Einen guten Schichtplan erstellen – diese Überlegungen sind notwendig
Für ein gut funktionierendes Unternehmen ist ein optimaler Schichtplan von entscheidender Bedeutung. Denn dieses Instrument ist verantwortlich, wenn es um einen reibungslosen Betriebsablauf mit möglichst hoher Effizienz geht. Doch oft sind die Punkte unklar, die beim Aufstellen eines solchen Plans unbedingt beachtet werden müssen. Deshalb schauen wir sie uns hier in diesem Artikel genau an.
Den Bedarf genau analysieren
Ein guter Schichtplan zeichnet sich dadurch aus, dass er für den vorhandenen Bedarf genau die richtigen Arbeitskräfte zur Verfügung stellt. Bietet er eine gute Struktur, bedeutet dies, dass in den verschiedenen Abteilungen und auf allen Positionen zu jeder Zeit genügend Personal vorhanden ist. Daraus erwächst eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn auch ihre Bedürfnisse werden bei einem guten Schichtplan berücksichtigt.
Zum andern spielen juristische Faktoren hier eine große Rolle. Ein gut ausgereifter Plan nimmt Rücksicht auf die verschiedenen Vorschriften zur Arbeitszeit. Aus diesem Grund kann sich das Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite wissen.
Los geht es deshalb mit der genauen Analyse des Personalbedarfs. Hierbei müssen auch saisonale Schwankungen und andere Einflüsse auf die Auslastung des Betriebs berücksichtigt werden. Erst wenn der Bedarf bekannt ist, können die nächsten Schritte folgen.
Schichtplan Software für die Erstellung nutzen
Wie der Punkt oben zeigt, müssen viele verschiedene Faktoren beim Erstellen des Plans berücksichtigt werden. Kein Chef kann dies so gut wie eine klug strukturierte Software. Aus dem Grund bietet es sich an, Schichtplan Software zur Hilfe zu nehmen. Diese erstellt den Plan automatisch, nachdem die wichtigen Daten für die Analyse des Bedarfs und die Strukturierung des Betriebs eingegeben wurden. Ein Beispiel für eine solche Software steht zum Beispiel auf dieser Seite zur Verfügung https://factorialhr.de/schichtplanung.
Die gesetzlichen Regelungen und Vereinbarungen prüfen
Nachdem das erste Konzept erstellt wurde, ist es jetzt an der Zeit, um den Blick zu weiten. Denn wie bereits erwähnt, ist der Schichtplan gesetzlichen Vorgaben unterworfen. Bevor es so richtig losgehen kann, müssen deshalb die juristischen Belange geprüft werden. Können dort keine Verstöße festgestellt werden, so geht es weiter mit den internen Vereinbarungen des Betriebs, die zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern getroffen wurden. Auch hier zeigt sich im Optimalfall, dass keine Interessen aufeinander prallen und alle Vereinbarungen eingehalten werden können. Anschließend geht es um die weiteren Wünsche der Mitarbeiter, auch wenn sie nicht fest vereinbart wurden.
Die Schichtmodelle festlegen
Jetzt ist es soweit und die verschiedenen Arbeitszeiten können festgelegt werden. Hierfür bietet sich das bekannte Modell mit Früh-, Spät- und Nachtschichten neben seinen verschiedenen Variationen an. Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass auch die Pausen direkt eingeplant werden. Auch die Höhe der erforderlichen Zuschläge wird jetzt deutlich.
Nachdem der Plan erstellt wurde, kann er den Mitarbeitern erstmals zur Verfügung gestellt werden. Jetzt haben sie die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten dort einzusehen. Wichtig ist, trotz dieser Vorbereitung flexibel zu bleiben und auf neue Bedingungen zu reagieren. So muss sich der Plan bei unvorhergesehenen Ereignissen ändern, damit nicht mal zu wenig und mal zu viel Personal im Betrieb ist. Wer sich von den starren Mustern löst, der wird dazu in der Lage sein, damit gute Ergebnisse zu erzielen.