Belege im Lager

Kurz & einfach erklärt:

Belege im Lager verständlich & knapp definiert

Belege sind Dokumente, die die Abläufe in einem Lager lückenlos und nachvollziehbar abbilden. Lagerhaltung muss in ihren Bewegungen in jedem Unternehmen dokumentiert werden. Dies hat mehrere Zwecke. Zum einen dienen diese Vorgänge der Inventurvorbereitung, zum anderen den reibungslosen Geschäftsabläufen mit vernetzten Abteilungen. Zudem kann der Wareneingang kontrolliert werden. Lagerdokumentation ist auch wichtig für die Auffindbarkeit von Gegenständen. All diese Funktionen werden mithilfe von Belegen im Lager realisiert.

Hier ein Überblick über die Belege im Lager, die im Folgenden vorgestellt werden:

  • Eingangsbeleg
  • Ausgangsbeleg
  • Lieferschein
  • Lagerkarte
  • Materialentnahmeschein
  • Materialrückgabeschein
  • Produktionsbelege
  • Warenumbuchung

Eingangsbeleg: Warenzugänge sofort erfassen

Der Eingangsbeleg dokumentiert jeden Zugang im Lager und wird im Idealfall zeitnah erfasst. Dies ist wichtig, um jederzeit den aktuellen bBstand im Blick zu haben. Art der Ware, Menge und Datum sind die Mindestanforderungen, die auf dem Eingangsbeleg aufgeführt sind. Der Beleg gilt auch der Kontrolle, ob bestellte Waren im vollen Umfang geliefert wurden und steht daher in engem Zusammenhang mit dem Lieferschein, den der jeweilige Zulieferer ausstellt und der Warensendung beilegt.

Ausgangsbeleg: Lagerabgänge abbilden

Der Ausgangsbeleg wird immer dann erstellt, wenn ein Ware oder ein Rohstoff aus dem Lager genommen werden. Der Beleg kann bei internen oder externen Warenveränderungen verwendet werden. Ein interner Ausgangsbeleg wird beispielsweise erstellt, wenn ein Rohstoff für die Fertigung benötigt wird, der externe Ausgangsbeleg beim Warenverkauf. Der Ausgangsbeleg ist wichtig für Mindest- beziehungsweise Meldebestand. Wenn im Lager eine Ware, ein Bauteil oder die Menge der Rohstoffe auf einen bestimmten Bestand gesunken sind, muss dies der zuständigen Stelle im Unternehmen gemeldet werden. Dies erfordert korrekte Erstellung von Ausgangsbelegen, um immer den aktuellen Stand im Blick zu haben.

Lieferschein: intern und extern möglich

Der Lieferschein ist rund um Warenlieferungen der wichtigste Beleg. Er wird sowohl beim Eingang von Waren und Rohstoffen sowie beim Ausgang der Fracht beigelegt. Der Lieferschein wird immer vom Versender erstellt. Der Empfänger überprüft den Wareneingang auf Basis dieses Lieferscheins auf Korrektheit (und zudem auf Unversehrtheit). Erst die tatsächliche Menge wird in den Eingangsbeleg des Lagers übertragen. Auch intern sind Lieferscheine Begleitdokumente, wenn Waren oder Rohstoffe das Lager verlassen und beispielsweise in die Fertigung.

Lagerkarte: Standorte im Blick

Die Lagerkarte ist ein wichtiger Helfer, wenn es in einem Lager eine grundsätzliche Ordnung für den Lagerort der einzelnen Gegenstände gibt. Die Lagerkarte bezieht sich immer auf einen ganz bestimmten Ort im Lager und erfasst dort die Zu- und Abgänge.

Materialentnahmeschein: wichtig für Produktion und Lager

Der Materialentnahmeschein ist ein unternehmensinterner Beleg. Er wird immer dann ausgefüllt, wenn eine Abteilung Material aus dem Lager benötigt. Das können Rohstoffe für die Fertigung ebenso sein wie Büromaterial für die Verwaltung. Durch den Materialentnahmeschein werden nicht nur Abgänge im Lager korrekt dokumentiert. Er hilft auch der Kostenrechnung, da er die genaue Zurechnung der Kosten an die verursachende Abteilung ermöglicht.

Materialrückgabeschein: Wiederaufnahme ins Lager

Der Materialrückgabeschein fällt dann an, wenn das Material den umgekehrten Weg nimmt wie beim Materialentnahmeschein. Das kann der Fall sein, wenn für die Herstellung eines Produkts nicht so viel Rohstoffe benötigt werden wie erwartet oder wenn der Kunde einen Auftrag kurzfristig storniert.

Produktionsbelege: die Herstellung im Fokus

Produktionsbelege dienen eigentlich der Produktionsabteilung, um die Fertigung professionell zu planen und zu organisieren. Stücklisten sind in diesem Zusammenhang ein klassisches Beispiel. Doch Produktionsbelege sind auch im Lager ein wichtiger Beleg, da sie Grundlage für Materialentnahme und interne Lieferscheine sind. Sie dienen den Lagermitarbeitern auch zur korrekten Kommissionierung, dem Zusammenstellung der Waren und Rohstoffe, die für die Fertigung als Material gebraucht werden.

Warenumbuchung: bei jeder Veränderung wichtig

Warenumbuchung kann eine Vielzahl von Möglichkeiten der Lagerbewegung ansprechen. Es kann beispielsweise sein, dass aus Rohstoffen ein Bauteil für die spätere Produktion wird. Es ist jedoch auch möglich, dass bei mehreren Lagern oder Lagerorten in einem Unternehmen der Platz der Waren oder Rohstoffe umgebucht werden muss. Dies kann bei Lagerorten aber auch auf der Lagerkarte erfolgen.

Zusammenfassung Belege im Lager

Belege im Lager sind ein wichtiges Instrument, um den Materialfluss in einem Unternehmen abzubilden. Art und Menge von Waren und Rohstoffen sind in diesem Zusammenhang ebenso korrekt zu erfassen wie der genaue Zeitpunkt der Lagerbewegung. Nur so sind eine zügige Inventur und eine professionelle Realisierung von Produktion und von Versandabläufen möglich.

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