Verpflegungsmehraufwand im Ausland (Reisekosten)

Wie auch bei Reisen im Inland kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber steuerfrei sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen erhalten.

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht jedes Jahr die Tabelle, welche Beträge in den jeweiligen Ländern für die Verpflegung und die Übernachtung bezahlt werden können. Die Zahlung der Beträge ist übrigens keine Pflicht des Arbeitgebers, sondern lediglich eine Grenze bis zur welcher Höhe keine Steuern anfallen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer mehr oder weniger oder auch gar keine Verpflegungsmehraufwendungen bezahlen.

Eintägige Auslandsreisen

Für jedes Land gibt es zwei Pauschalbeträge: eine gekürzte Pauschale bei einer Abwesenheit ab 8 Stunden und den vollen Pauschalbetrag ab 24 Stunden Abwesenheit. Die Abwesenheit zählt übrigens für den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstelle entfernt ist. (§9 Abs. 4a S2 EStG)

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer fährt um 7.00 Uhr von seiner Wohnung zur Arbeit, bereitet dort noch Unterlagen vor und fährt um 9.00 Uhr von seiner Arbeitsstelle zu einem Kunden nach Österreich. Nach Erledigung des Auftrages fährt er auf dem direkten Weg nach Hause und trifft dort um 16.30 Uhr ein.

Obwohl er von 7.00 Uhr – 16.30 Uhr, also 9,5 h unterwegs war, erstreckt sich die Abwesenheit von seiner Tätigkeitsstelle lediglich über 7,5 h, so dass die Mindestzeit von 8 h laut Tabelle nicht erreicht sind. Steuerfrei können ihm also keine Verpflegungsmehraufwendungen bezahlt werden.

Würde er bereits um 8.00 Uhr von seiner Arbeitsstelle wegfahren, würde sich die Abwesenheit über 8,5 h erstrecken. Damit ist die Mindestabwesenheit von 8 h erreicht, und es kann ihm eine Pauschale von 20 € ( gekürzte Pauschale für Österreich) steuerfrei bezahlt werden.

Auslandsreisen über mehrere Tage

Meistens erstrecken sich Auslandsreisen über mehrere Tage. Gerade bei der Hin- und Rückreise oder wenn mehrere Länder durchfahren werden, stellt sich die Frage, welche Pauschale gültig ist.

Grundsätzlich gilt die Pauschale des Landes, die vor 24 Uhr erreicht wurde. Sollte dieser Ort bereits wieder im Inland sein – etwa bei der Rückreise, so gilt der Ort, der letzte Tätigkeitsort (§9 Abs. 4a S5 EStG). Das hört sich jetzt kompliziert an – ist es aber nicht.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer startet seine Dienstreise am Montag um 8.00 Uhr und trifft sich am Nachmittag mit einem Geschäftspartner in der Schweiz. Er fährt anschließend weiter nach Mailand, trifft dort abends ein und übernachtet dort. Am Dienstag hat er mehrere Termine in Umkreis von Mailand und übernachtet nochmals dort. Morgens fährt er weiter nach Österreich und beendet dort am Mittwoch Nachmittag seine Aufträge. Am Mittwoch gegen 20 Uhr ist er wieder zuhause.



* Montag 8 – 24 Uhr = 16 h – Pauschale für Italien, da der Ort gilt, der vor 24 Uhr erreicht wurde 26 €
* Übernachtung in Italien 156 €
* Dienstag 0 – 24 Uhr = 24 h im Umkreis von Mailand, daher volle Pauschale für Italien 39 €
* Übernachtung in Italien 156 €
* Mittwoch Abfahrt von Mailand, Tätigkeit in Österreich und Rückfahrt es gilt die Pauschale für Österreich, da der Ort der letzten Tätigkeit im Ausland zählt. Rückkehr war um 20 Uhr, also < 24 h 20 €
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Gesamt steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen 85 €
Gesamt steuerfreie Erstattung für Übernachtungen 312 €

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten können übrigens alternativ nach Beleg oder nach den Pauschalen abgerechnet werden. Sollte die Übernachtung nach Beleg abgerechnet werden, muss darauf geachtet werden, dass immer von einer Übernachtung mit Frühstück ausgegangen wird – falls nichts anderes darauf steht. In diesem Fall, muss 20% des Tagessatzes für das Frühstück abgezogen werden, da die Mehrkosten für das Frühstück bereits in den Verpflegungsmehraufwendungen enthalten ist:

Beispiel:
Im obigen Beispiel wird eine Hotelrechnung über 180 € pro Nacht ausgestellt. Es wird nicht angegeben, ob Frühstück enthalten ist, daher muss davon ausgegangen werden, dass der Arbeitnehmer auch gefrühstückt hat. Der Tagessatz für Mailand liegt bei 39 €. 20% davon werden für das Frühstück gerechnet – also 7,80 €. Dem Arbeitnehmer können also nur 171,20 € ( 180 € - 7,80 € ) steuerfrei erstattet werden.

Und wenn der Arbeitgeber höhere Kosten erstattet?

Erstattet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer höhere Kosten, wie etwa die tatsächlichen Verpflegungskosten, so handelt es sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Es besteht jedoch die Möglichkeit den Betrag in gleicher Höhe wie die Pauschale mit 25% pauschal zu versteuern (§40 Abs. 2 Nr. 4 EStG) Die Kosten der pauschalen Steuer kann der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer tragen – je nach Vereinbarung.

Beispiel:
Der Arbeitnehmer im obigen Beispiel weist dem Arbeitgeber nach, dass er täglich 50 € für seine Verpflegung bezahlt hat. Der Arbeitgeber erstattet diesen Betrag:
Tag steuerfrei 25% pauschal versteuert Steuer- und SV-pflichtig Gesamt
Montag 26,00 € 24,00 € 50,00 €
Dienstag 39,00 € 11,00 € 50,00 €
Mittwoch 20,00 € 20,00 € 10,00 € 50,00 €
Gesamt 85,00 € 55,00 € 10,00 € 150,00 €
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