XRechnung – Darum ist sie für deutsche Unternehmen relevant
Der deutsche Gesetzgeber hat bereits entschieden, dass Unternehmen in Zukunft auf elektronische Rechnungen setzen müssen. Grund hierfür ist unter anderem, dass die Digitalisierung des Rechnungswesens zahlreiche Vorteile mit sich bringt, zu denen unter anderem ein effizienterer Datenaustausch zählt. Unternehmen müssen sich daher zwangsläufig mit modernen Rechnungsformaten auseinandersetzen, welche die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen möglich machen.
XRechnung und ZUGFeRD
Zu den bekanntesten und am häufigsten zum Einsatz kommenden Rechnungsformaten zählen die XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate zeichnen sich dadurch aus, dass sie den hohen Anforderungen des Gesetzgebers an elektronische Rechnungen entsprechen. Eine Gemeinsamkeit besteht darin, dass eine XML-Datei enthalten ist. Dabei sind sowohl die Inhalte als auch die Struktur genau vorgegeben. Es gibt jedoch auch große Unterschiede zwischen den beiden Formaten, die Unternehmen bei der Auswahl eines zu den eigenen Bedürfnissen passenden Rechnungsformats berücksichtigen sollten. Hierzu zählt, dass eine durch das Format ZUGFeRD erstellte Rechnung neben der maschinell lesbaren Datei auch einen PDF-Teil enthält, der vom Anwender eingesehen werden kann. Bei der XRechnung hingegen handelt es sich um eine reine XML-Datei.
Diese Vorteile bringt die XRechnung mit sich
Die XRechnung wurde eingeführt mit dem Ziel innerhalb von Deutschland elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verschicken, die sich durch ein einheitliches Format auszeichnen. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass sämtliche in diesem Prozess beteiligte Parteien auf die gleichen Daten zurückgreifen, was den Prozess der Rechnungsverarbeitung deutlich erleichtert. Schließlich muss lediglich ein einzelnes Rechnungsformat verarbeitet werden können. Die Erstellung und der Versand von XRechnungen sorgt für eine Digitalisierung des Rechnungswesens innerhalb von Unternehmen. Die empfangenen elektronischen Rechnungen lassen sich automatisch weiterverarbeiten. Das bedeutet, dass Mitarbeiter sich nicht mehr manuell um die Weiterverarbeitung von eingehenden Rechnungen kümmern müssen. Dies reduziert den zeitlichen Aufwand deutlich, sodass sich Mitarbeiter wieder wichtigen strategischen Entscheidungen widmen können. Zudem reduziert sich die Fehleranfälligkeit, da es bei einer automatisierten Abwicklung durch eine Software zu keinen Konzentrationsfehlern kommt.
Die XRechnung erfolgreich integrieren
Um die XRechnung erfolgreich in den Betrieb integrieren zu können, bedarf es der Umsetzung mehrerer Schritte. Der erste Schritt besteht in der Analyse der aktuellen Situation. Unternehmen müssen die bereits bestehenden Systeme dahingehend überprüfen, ob diese für eine Einführung der XRechnung geeignet sind. Unter Umständen sind vorherige Anpassungen an den bestehenden Systemen erforderlich, damit die XRechnung korrekt verarbeitet und gespeichert wird. Im nächsten Schritt müssen sich Unternehmen entscheiden, auf welche Weise die XRechnung generiert werden soll. Zu den Möglichkeiten zur Erstellung zählen:
- Generatoren
- Buchhaltungssoftware
- E-Rechnungs-Netzwerkanbieter
Dabei sollten Unternehmen darauf achten, dass das strukturierte Rechnungsformat automatisch validiert wird. Zudem sollte die internationale Norm für die Langzeitarchivierung eingehalten werden. Damit es beim Umgang mit der XRechnung zu keinen Problemen kommt, bedarf es umfangreicher Schulungen der Mitarbeiter. Schließlich müssen diese mit der zum Einsatz kommenden Software umzugehen wissen. Hierfür fallen gewisse Investitionen an und die Mitarbeiter können während der Schulung nicht ihrer Arbeit nachgehen. Langfristig lohnen sich solche Schulungen allerdings, da gut geschulte Mitarbeiter effizienter arbeiten, wodurch die Produktivität innerhalb des Unternehmens gesteigert wird. Ein weiterer wesentlicher Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter weniger Fehler unterlaufen, wenn diese mit der jeweiligen Software umzugehen wissen.