Aufbewahrungsfristen

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Sowohl nach Handels- als auch nach Steuerrecht müssen bestimmte Unterlagen über das laufende Geschäftsjahr hinaus aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können. In § 257 Abs. 5 HGB ist festgelegt, dass diese Aufbewahrungsfristen mit Abschluss des entsprechenden Geschäftsjahres beginnen.

Gesetzliche Grundlagen

Die Anforderungen nach dem Handelsrecht sind in § 257 Abs. 1 - 4 HGB beschrieben. Hieraus ergeben sich im Wesentlichen zwei Aufbewahrungsfristen, nämlich zehn und sechs Jahre.

Zehn Jahrelang sind demnach aufzubewahren:

• Handelsbücher und steuerlich relevante Unterlagen
• Inventare
• Jahresabschlussunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlust-Rechnung, inklusive Anhang und eventuell Lagebericht
• Sämtliche Unterlagen, die zur Dokumentation der Buchhaltung dienen (z.B. Kontenpläne und Beschreibungen zum EDV-System der Buchhaltung
• Buchungsbelege

Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für

• Handelskorrespondenz - das gilt für empfangene und versandte Briefe genauso wie für Faxe und E-Mails

Die im HGB erfassten Vorschriften gelten nur für Kaufleute. Darüber hinaus gibt es aber auch noch Aufbewahrungspflichten nach dem Steuerrecht, die in § 147 AO geregelt sind. In weiten Teilen stimmen die Vorschriften von HGB und AO überein, auch bezüglich der Aufbewahrungsfristen.

Folgende Unterschiede sind allerdings zu beachten:

Der Begriff "Handelsbriefe" bezeichnet die Korrespondenz der Kaufleute - bei Nicht-Kaufleuten wird in diesem Zusammenhang von "Geschäftsbriefen" gesprochen. Bezüglich der Aufbewahrungsfrist werden beide gleich behandelt.

Ein Unterschied in der Aufbewahrungsfrist ergibt sich durch § 147 Abs.3 Satz 3 AO: Hier wird die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Dokumente auf unbestimmte Zeit verlängert, bis die Festsetzungsfrist abgelaufen ist

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