Proformarechnung

Bei der Proformarechnung handelt es sich um eine Rechnung, die den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert.

Die Proformarechnung wird auch als so genannte "Vorabkopie" der eigentlichen Rechnung ausgestellt und enthält alle notwendigen Adress- und Kontodaten des Ausstellers sowie die Lieferanschrift des Rechnungsempfängers. Weiter zeigt die Proformarechnung die Zahlungsbedingungen, die genaue Waren- oder Dienstleistungsbeschreibung und den Preis.

Zweck und Anwendung der Proformarechnung

Die Proformarechnung wird zur Beantragung eines Akkreditivs benötigt. Bei der Proformarechnung handelt es sich dann um eine Auftragsbestätigung. Die Proformarechnung wird im Geschäftsverkehr angewendet, um in Export- und Importgeschäften den Warenwert für zollrechtliche und steuerrechtliche Feststellungen nachzuweisen.

Auch bei Leistungen und Lieferungen, die unter Vorkasse bezahlt werden, dient die Proformarechnung als Grundlage. Auch bei kostenfreien Mustersendungen, Ersatzlieferungen, Spenden und Kulanz- oder Garantiefällen wird die Proformarechnung ausgestellt. Auch verlangen einzelne Länder eine Proformarechnung, wenn ein Angebot angefordet wird.

Versand und Warenlieferungen außerhalb der Europäischen Union

Der Versand oder Warenlieferungen außerhalb der Europäischen Union unterliegt der Deklarationspflicht. Um dieser Deklarationspflicht nachzukommen und die Zollbestimmungen zu erfüllen, wird eine begleitende Proformarechnung verlangt, wenn die gesendeten Waren keinen Handelswert besitzen.

Besitzen die Waren einen Handelswert, so wird die Proformarechnung als "Handelsrechnung" bezeichnet. Die Proformarechnung muss im Gegensatz zu einer herkömmlichen Rechnung vom Aussteller unterzeichnet werden und der Lieferung sind ein Original sowie drei Kopien beizufügen.

Proformarechnung in der Finanzbuchhaltung

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird die Proformarechnung eingesetzt, um die debitorische und kreditorische Rechnungsabgrenzung zu klassifizieren. Liegt eine Rechnung vor, die nicht fakturiert oder periodengerecht zugestellt wurde, muss im Rahmen des Jahresabschlusses eine Proforma-Buchung durchgeführt werden, mit der die Gewinn und Verlust (GuV)-Konten und die Bilanz belastet werden.

Der Originalbeleg muss dann eingebucht werden, wenn dieser in der Folgeperiode vorliegt und die Proformarechnung wird dann storniert.