänge, welche die kleinste Einheit des Plans bilden. Es wird also praktisch zunächst ein Grundgerüst geschaffen, das anschließend mit Vorgängen gefüllt wird.

Die Bottom-Up-Methode funktioniert praktisch genau umgekehrt. Sinnvoll ist ihre Anwendung allerdings nur, wenn bereits alle oder zumindest ein Großteil der Einzelvorgänge bekannt sind. Es genügt, wenn diese als ungeordnete Liste vorliegen. Anschließend sorgt der zuständige Projektmanager für die Erstellung einer Gliederungsstruktur. Das Gerüst entsteht dabei aus den einzelnen Vorgängen. Zudem werden weitere Feingliederungen vorgenommen, die sich etwa auf Abteilungen, Kostenstellen oder Produktarten beziehen.

Projektplanung – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Die Projektplanung dient dazu, ein Projekt später möglichst klar und strukturiert durchführen zu können
• Zu unterscheiden ist hierbei zwischen dem Top-Down- und dem Bottom-Up-Ansatz
• Einzelpläne helfen dabei, die Projektplanung zu strukturieren