Management by Exception (MbEM)

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Das Management by Exception (MbE) ist ein Ansatz der Unternehmensführung. Dabei übertragen Führungskräfte eines Unternehmens Routineaufgaben an Mitarbeiter, die anschließend fast vollständig autark durchgeführt werden. Nur wenn es zur Abweichung der Ist-Werte von den Zielvorgaben kommt, greift das Management ein und führt aktive Entscheidungen durch.

Ablauf des Management by Exception

Beim MbE arbeiten Mitarbeiter eines Unternehmens grundsätzlich selbstständig. Eingegriffen wird immer nur dann, wenn gewisse, vorher definierte Toleranzen überschritten werden oder ein nicht vorhersehbares Ereignis eintritt. Der Ablauf:

1. Einzelne Führungskräfte wie beispielsweise Abteilungsleiter bestimmen Messgrößen zum Erreichen der festgelegten Ziele.
2. Es werden Bewertungsmaßstäbe für eine erlaubte Abweichung vom Planergebnis definiert.
3. Laufend erfolgt jetzt eine Kontrolle der erreichten Ist- mit den definierten Soll-Werten.
4. Kommt es zu einer Abweichung, so greifen die Führungskräfte ein.

Damit dieses Verfahren überhaupt funktionieren kann, muss im Unternehmen ein entsprechend ausgereiftes Informations-, Kontroll- und Berichtssystem integriert sein. Dieses muss zuverlässig signalisieren können, wann es zu einer Überschreitung der Toleranzwerte kommt. Zudem müssen im Unternehmen die operationalen Ziele bekannt sein, die beispielsweise einzelne Maschinen erreichen können. Auch die einzelnen Mitarbeiter und nicht nur die Führungskräfte müssen über das Vorgehen des MbE informiert sein.

Vorteile und Nachteile des Management by Exception

Der Kerngedanke des Managemen by Exception besteht darin, Führungskräfte bei Routineaufgaben zu entlasten. Sie müssen standardisierte Prozesse nicht mehr ständig überwachen, sondern werden nur noch dann informiert, wenn es zu Problemen kommt. Auch der Kontrollaufwand sinkt dadurch, wohingegen die Motivation der Mitarbeiter steigt. Sie erhalten mehr Kompetenzen und arbeiten selbstständig. Durch zusätzliche Schulungen der Mitarbeiter gepaart mit dem eigenverantwortlichen Arbeiten können auch die Fähigkeiten der einzelnen Arbeitnehmer erhöht werden.

Nachteile des Führungskonzepts entstehen vor allem dann, wenn es nicht konsequent und effizient umgesetzt wird. Funktionieren die Kontrollmechanismen nicht richtig – etwa weil zu großzügige Toleranzwerte festgelegt worden sind – kann das zu erheblichen Schäden für das Unternehmen führen. Zudem könnten die Mitarbeiter opportunistisch agieren und ihren Misserfolg verbergen, was aufgrund der fehlenden Kontrolle durchaus denkbar ist. Auch die Motivation der Arbeitnehmer kann gesenkt werden, weil sie nur noch Routineaufgaben abwickeln, die „interessanten“ Aufgaben aber immer von den Vorgesetzten übernommen werden.

Management by Exeption – Beispiel aus der Praxis

Ein Produktionsunternehmen möchte einzelne Abteilungsleiter entlasten und wendet daher das Führungskonzept des Management by Exception an. Konkret soll die Lackierstraße vollkommen eigenständig von den Mitarbeitern betrieben werden, woraufhin der Abteilungsleiter selbst ein Konzept entwickelt:

1. Pro Tag lackiert die Lackierstraße im Schnitt 1.000 gleich große Bretter.
2. Eine Abweichung von +/- 5 Prozent pro Tag ist allerdings durchaus akzeptabel.
3. Die Lackierstraße erfasst die Anzahl der lackierten Bretter automatisch und meldet sich an eine Leitstelle. Diese gibt wiederum ein Signal, wenn weniger als 1.000 Bretter pro Tag bzw. 100 Bretter pro Stunde produziert werden.

Durch dieses Verfahren erhofft sich der Abteilungsleiter, mögliche Abweichungen schon während des täglichen, 10-stündigen Produktionsprozesses zu erkennen – und nicht erst nach der Arbeit.

Tatsächlich meldet das System, dass es zu einer Unstimmigkeit kam und in einer Stunde nur 50 Bretter lackiert worden sind. Direkt kümmert sich der Abteilungsleiter um das Problem und erkennt, dass der Materialfluss zum Erliegen kam. Er kommuniziert mit dem Leiter der Fertigungsabteilung, der wiederum dafür sorgt, dass die Bretter schneller zur Lackierstraße transportiert werden.

Management by Exception – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Management by Exception überlässt Mitarbeitern die eigenständige Bearbeitung von Routineaufgaben
• Beim MbE greifen Führungskräfte nur dann ein, wenn eine Abweichung der Ist- von den Soll-Werten gemeldet wird
• Durch den Führungsansatz sollen vor allem die Führungskräfte entlastet werden

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