Gesetzliche Anforderungen und praktische Tipps zur Einführung von E-Rechnungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen läuft bereits. Bislang besteht noch kein Handlungsbedarf für Unternehmen, doch bald ist es so weit. Welche gesetzlichen Anforderungen ab wann gelten und wie Firmen E-Rechnungen bestmöglich in ihren Arbeitsalltag integrieren können, zeigt dieser Artikel.
Bild: Schon bald müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und zur Verfügung stellen können. Bildquelle: Flyfin via pixabay.com
Was sind E-Rechnungen?
Die Einführung von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 steht kurz bevor. Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, um in Zukunft den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rechnungen versenden zu können. Doch was sind E-Rechnungen überhaupt?
Damit sind nicht etwa Rechnungen gemeint, die per E-Mail versendet oder mit einem Computerprogramm erstellt werden. Die Anforderungen an E-Rechnungen gehen etwas tiefer. Es handelt sich um Dokumente, die vollständig elektronisch verarbeitet werden können. Das reicht von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung und zur Archivierung.
E-Rechnungen werden in einem einheitlichen und standardisierten Format erstellt. So können sie von Computersystemen ohne Probleme automatisiert verarbeitet werden. Die neue EU-Norm fordert daher, dass das Datenformat auf einem XML-Format basiert. Dieses ist speziell für die maschinelle Verarbeitung konzipiert und ist nicht geeignet für die Sichtprüfung durch den Menschen. Gelesen werden können solche Rechnungen nur mit entsprechender Visualisierungssoftware. Es reicht also bald nicht mehr aus, Rechnungen mit dem Computer zu erstellen und auf elektronischem Wege zu verschicken.
Fakt ist: Unternehmen müssen sich so bald wie möglich auf die Einführung von E-Rechnungen vorbereiten. Zu den Grundlagen der Buchhaltung gehört es nun einmal, korrekte Rechnungen auszustellen!
Wann müssen Unternehmen E-Rechnungen nutzen?
Die Einführung der E-Rechnung ist eine Maßnahme der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Tatsächlich sind Lieferanten des Bundes seit 27. November 2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und entgegenzunehmen. Die Grundlage für die Änderungen bildet das E-Rechnungsgesetz des Bundes. Auf welchem Weg Rechnungen versendet werden müssen, variiert von Bundesland zu Bundesland.
Bislang können alle anderen Unternehmen noch frei entscheiden, in welcher Form sie ihre Rechnungen verschicken: sei das eine Papierrechnung, eine PDF-Rechnung oder eine elektronische Rechnung. Geregelt ist das im Umsatzsteuergesetz.
Das ändert sich jedoch auch bald. Zwar gibt es bislang noch keine Pflicht zur E-Rechnung, doch ab 2025 gibt es diesbezüglich Änderungen – und zwar für alle B2B-Unternehmen. Ab 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen können. Das regelt wiederum das Wachstumschancengesetz. Dieses wurde am 22. März 2024 vom Bundesrat verabschiedet und hat zum Ziel, die Steuermeldung zu vereinfachen.
Einen harten Übergang von 2024 auf 2025 wird es allerdings nicht geben. Vielmehr handelt es sich um einen schleichenden Prozess. Die Übergangsfrist reicht bis zum 31. Dezember 2026. Bis zu diesem Stichtag sind Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro im Jahr gilt als Stichtag der 31. Dezember 2027. Somit lässt sich sagen: Ab 2028 gilt die Pflicht für E-Rechnungen für alle B2B-Unternehmen.
E-Rechnungen im Unternehmen einführen – wie geht das?
Viele Unternehmen, die bislang ihre Buchhaltung sehr traditionell geführt haben, sind von dem Gedanken, dass es bald eine so große Umstellung geben wird, nicht gerade begeistert. Wie bereitet man sich daher auf die Änderungen vor? Und wie kann man E-Rechnungen im Unternehmen einführen?
Wer ein Rechnungsprogramm bzw. eine entsprechende Software nutzt, kann sich freuen: Viele Anbieter übernehmen die Änderungen und stellen E-Rechnungen direkt zur Verfügung. So ändert sich für das Unternehmen nichts und die neue Funktion kann automatisch genutzt werden. Dabei sollten sich Firmen jedoch darüber informieren, ob das genutzte Rechnungsprogramm auch wirklich die gewünschten Features beinhaltet.
Eine Alternative ist der Gang zum Profi. Unternehmen in der Branche Buchhaltung sind mehr gefragt denn je. Denn sie wissen genau, worauf es bei E-Rechnungen und den Änderungen, die damit einhergehen, ankommt. So können sich Unternehmen sicher sein, dass an alle wichtigen Faktoren gedacht wird. Zudem können sie Aufgaben auslagern und haben mehr Zeit für wichtigere Dinge. Nicht ohne Grund gibt es Profis für die Buchhaltung!
Zudem gilt: Es ist noch viel Zeit, bis die Änderungen in Kraft treten. Daher ist es gut, sich bereits jetzt mit dem Thema zu befassen und Schritt für Schritt Anpassungen zu veranlassen. So ist man für den Stichtag optimal gerüstet.
Fazit
Die E-Rechnung kommt – und Unternehmen sollten darauf vorbereitet sein. Die Änderungen betreffen ausschließlich B2B-Unternehmen, sodass sich B2C-Unternehmen noch zurücklehnen können. Dennoch lohnt es sich für alle Firmen, sich mit dem Thema zu befassen. Dank großzügiger Übergangsfristen dürfte es jedem möglich sein, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Rechnungssoftware und Profis unterstützen dabei.