E-Rechnung im Unternehmenskontext – Chancen der digitalen Transformation und betriebswirtschaftliche Effizienzsteigerung

Die fortschreitende Digitalisierung verändert alle Unternehmensbereiche, insbesondere das Rechnungswesen, und eröffnet betriebswirtschaftlich relevante Chancen. Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend – eine Maßnahme, die Unternehmen nicht nur zu einer Anpassung ihrer internen Prozesse zwingt, sondern auch das Potenzial hat, ihre Effizienz erheblich zu steigern. Softwarelösungen, die die E-Rechnung unterstützen, bieten dabei nicht nur eine rechtssichere Umsetzung, sondern eröffnen auch neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Kostensenkung. Für Sie als Studierende der Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftswissenschaften ist die E-Rechnung ein praxisnahes Beispiel, um die Umsetzung digitaler Transformation im Rechnungswesen zu verstehen und die Rolle moderner Softwarelösungen bei der Optimierung betrieblicher Prozesse zu analysieren.

Als zukünftige Manager oder Berater werden Sie regelmäßig mit der Frage konfrontiert, wie gesetzliche Vorgaben in betriebliche Prozesse integriert werden können. Die E-Rechnung zeigt praxisnah, wie Digitalisierung und Effizienzsteigerung Hand in Hand gehen – ein Wissen, das Sie in Ihrer Karriere immer wieder brauchen werden.

Warum die E-Rechnung für Unternehmen relevant ist – Eine betriebswirtschaftliche Perspektive

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Ab dann wird eine Rechnung nur dann als E-Rechnung anerkannt, wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Diese Digitalisierung ermöglicht eine automatisierte Datenübertragung zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner, was den Prozess deutlich effizienter und fehlerfreier gestaltet. Zwei wichtige Formate sind hierbei ZUGFeRD und XRechnung, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden als auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit von Rechnungen erhöhen.

Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen können, riskieren nicht nur rechtliche Probleme, sondern auch den Verlust von geschäftlichen Partnerschaften im B2B-Bereich. Insbesondere bei Transaktionen mit Zulieferern oder beim Austausch von Rechnungen zwischen Auftraggebern und -nehmern müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die neuen digitalen Formate unterstützen.

Für Unternehmen ist der Einsatz der richtigen Softwarelösung essenziell, um nicht nur die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern auch betriebliche Prozesse zu optimieren. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können Fehlerquellen reduziert, Kosten gesenkt und Zahlungseingänge beschleunigt werden – alles wichtige Faktoren für die Liquiditätsplanung und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Diese Veränderungen bieten Unternehmen die Gelegenheit, ihre digitalen Transformationsprozesse aktiv zu gestalten und betriebswirtschaftliche Modelle wie das Business Process Management und den Return on Investment (ROI) weiter zu optimieren.

Rechtliche Grundlagen und Übergangsregelungen der E-Rechnung

Ein Verständnis der rechtlichen Grundlagen und Übergangsregelungen ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Studierende relevant, die sich auf eine Tätigkeit in Bereichen wie Compliance, Rechnungswesen oder Controlling vorbereiten. Verstehen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen der E-Rechnung, können Sie im späteren Berufsleben fundierte Entscheidungen treffen und gesetzeskonforme Prozesse gestalten.

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025 basiert auf verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, die sowohl auf europäischer als auch auf nationaler Ebene geregelt sind. Diese beinhalten insbesondere die folgenden zentralen Regelungen:

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Diese europäische Richtlinie, die bereits seit 2014 in Kraft ist, regelt die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Sie legt die Anforderungen an das Format und die Datenstruktur von E-Rechnungen fest, die aktuell bereits fürfür öffentliche Aufträge relevant sind und künftig auch für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) ab 2025 gelten werden.
• E-Rechnungsverordnung (ERechV): Die ERechV stellt die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland dar und definiert detailliert, wie die elektronische Rechnung im B2B-Bereich ausgestaltet sein muss. Die Verordnung stellt sicher, dass Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen, die erforderlichen rechtlichen und technischen Standards einhalten.
• Wachstumschancengesetz (BGBl 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024): Mit diesem Gesetz wird die Pflicht zur E-Rechnung auf alle Unternehmen im B2B-Bereich ausgeweitet. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen also verpflichtet, E-Rechnungen im gesamten B2B-Geschäftsverkehr zu akzeptieren und auszustellen. Dies betrifft jedoch nur Unternehmen, die im Inland tätig sind – grenzüberschreitende B2B-Transaktionen unterliegen anderen Regelungen.

Übergangsregelungen für die E-Rechnungspflicht

Obwohl die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt, gibt es Übergangsregelungen, die den Unternehmen eine schrittweise Anpassung ermöglichen und sie bei der Umstellung unterstützen sollen:

• Bis Ende 2026: Unternehmen, die im Jahr 2025 oder 2026 B2B-Umsätze erzielen, können weiterhin Papierrechnungen empfangen und versenden, wenn der Empfänger der Rechnung damit einverstanden ist. Dies bedeutet, dass E-Rechnungen noch nicht zwingend im gesetzlich vorgeschriebenen Format vorliegen müssen, wenn der Rechnungsempfänger der Nutzung von traditionellen Papierrechnungen zustimmt (gemäß § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Bis Ende 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro gilt eine Sonderregelung. Diese Unternehmen können die gleichen Übergangsregelungen wie bis Ende 2026 in Anspruch nehmen. Sobald jedoch der Umsatz die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, müssen alle Rechnungen ab 2027 elektronisch und im maschinenlesbaren Format (EDI-Verfahren) erstellt und übermittelt werden.
• Ab 2028: Ab dem Jahr 2028 müssen alle Unternehmen die neuen gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung vollständig umsetzen. Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen verbindlich und es gibt keine Ausnahmen oder Übergangsfristen mehr. Das bedeutet, dass ab 2028 ausschließlich E-Rechnungen im vorgesehenen Format akzeptiert werden.

Dank der Übergangsregelungen haben Unternehmen eine gewisse Flexibilität, sodass sie sich schrittweise an die neuen Anforderungen anpassen können. Für viele Unternehmen bietet sich die Gelegenheit, ihre internen Prozesse im Zuge der Umstellung auf die E-Rechnung langfristig zu optimieren und von den betriebswirtschaftlichen Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es und welche Bedeutung haben sie für die betriebliche Praxis?

Im Rahmen der digitalen Transformation müssen Unternehmen die Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen, wobei die Wahl des passenden Formats direkte Auswirkungen auf betriebliche Prozesse, Kosten und Effizienz hat. Insbesondere gilt es, die europäische Norm für die elektronische Rechnungserstellung zu beachten und ein Format zu wählen, das die Vorgaben für strukturierte elektronische Daten berücksichtigt. Zwei gängige Formate, die diese Anforderungen erfüllen, sind „XRechnung“ und „ZUGFeRD“.

Die Wahl des richtigen Formats hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung ab und ist daher für Unternehmen von großer Bedeutung, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und die Effizienz in der Rechnungsstellung zu steigern.

ZUGFeRD:

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das aus einem lesbaren PDF-Dokument und einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht.

Eigenschaften:

• ZUGFeRD ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar und bietet dadurch eine flexible Lösung für Unternehmen, die mit digitalen, aber auch physischen Dokumenten arbeiten.
• Besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die eine effiziente und zugleich verständliche Lösung für die elektronische Rechnungsstellung suchen.
• Durch die doppelte Lesbarkeit erleichtert es die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern mit unterschiedlichen digitalen Infrastrukturen und Anforderungen.

XRechnung:

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für den maschinellen Austausch von Rechnungsdaten konzipiert wurde.

Eigenschaften:

• Sie ist insbesondere im öffentlichen Sektor sowie bei großen Unternehmen von Bedeutung, da sie eine effiziente und automatisierte Bearbeitung von Rechnungen ermöglicht.
• Die XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Bereich des öffentlichen Auftragswesens, was ihre Relevanz für Unternehmen in diesem Sektor unterstreicht.
• Durch die vollständige Automatisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen manuelle Eingriffe minimieren, was Zeit und Kosten spart.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in der Lesbarkeit: ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbare und menschenlesbare Komponenten, was es besonders flexibel für den Einsatz in verschiedenen Unternehmenskontexten macht. Es ermöglicht eine Kombination aus automatisierter Verarbeitung und der Möglichkeit für Mitarbeiter, die Rechnung bei Bedarf manuell zu prüfen. XRechnung hingegen ist rein auf die maschinelle Verarbeitung ausgelegt und enthält keine für den Menschen sichtbaren Informationen. Dies macht die XRechnung besonders effizient für Unternehmen und Institutionen, die auf eine vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung angewiesen sind, etwa im öffentlichen Sektor oder bei großen Unternehmen.

Betriebswirtschaftliche Vorteile der E-Rechnung durch Softwarelösungen

Zwar ist die Einführung einer Software nicht zwingend notwendig, um den Anforderungen ab 2025 gerecht zu werden, jedoch geht eine Softwarelösung für die E-Rechnung über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinaus. Sie bietet Unternehmen eine Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Vorteilen, die zu einer langfristigen Effizienzsteigerung führen. Das kann gerade für Sie als zukünftige Entscheidungsträger entscheidend sein, wenn Sie Unternehmen dabei unterstützen wollen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Umstellung auf eine solche Softwarelösung trägt also nicht nur zur Vereinfachung der Rechnungsstellung bei, sondern optimiert auch viele weitere betriebliche Prozesse:

• Automatisierung: Durch den Einsatz einer E-Rechnungssoftware werden Prozesse wie die Erstellung, der Versand und die Archivierung von Rechnungen vollständig automatisiert. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch manuelle Fehler, die in traditionellen, papierbasierten Verfahren häufig auftreten. Gleichzeitig wird der Verwaltungsaufwand erheblich verringert, wodurch Ressourcen effizienter genutzt werden können.
• Rechtssicherheit: Die korrekte Implementierung einer E-Rechnungssoftware gewährleistet, dass alle gesetzlichen Anforderungen, etwa hinsichtlich der elektronischen Rechnungserstellung und Archivierung, zuverlässig eingehalten werden. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass die Software stets den neuesten rechtlichen Vorgaben entspricht, was das Risiko rechtlicher Konsequenzen minimiert.
• Effizienzsteigerung: Die Integration der E-Rechnung in eine umfassende Unternehmenssoftware ermöglicht es, nicht nur den Rechnungsprozess, sondern auch andere kaufmännische Funktionen wie Buchhaltung, Zahlungsmanagement und das Mahnwesen zu optimieren. Die nahtlose Vernetzung dieser Funktionen sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung aller relevanten Geschäftsprozesse, wodurch die Gesamteffizienz des Unternehmens gesteigert wird.
• Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die moderne Softwarelösungen für die E-Rechnung einsetzen, steigern ihre betriebliche Effizienz und können Projekte schneller und kostengünstiger abwickeln. Die Fähigkeit, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, gibt Unternehmen so einen Wettbewerbsvorteil, da sie in der Lage sind, auf Marktveränderungen flexibler zu reagieren und ihre Ressourcen gezielt einzusetzen.
• Formatunterstützung: Eine Software, die sowohl das ZUGFeRD- als auch das XRechnung-Format unterstützt, gewährleistet, dass die Rechnungserstellung nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Dies sichert die Einhaltung von Standards und ermöglicht eine problemlose Kommunikation mit unterschiedlichen Geschäftspartnern, die verschiedene Anforderungen an die Rechnungserstellung haben.
• Datenschutz: Der sichere Umgang mit sensiblen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein weiteres wichtiges Merkmal einer modernen E-Rechnungssoftware. Die Software sorgt dafür, dass alle relevanten Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden, wodurch das Unternehmen vor möglichen Datenschutzverletzungen geschützt wird.

Insgesamt bietet die Einführung einer Software, mit der die E-Rechnung problemlos erstellt werden kann, nicht nur eine Erfüllung gesetzlicher Vorschriften, sondern trägt durch die Optimierung interner Prozesse zur langfristigen Verbesserung der Unternehmensleistung bei.

Fazit: E-Rechnung als strategische Chance für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – sie steht exemplarisch für die digitale Transformation und deren Auswirkungen auf betriebswirtschaftliche Prozesse. Für Sie als Studierende der Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftswissenschaften bietet dieses Thema eine wertvolle Gelegenheit, praxisrelevantes Wissen über die Optimierung von Geschäftsprozessen, rechtliche Rahmenbedingungen und digitale Innovationen zu erwerben. Ein Verständnis der E-Rechnung verschafft Einblicke in Themen wie Business Process Management, Liquiditätsplanung und den Einsatz moderner IT-Systeme – alles Kernbereiche, die nicht nur im Studium, sondern auch in der späteren beruflichen Praxis von entscheidender Bedeutung sind. So sind Sie bestens vorbereitet, mithilfe einer geeigneten Software die Digitalisierung in Unternehmen aktiv mitzugestalten.