Lagerverwaltung mit Excel - Übersicht & Informationen

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Viele Unternehmen arbeiten mit Microsofts Excel als Software-Lösung für die Lagerverwaltung. Insbesondere KMUs schätzen es sehr. Das vielseitige Office-Programm ist eine Art "Evergreen" in praktisch allen Bereichen der Warenwirtschaft. Doch wie sinnvoll ist Excel für die Lagerverwaltung wirklich?

Mit Excel das Lager verwalten: Die Vorteile

Wer mit Verantwortlichen spricht, die auf Excel schwören, hört praktisch immer die identischen drei Vorzüge der Office-Lösung:
  • Kostengünstig: Als Teil von MS Office fallen keine zusätzlichen Anschaffungskosten für Excel an. Zudem finden sich im Netz zahlreiche kostenlose Vorlagen für die Lagerverwaltung - insbesondere für das Bestandsmanagement
  • Einfachheit: Excel verlangt selbst von Personen, die noch nie mit der Software gearbeitet haben, nur eine geringe Einarbeitungszeit. Das Design entspricht dem der sonstigen Office-Lösungen. Intuitiv weiß jeder Nutzer, wo sich welche Funktion befindet. Die feste Struktur von Excel gestattet es zudem, dass ein neuer Mitarbeiter die Arbeit seines Vorgängers problemlos fortsetzen kann
  • Kompatibilität im Microsoft-Ökosystem: Excel gestattet den einfachen Import und Export von Daten innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Dies kann bereits vorteilhaft im Zusammenspiel mit Word sein. Noch wichtiger sind für die Lagerverwaltung aber die Integrationsmöglichkeiten in Visio. Dadurch lassen sich beispielsweise Lagerbestände basierend auf den Excel-Daten sehr einfach visualisieren. Dies ist hilfreich für den Einkauf, das Marketing oder beispielsweise für die strategische Planung.

Die Nachteile der Lagerverwaltung mit Excel

Großunternehmen verwalten ihre Lager selten mit Excel. Sie haben die Kehrseite der Medaille kennengelernt. Es sind vor allem zwei Nachteile, die sie abschrecken:
  • Arbeitszeit-Nutzeneffizienz erreicht einen Grenzpunkt: Excel verlangt zahlreiche händische Eingaben. Artikeldatenbanken können zwar angelegt und dann automatisiert genutzt werden. Allerdings verlangt die Anlage und Pflege sehr viel Arbeitszeit. Beispielsweise Unternehmen aus der Möbelbranche, die häufig mehr als eine Million unterschiedliche Artikel führen, kommen an einen Punkt, an dem sich die Arbeitszeit-Nutzeneffizienz von Excel nicht mehr rechnet. Es ist für sie unter dem Strich günstiger, eine kostenpflichtige, aber leistungsstärkere Version einzusetzen
  • Mangelnde Kompatibilität mit Microsoft-fremden Programmen: Viele Software-Hersteller bemühen sich darum, ihre Lösungen mit denen von Microsoft kompatibel zu gestalten. Dies gilt allerdings längst nicht für jeden Anbieter. Die Qualität der verfügbaren Lösungen hat zudem eine hohe Fallhöhe. Gerade die Daten der Lagerverwaltung werden aber noch in zahlreichen anderen Unternehmensbereichen benötigt. Eine nahtlose Synchronisierung mit der Warenwirtschaft oder dem ERP ist beispielsweise wünschenswert. Hier stößt die Arbeit mit Excel an ihre Grenzen
Fazit

Excel als Software-Lösung für die Lagerverwaltung macht vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen Sinn, die mit nur wenig differenzierten Depots arbeiten. Die Frage der Kosten und der Einfachheit gibt den Ausschlag. Je größer und umfangreicher das eigene Lager wird, desto mehr schwerwiegender fallen jedoch die Grenzen von Excel ins Gewicht.

Zusammenfassung Excel für die Lagerverwaltung

  • Kostengünstig
  • Einfach
  • Stark im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-Lösungen
  • Problematisch für große und stark differenzierte Lager
  • Möglicherweise Probleme bei der Kompatibilität mit Microsoft-fremden Programmen
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