Personalinformationssystem

Ein Personalinformationssystem dient dazu, alle Informationen, die die Personalverwaltung betreffen, zu erfassen, zu speichern, zu verarbeiten und zu analysieren. Mittlerweile erfolgt der Aufbau eines solchen Personalinformationssystems vollständig digital, oftmals sogar cloudgesteuert.

Wie funktioniert ein Personalinformationssystem?

Für Unternehmen ist es wichtig, möglichst detaillierte Informationen über eigenes Personal auswerten zu können. Im Rahmen des Personalinformationssystems werden eben diese Informationen überhaupt erfasst, gespeichert und anschließend für mögliche Analysen bereitgehalten. Gespeichert werden unter anderem:

• Stammdaten: Hierunter fallen die persönlichen Daten des Mitarbeiters wie Name oder Anschrift.
• Bewertung: Auch mögliche Beurteilungen der Mitarbeiter entweder nach festen Kriterien (erzielte Umsätze, skalierbarer Bewertungsbögen o.ä.) oder nach subjektiven Einschätzungen sind hier abrufbar.
• Fluktuation: Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, werden hierfür ebenfalls Gründe und genaues Datum festgehalten.
• Gehalt: Nicht nur das Gehalt an sich wird erfasst, sondern auch gleich die entsprechende Abrechnung vorgenommen.

Welche Daten ein Unternehmen letztlich speichert, ist den Konzernen freigestellt. Seine Grenzen findet das Personalinformationssystem nur im Datenschutz. Beispielsweise dürfen Krankheitsdaten nur bedingt erfasst werden, in der Regel allgemein für das ganze Unternehmen und nicht mitarbeiterspezifisch.

Vorteile und Nachteile eines Personalinformationssystems

Seine Vorteile kann das Personalinformationssystem insbesondere in großen Unternehmen ausspielen. Beispielsweise kann die Personalverwaltung hier schon frühzeitig erkennen, dass die Belegschaft altert und bald ein Großteil der Mitarbeiter in den Ruhestand übergeht. Hier wird dann entsprechend mit Ausbildungsprogrammen und Neueinstellungen reagiert. Zudem lassen sich über Mitarbeiterbewertungen auch die Wirkungen von Maßnahmen wie etwa Gehaltserhöhungen oder Verbesserungen der Arbeitsbedingungen feststellen.

Die Einführung eines Personalinformationssystems ist allerdings mit einem enorm hohen Aufwand verbunden. Zwar ist ein Großteil der wichtigen Daten bereits zuvor erfasst worden, allerdings nicht an einer zentralen Stelle. Dies nachzuholen, erfordert einen hohen Personal- und Kosteneinsatz. Auch die Pflege der Datenbanken und die Auswertungen sind entsprechend intensiv. Zudem kann ein zu stark standardisiertes System den wichtigen, individuellen bzw. kreativen Spielraum von Mitarbeitern einschränken. Bei Neueinstellungen könnte das Personalmanagement ebenfalls zu stark auf klar erfassbare Eigenschaften achten, statt auch die Soft Skills von Mitarbeitern zu berücksichtigen.

Personalinformationsinformationssystem – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Ein Personalinformationssystem erfasst alle mitarbeiterrelevanten Daten wie beispielsweise Arbeitszeit, Beurteilung oder Position im Unternehmen
• Auf Basis der Informationen können umfangreiche Analysen und Auswertungen vorgenommen werden
• Allerdings besteht hierbei die Gefahr, dass Personalentscheidungen auf Basis zu starrer Muster getroffen werden