Hauptbuch

Das Hauptbuch ist ein Bestandteil der doppelten Buchführung, in das alle Geschäftsvorfälle systematisch und dem sachlichen Grunde nach eingetragen werden. Die Grundlage hierfür bildet das Journal, in dem alle Geschäftsvorfälle noch chronologisch geordnet sind. Das Hauptbuch muss das Prinzip der Geschlossenheit befolgen, damit es als Grundlage der Bilanz dienen kann.

Vom Grundbuch zum Hauptbuch

Das Hauptbuch besteht aus sogenannten Sachkonten, die Geschäftsvorfälle dem Grunde nach ordnen. Die Grundlage hierfür bildet das sogenannte Journal, in das alle Vorfälle in ihrer zeitlichen Reihenfolge eingetragen werden. Die Übertragung kann auf drei unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• Bei der Übertragungsbuchführung werden Buchungen zunächst ins Grundbuch und danach manuell ins Hauptbuch eingetragen.
• Die Durchschreibebuchführung setzt auf einen einzelnen Arbeitsschritt. Mittels Durchschreibepapier werden die Eintragungen dabei direkt ins Journal und ins Hauptbuch vorgenommen.
• Bei Nutzung moderner Buchführungsprogramme – wie sie bei allen Unternehmen zum Einsatz kommen – wird nur noch das Grundbuch geführt. Die Konten des Hauptbuchs werden automatisch vom System und auf Basis der Buchungen im Journal erstellt.

Führung und Abschluss des Hauptbuchs

Der Aufbau des Hauptbuchs erfolgt in der Regel nach Vorlagen des Industriekontenrahmens, des Standardkontenrahmens oder des Gemeinschaftskontenrahmens. Durch den Abschluss aller Sachkonten und des Hauptbuchs im Ganzen ergibt sich automatisch die Bilanz. Auch die Gewinn- und Verlustrechnung wird direkt mit dem Abschluss des Hauptbuchs erstellt.

Der Gesetzgeber sieht daher vor, dass das Hauptbuch das Prinzip der Geschlossenheit berücksichtigt. Das bedeutet formell, dass ein Soll-Haben-Ausgleich stattfindet. Die Summe der Sollposten muss exakt der Summe aller Habenposten entsprechen. Aber auch materiell muss Geschlossenheit vorliegen, was bedeutet, dass das Hauptbuch tatsächlich alle Geschäftsvorfälle einer Periode erfasst.

Hauptbuch – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Das Hauptbuch ordnet alle Geschäftsvorfälle dem Grunde nach
• Das Journal bildet die Grundlage für die Erstellung des Hauptbuchs
• Durch den Abschluss des Hauptbuchs entstehen automatisch die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung