Permanente Inventur

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Die permanente Inventur ist eine Form der effektiven Inventur.

Das durchführende Unternehmen nimmt die Bestände seiner Waren dabei nicht körperlich an einem bestimmten Tag (Stichtagsinventur), sondern während des kompletten Geschäftsjahres auf. Am Bilanzstichtag werden die so aufgeführten Bestände dann in das Inventar übernommen.

Durchführung der permanenten Inventur

Im Rahmen der permanenten Inventur muss das Unternehmen zunächst eine körperliche Bestandsaufnahme durchführen. Dabei werden alle Waren gemessen, gewogen oder anderweitig physisch in den Bestand aufgenommen. Diese Bestandsaufnahme wird dann bis zum Abschluss des Geschäftsjahres weitergeschrieben, wobei für jede Entnahme bzw. für jede Einlage ein entsprechender Beleg angefertigt werden muss.

Zusätzlich sieht der Gesetzgeber vor, dass unregelmäßige Kontrollen der permanenten Fortschreibung durchgeführt werden. Dazu nimmt der Inventurleiter eine Inventur für einzelne Produkte vor und gleicht die ermittelten Werte mit dem aktuellen Bestandsbuch ab. Zum Ende des Geschäftsjahres übernimmt das Unternehmen alle Fortschreibungen für das Inventar in die Bilanz auf, führt aber keine erneute (Stichtags-)Inventur durch.

Voraussetzung für die Anwendung der permanenten Inventur

Die permanente Inventur darf nur unter strenger Kontrolle erfolgen. Zudem ist sie nicht für alle Güter eines Unternehmens zugelassen. Folgende vier Punkte müssen erfüllt sein, damit das Unternehmen die permanente Inventur durchführen darf:

• Strenge Anforderungen an die Bestandsfortschreibung: Alle Zu- und Abgänge müssen einzeln nach Tag, Art und Menge aufgelistet sein. Die Belege hierzu müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Die permanente Inventur ist zwar nicht auf das Vorratsvermögen beschränkt, darf aber nicht bei Vorräten mit unkontrollierten Zu- und Abgängigen sowie besonders wertvollen Vermögensgegenständen angewendet werden.
• Innerhalb eines Geschäftsjahres muss mindestens einmal ein Vergleich zwischen der körperlichen Bestandsaufnahme und dem Buchbestand durchgeführt werden. Es ist dabei nicht notwendig, dass diese Überprüfung für alle Produkte gleichzeitig erfolgt.
• Sollten sich Abweichungen ergeben, muss immer der Buchbestand der Bestandsaufnahme angepasst werden.

Von unkontrollierten Zu- und Abgängen ist besonders bei verderblichen Waren zu sprechen. Aber auch wenn anderweitig Schwund entstehen kann, die Waren leicht zerbrechlich sind oder verdunsten können, ist das Verfahren der permanenten Inventur nicht anwendbar. Möglich ist die Anwendung nur, wenn das Unternehmen sehr genaue Erfahrungswerte der Abgänge aus solchen Vorfällen vorweisen kann.

Vor- und Nachteile der permanenten Inventur

Im Rahmen der sogenannten Stichtagsinventur muss ein Unternehmen seinen Geschäftsbetrieb meist für einige Stunden oder Tage einstellen. Wird die körperliche Bestandsaufnahme aber auf das ganze Jahr verteilt, können die Geschäftstätigkeiten weiter reibungslos ablaufen und Kosten gespart werden. Zusätzlich können auch die Arbeitsaufwendungen für die permanente Inventur besser geplant werden, der Einsatz externer Mitarbeiter ist nicht notwendig. Die körperliche Bestandsaufnahme kann zudem genau dann durchgeführt werden, wenn die Bestände am geringsten sind – das spart ebenfalls viel Aufwand.

Nachteilig ist hingegen, dass die buchhalterischen Aufwendungen recht hoch sind. Für jede kleine Entnahme muss ein Beleg erstellt und abgeheftet werden. Wirtschaftsprüfern muss im Zweifelsfall der komplette Lagerbestand in einem vollen Geschäftsjahr glaubhaft dargelegt werden können.

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