Software für Controlling

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Die großen Datenmengen aus einem Unternehmen lassen sich nur mit der Unterstützung von Computern beherrschen. Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle in Buchhaltungssoftware, Stücklisten werden in einer IT verwaltet, ebenso technische Zeichnungen, der Kundenstamm, Angebote und Rechnungen. Für das Controlling bedeutet das auf der einen Seite eine Vielzahl von Daten, die ausgewertet werden können, auf der anderen Seite die Notwendigkeit für den Controller, auch sehr intensiv mit dem Computer zu arbeiten.

Excel ist Controllers wichtigstes Werkzeug

Da die meisten Daten in einem Unternehmen in Datenbanken gespeichert und bearbeitet werden, liegen sie bereits in Tabellenform vor, daher ist eine Tabellenkalkulation, in der Regel das Programm Excel von Microsoft, eines der wichtigsten Werkzeuge jedes Controllers.

Excel ist sowohl zur Berechnung wie auch zur Präsentation geeignet, mit den integrierten Diagrammen lassen sich schnell Datenreihen visualisieren und verdeutlichen. Die Pivotfunktion erleichtert die Zusammenfassung und Verdichtung von Daten, zahlreiche Funktionen machen auch komplexe Berechnungen möglich.

Das Controllingsystem vieler Unternehmen basiert auf Excel, das gegenüber speziellen Anwendungen (ERP-System oder Controlling-Software) viele Vorteile bietet. Es ist in der Regel auf jedem Rechner installiert und lizensiert, kann selber angepasst und erweitert werden, zudem dient es als Frontend von OLAP- oder anderen Dataminingsystemen.

Online Analytical Processing OLAP

Um in eindimensionalen Datenbanken lebendige Unternehmen abzubilden, wird im Controlling häufig mit mehrdimensionalen Strukturen der Datenorganisation gearbeitet, es werden sogenannte Datenwürfel angelegt, die Daten in Relation zueinander setzen, etwa Produkte, Kunden und Beschaffungsmärkte. Das dahinterliegende System nennt sich OLAP, Online Analytical Processing, im Abgrenzung zum Online  Transaction Processing, das zeilenorientiert und damit eindimensional ist.

Die Verwendung von Datenwürfeln und OLAP setzt voraus, dass die Daten aus verschiedenen IT-Systemen in die OLAP-Datenbank gelangen und in dieser logische Strukturen angelegt sind, die die internen und externen Beziehungen des Unternehmens abbildet.

Spezielle Controlling-Software

Viele ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning, engl.: Unternehmensressourcenplanung) erfordern eine Abbildung von Unternehmensstrukturen in einer meist sehr komplex aufgebauten Datenbank. Die Nutzung dieser Verknüpfungen und Daten für das Controlling ist dann eine logische und im Rahmen der Einführung auch einfacher umzusetzende Konsequenz. Das bekannteste Beispiel für eine ERP-Software ist SAP, das mit SAP-CO ein spezielles Controlling-Modul liefert.

Ebenso sind spezielle Controlling-Softwarelösungen erhältlich, etwa das Programm Corporate Planner. Damit lassen sich einfach bestimmte Auswertungen erstellen, Zeiträume miteinander vergleichen oder Szenarien entwickeln. Das Programm bietet Schnittstellen zu Buchführungs- und ERP-Systemen, so dass die Daten direkt übertragen werden können.

Weitere Software im Controlling

Natürlich muss ein Controller oft auch mit Produktionssystemen arbeiten, hat Zugriff auf die Buchhaltung oder muss die Ergebnisse in Form einer Präsentation dem Management vorstellen. Ein sicherer Umgang mit der IT ist daher für einen Controller unverzichtbar, um effektiv und effizient zu arbeiten. 

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