Claim Management

Die Bedeutung des Claim Management ergibt sich bereits aus dem Namen: Claim Management, zu Deutsch Nachforderungsmanagement oder Nachtragsmanagement, bezeichnet die Verwaltung und den Umgang mit Abweichungen von abgeschlossenen Verträgen. Das Claim Management ist sowohl von der Seite des Auftraggebers als auch vom Auftragnehmer zu strukturieren.

Vertragsabweichungen kreieren Claims

Bei Vertragsabschluss werden oft Kleinigkeiten im Projekt übersehen, im Nachhinein können ungeahnte Umstände auftreten. Solche kleinen Fehler oder Ungenauigkeiten treten besonders bei größeren und umfassenderen Projekten auf. Dabei gehört es eigentlich zum Konsens, gewisse Abweichungen vom Vertrag vorzunehmen, um das Gesamtprojekt weiterzubringen. Solche Abweichungen können jedoch einen sogenannten Claim herbeirufen, eine vertragsbasierte Forderung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer ausgehen kann. Bei kleinen Abweichungen ist es meist nicht notwendig, auf den Claim zurückzugreifen. Werden die Abweichungen jedoch größer, ist es für die betroffene Person oft an der Zeit, seinen Claim einzufordern.

Ansprüche sichern, gravierende Abweichungen vermeiden

Für solche Fälle ist es für beide Seiten unabdingbar, ein gut strukturiertes Claim Management zu führen. Dazu gehören Vertragsüberwachung, Kalkulation der Projektausgaben, Angebote von Abweichungen ausgehend von einem Vertragspartner sowie letztlich die Beurteilung der Abweichungen. Werden alle Änderungen genauestens überwacht, kann der Vertragspartner seine Claims einfordern.

Für die Claiming-Strategie lässt sich zwischen aggressiver und defensiver Vorgehensweise unterscheiden. Zum einen kann die defensive Strategie als harmonisch ausgerichtet bezeichnet werden: bereits bei Vertragsabschluss werden Forderungen unterzeichnet, die sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer zufriedenstellen - hingegen legt die aggressive Strategie den Fokus auf eine möglichst hohe Gewinnrate der eigenen Seite. Werden während der Projektarbeiten Abweichungen festgestellt, versucht der defensive Stratege, zunächst die gesamte Sachlage zu prüfen und meist nur bei gravierenden Abweichungen einzufordern. Hingegen werden beim aggressiven Strategen bereits bei kleinsten Abweichungen alle Alarmglocken aufläuten. Die Fremd-Claims, also die Claims des anderen Vertragspartners, werden im defensiven Fall meist ohne weitere Diskussion zur Kenntnis genommen, während der aggressive Fall von einer grundsätzlichen Verteidigung der Änderungen ausgeht.

Um einen solch unangenehmen Ernstfall nach Möglichkeit zu vermeiden, sollten bereits bei Vertragsschließung ein großes Augenmerk auf Realisierbarkeit gelegt werden. Zusätzlich ist das Claim Management ein wichtiges Mittel, um durchgehend den Überblick zu behalten.

Zusammenfassung Claim Management

• beschreibt die Bewachung der Vertragseinhaltung nach Vertragsabschluss
• dient beiden Vertragspartnern zur Überprüfung der Einhaltung aller Forderungen im Vertrag
• kann zurate gezogen werden, sobald gravierende Abweichungen auftreten