Lagerverwaltung & Lagersoftware für Einsteiger

Die Lagerverwaltung hat sich im Laufe der Zeit immer mehr automatisiert. Schon lange müssen Lagermitarbeiter in Großlagern keine Artikel mehr manuell aus den Regalen nehmen oder einen Gabelstapler bedienen können. Sie verfügen inzwischen über computergesteuerte, präzise Fördertechnik in vollautomatischen Hochregallagern und automatisierte Versandprozesse. Was aber ist Lagerverwaltung genau und welche Lagerprozesse fallen in diesen Bereich der Lagerhaltung? Welche Aufgaben kann ein Lagerverwaltungssystem übernehmen und welche unterschiedlichen Software-Angebote gibt es für verschiedene Unternehmen und Größenordnungen?

Was bedeutet Lagerverwaltung & wie funktioniert sie?

Was bedeutet eigentlich Lagerverwaltung?
Die Lagerverwaltung (engl. Warehouse Management) bezeichnet als Teil der Lagerhaltung alle Lagerprozesse, die während der Lagerung im Rahmen der Ablauforganisation anfallen. Darunter fällt die Steuerung, Verwaltung (Bestände und Lagerorte) und Überwachung.

Lagerverwaltung ist das Wissen, was sich wo im Lager befindet und was dort vorgeht. Durch die zentrale Registrierung der gesamten Artikelverwaltung wie Mengen, Zustand, Eingänge, Ausgänge und physische Ablageorten sind alle Daten jederzeit abrufbar. Sind diese Angaben vollständig und werden laufend gepflegt, können die Vorgänge weitestgehend automatisiert werden. Beispielsweise durch die Eingabe von Parametern von Mindest- und Maximalbeständen für bestimmte Warengruppen oder die Eingabe von Mindesthaltbarkeitsdaten, um bei Überschreiten der Haltbarkeitsdauer die Waren aus dem Lager zu entfernen.

Ziel einer professionellen Lagerverwaltung ist eine lückenlose Rückverfolgung der einzelnen Artikel innerhalb des Lagers. Nur dann können beispielsweise auch automatische Bestellsysteme für Nachbestellungen richtig eingesetzt und Kundenbestellungen ohne Verzögerungen abgewickelt werden.

Im Einzelnen handelt es sich bei der Lagerverwaltung um die folgenden Lagerprozesse, die in einer Beziehung zueinander stehen:

Prozesse der Lagerverwaltung
Die einzelnen Prozesse der Lagerverwaltung

Welche Aufgabe hat eine Inventur in der Lagerverwaltung?

Auf den ersten Blick nicht ganz nachvollziehbar, scheint die Inventur zu den übrigen Lagerprozessen zu passen. Dies liegt allerdings daran, dass eine Inventur oft nur als einfache Bestandsaufnahme eingestuft wird. Sie hat aber noch einen viel weitreichenderen Zweck, denn es erfolgt nicht nur eine Bestandsaufnahme bezüglich der Anzahl der vorhandenen Lagerartikel, sondern auch eine finanzielle Bewertung des Lager-Restbestandes.

Während des Wirtschaftsjahres, welches nicht identisch mit dem Kalenderjahr sein muss, werden gleiche Artikel häufig zu verschiedenen Preisen nachbestellt. Der Wert der Lagerartikel ist also unterschiedlich. Es gibt deshalb drei verschiedene Verfahren, mit welchen der Preis des Restbestandes am Ende des Geschäftsjahres bewertet werden kann. Voraussetzung ist, dass ein Verfahren konsequent und durchgängig während des Jahres auf die entsprechenden Lagerartikel angewendet wurde.

Um die Anwendung und Bewertung an einem Beispiel deutlicher zu machen, gehen wir von zwei Toastern als Lagerartikel aus, wovon der eine für 50 EUR zu Beginn des Jahres gekauft und der andere im Laufe des Jahres für 52 EUR nachbestellt wurde. Verkauft wurde bis Ende des Jahres zur Inventur nur einer der beiden Toaster. Welchen Wert hat der jeweils verbliebene Toaster im Lagerbestand?

FiFo, LiFo und Gruppenbewertung (Durchschnittsverfahren)
Die Inventur ist ein wichtiges Instrument der Lagerverwaltung

Je nach Verfahren kann so der Preis des Lager-Restbestandes ermittelt werden. Eine Inventur ist also viel mehr als eine momentane Bestandsaufnahme zum Ende des Geschäftsjahres. Das Ergebnis fließt z.B. auch in den Jahresabschluss des Unternehmens mit ein.

Professioneller Software-Einsatz & automatisierte Lagerverwaltung

Funktionierte die Lagerverwaltung früher noch unter Zuhilfenahme von Karteikarten, die handschriftlich ausgefüllt wurden, haben auch die für diesen Zweck zu statischen Excel-Tabellen im Lagerwesen häufig bereits ausgedient.

Der Aufwand eine Excel-Tabelle wirklich sinnvoll mit Hilfe von Makros zu programmieren, bedeutet nicht nur erheblichen Zeitaufwand, sondern neben den erforderlichen Programmierkenntnissen auch das Verständnis der innerhalb der Tabelle geltenden Bezüge untereinander. Eine nicht mit Makros und Formeln versehene Tabelle ohne die notwendigen, programmierten Querverbindungen wiederum erfordert laufende Updates, umfangreiche Eingaben und Überprüfungen. Darüber hinaus können aus einer Excel-Tabelle auch keine Versandprozesse generiert werden. Viel schneller und fehlerfreier funktioniert es automatisiert.

Reine Lagerverwaltungssysteme vs. integrierte Suite-Systeme

Die Lagerverwaltungssysteme im Vergleich
In der Regel erfolgt die Lagerverwaltung deshalb mit Hilfe einer Software, dem Lagerverwaltungssystem (kurz LVS genannt) als bestandsführendes System. Das LVS beschreibt und verwaltet alle gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen Lagerbeständen und den physischen Lagerorten. Sind die physischen Lagerorte wie Regale nicht erfasst und lediglich der Lagerbestand an Artikeln, handelt es sich um die reine Bestandsverwaltung. In diesem Fall ist nur der Bestand an sich und allenfalls noch Verfügbarkeit und Zustand, aber nicht das Wo im Lager relevant. Hierbei handelt es sich um die einfachste Variante des Lagerverwaltungssystems.

Integriert in das LVS können aber auch automatische Bestellsysteme, Kassen- oder Registrierkassen-Software (Buchung der Artikel über das Einscannen von Barcodes oder Eingabe der Artikel-Nr.) und Ressourcen wie z.B. Arbeitskraft, Lagertechnik usw. sein.

Eine Erweiterung des LVS sind sogenannte Warehouse Management-Systeme (WMS). Sie enthalten nicht nur die automatischen Abläufe für die Disposition – die Auftragsabwicklung –, sondern auch Kontrollmöglichkeiten der Lagersystem-Zustände und verschiedene Optimierungs- und Betriebsstrategien. WMS werden beispielsweise in Großlagern von Versandhändlern wie Amazon oder Logistik-Unternehmen eingesetzt und sorgen für den reibungslosen Ablauf von Bestellungen über den Versand inklusive der Frachtabwicklung bis zur Haustür des Kunden.

Sowohl beim LVS als auch beim WMS handelt es sich um geschlossene Software-Systeme. Sie fallen in die Kategorie reine Lagersysteme. Im Gegensatz dazu gibt es auch die sogenannten integrierten Lagerverwaltungssysteme, die in andere Unternehmensbereiche weitestgehend übergreifen, z.B. in das Controlling, Buchhaltung, Einkauf, Verkauf usw.

Eine dritte und gleichzeitig die umfangreichste Variante der automatisierten Lagerverwaltung ist das integrierte Suite-System. Hier ist die Lagerverwaltung in ein Warenwirtschaftssystem integriert und enthält alle Verkaufsdaten wie Aufträge und Lieferungen, Einkauf (Bestellungen und Wareneingang) und Materialentnahmen aus dem Lager für die Produktion bzw. Fertigung. Das integrierte Suite-System sammelt all diese Positionen, listet sie übersichtlich auf und eignet sich darum insbesondere für Produktions-Unternehmen mit eigenem Lager, z.B. in der Automobil-Produktion oder der Herstellung von Lebensmitteln.

Voraussetzungen & Gründe für automatisierte Lagerverwaltung

Abhängig ist der Umfang einer Software u.a. von der Größe des Lagers und der Art der Bestände. Gleichzeitig sind die Investitionsmöglichkeiten entscheidend, denn professionelle Software und die dazugehörigen Updates sowie die Schaffung von Systemvoraussetzungen wie z.B. ein internes Netzwerk sind für Unternehmen ein erheblicher Kostenaufwand.
Wirtschaftlichkeit und Effizienz sind das A und O

Auch die Wirtschaftlichkeit des Lagers selbst spielt beim Einsatz von automatisierter Lagerverwaltung neben den Investitionen für die Anschaffung und Integration der Software natürlich eine wesentliche Rolle. Physische Lagerplätze sollen z.B. bestmöglich genutzt und ausgelastet werden, Artikel schnell verfügbar mit der passenden Lager- und Fördertechnik innerhalb des Lagers und Ressourcen wie die Arbeitskraft der Lagermitarbeiter und Disponenten in der Auftragsabwicklung effizient einsetzbar sein.

Darüber hinaus beschleunigen Lagerverwaltungssysteme wie WMS in großen Logistik-Zentren die Abwicklung bei gleichzeitig sinkenden operativen Kosten. Varsity Logistics gibt sogar eine Kostensenkung von 35% seit Systemeinführung an.

Nicht zuletzt bedeutet der Einsatz von automatisierten Lagerverwaltungssystemen auch die Einsparung von Arbeitsplätzen und ist damit trotz höherer Anschaffungskosten wiederum auch ein personeller Einsparfaktor von Unternehmen mit Lagerhaltung.

Vor- & Nachteile von Lagerverwaltungs-Software

So überwiegend die Vorteile gegenüber den Nachteilen der manuellen Lagerverwaltung ab einer gewissen Größenordnung auch sind, Lagerverwaltungs-Software weist in der Praxis auch einige Nachteile auf. Die Vor- & Nachteile im Überblick:

Vorteile:
  • Zentrale Lagerverwaltung
  • Höhere Lagereffizienz
  • Weitestgehende Automatierung auch in übergreifenden Bereichen
  • Nutzung von Software-Schnittstellen
  • Schnellere Prozess-Abwicklung
  • (Langfristige) Kostenersparnis
Nachteile:
  • Hohe Anfangsinvestitionen
  • Teilweise komplexe Umstellung
  • Updates
  • Aufwändigere Datenpflege & Fehlerkorrektur

Wie findet man die richtige Software für die Lagerverwaltung?

Sowohl funktionsseitig als auch preislich gibt es bei den Angeboten für Lagerverwaltungs-Software große Unterschiede. Out-of-the-box-Lösungen, für das Unternehmen individualisierte WMS sowie integrierte Suite-Systeme müssen zu den Anforderungen und Bedürfnissen und nicht zuletzt auch der Branche passen.

Eine moderne Lagerhaltung benötigt eine Software, es muss aber die Richtige sein. Sie alle sollen Ordnung in die Lagerstruktur bringen, um Lagerflächen und Personal effizient und mit niedriger Fehlerquote zu nutzen. Kleine Unternehmen benötigen kleine Lösungen und würden mit völlig überdimensionierter Lagerverwaltungs-Software nicht nur kostenseitig weit über das Ziel hinausschießen. Großlager wiederum benötigen komplexe Software-Schnittstellen und eine sorgfältige Integration, um auch andere Unternehmensbereiche übergreifend mit den notwendigen Informationen zu versorgen.
Diese Software ist zu empfehlen!

Zu der im Warehouse- & Logistik-Bereich in einschlägigen Tests am besten bewerteten, professionellen Lagerverwaltungs-Software zählen z.B. Sage 100, LogControl Lagersoftware WHM und Megaventory Lagerverwaltung.

Verschiedene Software- & Preismodelle erhältlich

Überschaubar sind die Kosten für Software, die monatlich je Nutzer abgerechnet wird. Hierzu zählt die einzelne Lagerhaltungs-Software für die zentrale Verwaltung kleiner und mittlerer Lager mit geringer Automatisierung. Das monatliche Nutzungsentgelt liegt hier bei ab 10 EUR. Sinnvoll ist diese Lösung z.B. für kleinere Handwerksbetriebe oder Einzelhändler.

Lagerverwaltungs-Software als Teil einer Suite-Lösung besteht nur aus einer Basis-Software, die je nach branchenspezifischen Nutzungsanforderungen um zusätzliche Software ergänzt und angepasst werden kann. Für die teilweise funktional eingeschränkte Nutzung beträgt der Preis ab 15 EUR monatlich zuzüglich Software-Erweiterungspakete.

Selbstverständlich sind die vorgenannten Software-Angebote auch als Gesamtpaket statt auf monatlicher Nutzungs-Basis erhältlich. Kleine Unternehmen arbeiten jedoch kostengünstiger mit monatlichem Nutzungs-Entgelt und können den Support der Anbieter nutzen. Updates sind in der Regel im Monatspreis bereits enthalten.

Komplexe und individuell an den Kunden angepasste Warehouse Management Systeme oder integrierte Suite-Systeme sorgen für die weitgehende Automatisierung von Großlagern und Logistik-Zentren. Preiseangaben sind aufgrund der Komplexität und unternehmensspezifischen Anforderungen nur nach Absprache möglich.

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