UST bei Beschaffungsvorgängen buchen

Jeder Unternehmer muss irgendwann einmal Dinge für sein Unternehmen beschaffen. Sei es z.B. ein Laptop für das Anlagevermögen, Waren für den Weiterverkauf bei den Vorräten, oder Aufwand aus dem Kauf von Büromaterial, Fachliteratur, Werbung oder sonstigem. Dabei spielt bei jedem einzelnen Vorgang die Umsatzsteuer auch immer eine Rolle. Die aus Beschaffungsvorgängen abziehbare Umsatzsteuer wird als Vorsteuer bezeichnet und stellt bis zur Erstattung eine Forderung des Unternehmens gegenüber dem Finanzamt dar. Denn im ersten Schritt zahlt der Unternehmer die Umsatzsteuer beim Kauf von beispielsweise Büromaterial, und im zweiten Schritt macht er diese gezahlte Steuer beim Finanzamt geltend und bekommt sie erstattet.

UST buchen - ein Beispiel...

Machen wir doch einmal ein Beispiel: Wir kaufen Notizzettel, Stifte und Druckerpatronen - also Büromaterial - für 50 € und zahlen mit EC-Karte.

Auf dem Kassenzettel stehen:
42,02 € netto + 7,98 € 19% USt = 50 € brutto.

In unserer Buchhaltung buchen wir:


Büromaterial 42,02€
Vorsteuer 7,98 €
an Bank 50,00 €

Wir haben nun einen Anspruch von 7,98 € gegenüber dem Finanzamt, der sich auf dem Vorsteuerkonto wiederspiegelt. Wir erklären diesen Anspruch mittels den entsprechenden Formularen gegenüber dem Finanzamt und bekommen 7,98 € vom Finanzamt überwiesen:

Bank 7,98 € an Vorsteuer 7,98 €.

Somit haben wir effektiv nur den Betrag von 42,02 € für unserer Büromaterial gezahlt. So wird bei fast allen Beschaffungsvorgängen das Vorsteuerkonto in Höhe des auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrages bebucht.

Dies gilt für alle Artikel mit 19% ausgewiesener Umsatzsteuer als auch für den ermäßigten Steuersatz von 7%, also z.B. den Kauf von Fachliteratur wie „Basiswissen Rechnungswesen“. Eine Ausnahme bilden die steuerfreien Artikel wie z.B. Briefmarken, aber auch das ist ja irgendwie klar – wenn ich keine Umsatzsteuer gezahlt habe kann ich auch keine zurückverlangen.

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