Dokumentenmanagementsystem

Mit einem Dokumentenmanagementsystem verwalten Unternehmen und Behörden eine Vielzahl elektronischer Dokumente. Es kann sich beispielsweise um Texte, Tabellen und Fotos handeln. Diese Systeme kommen für elektronische Dateien infrage, welche die Empfänger unter anderem als E-Mail erhalten. Zudem lassen sich Dokumente, die nur in Papierform vorliegen, digitalisieren.

Der Mehrwert von Dokumentenmanagementsystemen

Bei vielen Dokumenten besteht eine Archivierungspflicht, oftmals über lange Zeitdauern. Mit einem Dokumentenmanagementsystem sparen die Verantwortlichen Platz. Zusätzlich bewahren sie die Unterlagen in einer optimalen Qualität auf, während Papier vergilben kann. Feuer und Wasser stellen ebenfalls Gefahren für Schriftstücke in Papierform dar. Es gibt weitere Vorteile:

• leichter Zugriff durch alle Mitarbeiter: Sie können per Computer rasch auf die Dateien zugreifen, ein umständlicher Transport der Unterlagen ist nicht notwendig.
• einfache Weiterverarbeitung: Digitalisiertes lässt sich mit minimalem Aufwand bearbeiten, Angestellte können zum Beispiel mit wenigen Klicks Dokumente an jemand Drittes senden.

Die Kosten

Diesen Vorteilen stehen beträchtliche Kosten gegenüber. Sie setzen sich aus drei Bestandteilen zusammen:

• die Kosten für die Hardware wie eigene Server oder angemietete Serverkapazitäten
• die Ausgaben für die Software zur Datenverarbeitung
• der finanzielle Aufwand für die Pflege der Hard- und Software durch eigene Mitarbeiter oder externe Dienstleister

Sicherheit als Herausforderung

Bei digitalen Dokumenten existiert die Gefahr, dass Kriminelle sie stehlen und missbrauchen. Deshalb bedarf es eines umfangreichen Schutzes: Das gilt erstens gegen Hackerangriffe von außen. Zweitens müssen Unternehmen und Behörden den Diebstahl durch eigene Mitarbeiter verhindern. Große Mengen an Daten lassen sich auf kleinen Speichermedien ansonsten leicht unbemerkt herausbefördern. Dagegen helfen beschränkte Zugriffsrechte, eine Überwachung der Zugriffe und die fehlende Möglichkeit, Daten kopieren zu können.

Dokumentenmanagementsystem in Stichpunkten:

• elektronische Speicherung und Verwaltung von Unterlagen
• Dokumentenmangement erleichtert die Archivierung
• ermöglicht effiziente Bearbeitung
• erhebliche Kosten für Anschaffungen und Pflege
• Sicherheit muss oberste Priorität genießen