Grundbuch

Das Grundbuch - auch Journal oder Tagebuch genannt - ist der Teil der Buchhaltung, in welchem sämtliche Geschäftsvorfälleeines Unternehmens chronologisch aufgeführt werden. 

Nach dem Stand der Bearbeitung werden tagesaktuell mindestens erfasst: Datum, Vorgang, Vermerke, Konto- und Gegenkonto sowie der Betrag. 

Somit lassen sich alle Geschäftsvorgänge zum Beleg zurückverfolgen. Beispiele für Grundbücher sind Kassen-, Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher.

Inhalt des Grundbuchs

Vor dem Zeitalter der Digitalisierung bestand die Buchführung tatsächlich aus verschiedenen, physischen Büchern. Im Zuge der elektronischen Buchführung gerät dieser Zusammenhang etwas ins Hintertreffen, aber auch moderne Software-Lösungen nutzen die verschiedenen Bücher noch immer. Hierzu gehören insbesondere das Grundbuch, das Hauptbuch und verschiedene Nebenbücher.

Aufgabe des Grundbuchs ist es, alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge aufzulisten. Zudem sind Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen, vorbereitende Abschlussbuchungen und Abschlussbuchungen enthalten. Der Gedanke: Ordnen Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle chronologisch, ist es für die Behörden deutlich einfacher, Überprüfungen durchzuführen. Für gewöhnlich sind im Grundbuch folgende Eigenschaften eines Geschäftsvorfalls festzuhalten:

• Datum
• Nummer des Belegs
• Habenkonto
• Sollkonto
• Betrag
• Buchungstext

Beleg, Grundbuch und Hauptbuch

Um das Grundbuch überhaupt erstellen zu können, müssen Belege für die Geschäftsvorfälle aufbewahrt werden. Dabei kann es sich etwa um Rechnungen an Kunden, Kontoauszüge oder Kassenbelege handeln. Es ist von zentraler Bedeutung, jeden im Grundbuch aufgeführten Geschäftsvorfall auch tatsächlich durch einen entsprechenden Beleg belegen zu können. Findet sich zu einer aufgelisteten Belegnummer keine Rechnung oder Quittung, so kann das Finanzamt den Eintrag nicht akzeptieren.

Aus dem Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle dann in das Hauptbuch übertragen. Wie der Name unschwer vermuten lässt, bildet das Grundbuch also die Grundlage der Buchführung. Im Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle einzelnen Sachkonten – also Bestands- und Erfolgskonten – zugeordnet. Auch dies ist aus Sicht des Gesetzgebers unerlässlich, weil die einzelnen Vorfälle nicht nur chronologisch, sondern auch sachlogisch geordnet werden müssen. Letztlich besteht das Hauptbuch damit aus den im Kontenplan verzeichneten Sachkonten.

Grundbuch – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Das Grundbuch zeichnet alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge auf
• Als Grundlage für die Erstellung dienen einzelne Belege
• Aus dem Grundbuch kann anschließend das Hauptbuch erstellt werden