Fremdbelege

Fremdbelege im Rechnungswesen

Im Rechnungswesen beziehungsweise der Buchhaltung sind alle Formen der Belege als Nachweise zu verstehen. Sie belegen, dass ein Zahlungsverkehr zwischen zwei Parteien stattgefunden hat, folglich haben sie auch eine steuerrechtliche Relevanz. Weiterhin beweist der Beleg, dass ein Geschäftsfall stattgefunden hat, im Falle eines Fremdbelegs im Regelfall der Einkauf von Waren oder die Beanspruchung einer Dienstleistung. Unternehmen mitsamt deren Buchhaltungsabteilungen nutzen diese, um den Vorgang in der eigenen Buchhaltung zu erfassen. Somit taucht jeder Fremdbeleg auch in der Bilanz auf, wenn auch nicht als einzeln aufgeführter Posten, sondern in der bereits errechneten Summe.

Deshalb ist das Wort "Beleg" auch als Überbegriff zu verstehen, in der Praxis für alle Arten von Quittungen, Kassenbons, Nachweise bei der Inventur oder Rechnungen. Letztere sind gewissermaßen immer Fremdbelege, sofern sie nicht vom Unternehmen ausgestellt werden, sondern dieses als Empfänger davon fungiert. Stellt das Unternehmen hingegen eine Rechnung an ein anderes Unternehmen aus, ist es für das Unternehmen in unserem Beispiel kein Fremdbeleg mehr, für das Empfänger-Unternehmen hingegen schon. Neben dem Fremdbeleg gibt es folglich noch die Eigenbelege sowie Not- und Ersatzbelege.

Praxisbeispiele für Fremdbelege

In der Praxis erhält ein Unternehmen zahlreiche Fremdbelege, wenn es aktiv an Geschäftsfällen und wirtschaftlichen Prozessen teilnimmt. Das sind beispielsweise:

• Gutschriften von Lieferanten
• jede Form von Eingangsrechnungen, egal ob mit Bezug auf Waren oder Dienstleistungen
• Kontoauszüge der eigenen Bank
• Postbelege
• Steuerbescheide vom zuständigen Finanzamt
• generell jede Form eines Bankenbelegs
• erhaltene Quittungen beim Zahlungsverkehr oder beim Empfang

Natürlich stehen auch Unternehmen, die solche Fremdbelege erhalten, in der Pflicht diese auf ihre Richtigkeit zu überprüfen - sowohl aus sachlichen, formalen als auch rechnerischen Gesichtspunkten. Die eben angeführten Beispiele aus der Praxis werden im Zuge der steuerrechtlichen Richtigkeit weiterhin genutzt, um unternehmerische Kosten steuerlich geltend zu machen oder beispielsweise um einen Vorsteuerabzug zu tätigen. Insbesondere deshalb unterstehen Unternehmen der Pflicht, diese Belege zu archivieren und gegebenenfalls gegenüber dem Finanzamt mitsamt ihrer Richtigkeit nachzuweisen.

Zusammenfassung

• jede Art von Beleg, die von Dritten gegenüber einem Unternehmen ausgestellt wird
• besitzt wirtschaftliche, unternehmerische und steuerrechtliche Relevanz
• muss auf formale, sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden
• meist einhergehend mit einer Zahlungsaufforderung an das Unternehmen
• muss vom Unternehmen archiviert werden