Gelangensbestätigung

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Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen muss der Unternehmer durch geeignete Belege nachweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung vom Inland in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat. Dies muss sich aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben.

Die umsatzsteuerlichen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen hat der Bundesrat am 22.03.2013 verabschiedet. Neben der Gelangensbestätigung kommen je nach Sachverhalt neue Nachweisvarianten für den Steuerpflichtigen dazu.

So können auch bestimmte

• Spediteursbescheinigungen,
• Frachtbriefe sowie
• Nachweise von Post- und Kurierdienstleistern

zum Nachweis herangezogen werden. Darüber hinaus ist die Gelangensbestätigung durch die Anwendung elektronischer Verfahren und Sammelbestätigungen für den Steuerpflichtigen einfacher umsetzbar geworden.

Die zentrale Regelung für die Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist der § 17a UStDV. Unternehmer, die im Rahmen von innergemeinschaftlichen Lieferungen die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b i.V.m. § 6a Abs. 1 UStG in Anspruch nehmen möchten, müssen durch Belege den Nachweis über die Beförderung bzw. Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet führen.

Angaben in der Gelangensbestätigung

Als eindeutig und leicht nachprüfbar nach § 17 Absatz 1 UStDV gilt insbesondere ein Nachweis, der erbracht wird durch das Doppel der Rechnung (§§ 14, 14a UStG) und durch eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung), die folgende Angaben zu enthalten hat:

• den Namen und die Anschrift des Abnehmers,
• die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen,
• im Fall der Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet und im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer den Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
• das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
• die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.

Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Die Gelangensbestätigung muss u.a. die Unterschrift des Abnehmers enthalten. Die Unterschrift des Abnehmers kann auch von einem von dem Abnehmer zur Abnahme des Liefergegenstands Beauftragten oder von einem zur Vertretung des Abnehmers Berechtigten geleistet werden.

Beispiel 1:
Ein deutsche Unternehmer hat mit einem dänischen Unternehmer eine ständige Geschäftsbeziehung und liefert in den Monaten Oktober bis Dezember Waren, über die in insgesamt 16 Rechnungen abgerechnet wird. Der deutsche Unternehmer kann in einer einzigen Gelangensbestätigung den Erhalt der Waren unter Bezugnahme auf die jeweiligen Rechnungsnummern bestätigen. Als Zeitpunkt des Warenerhalts kann der jeweilige Monat angegeben werden.


Beispiel 2:
Ein deutscher Unternehmer hat an einen spanischen Unternehmer am 10.10.2013, 20.11.2013 und 30.01.2014 Lieferungen ausgeführt. Der spanische Unternehmer kann die Lieferungen des 10.10. und des 20.11. in einer Gelangensbestätigung zusammenfassen. Für die Lieferung am 30.01. muss eine weitere Gelangensbestätigung oder ein anderer Beleg als die Gelangensbestätigung ausgestellt werden, weil diese Lieferung außerhalb des vierten Quartals liegt.

Die Gelangensbestätigung kann in jeder die erforderlichen Angaben enthaltenden Form erbracht werden. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben (§ 17a Abs. 2 Satz 4 UStDV). Eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten ist dabei nicht erforderlich. Die Bestätigung muss sich also keineswegs zwingend aus einem einzigen Beleg ergeben. Sie kann z.B. auch aus einer Kombination des Lieferscheins mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstands bestehen.

Beispiel 3:
Der deutsche Unternehmer hat einem französischen Unternehmer am 05.12.2013 einen Bürostuhl geliefert. Der französische Unternehmer hat den Stuhl mit eigenem Lkw abgeholt und nach Paris transportiert. Das Ende der Beförderung war am 07.12.2013. Der deutsche Unternehmer hat dem französischen Unternehmer am 10.01.2013 über die Lieferung eine Rechnung ausgestellt. Das Gelangen des Schranks nach Frankreich kann durch den französischen Unternehmer im Nachgang bestätigt werden.

Auf elektronischem Weg übermittelte Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann auf elektronischem Weg, z.B.

• per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang,
• per Computer-Telefax oder Fax-Server,
• per Web-Download oder
• im Wege des elektronischen Datenaustauschs

übermittelt werden. Eine wirksame elektronische Übermittlung ist auch dann möglich, wenn der Ort der elektronischen Übermittlung nicht mit dem Ort des Gelangens des Liefergegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet übereinstimmt.

Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann für umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übersandt, soll, um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können, auch die E-Mail archiviert werden, die für umsatzsteuerliche Zwecke ebenfalls in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann.

Alternativnachweise im Versendungsfall

Nach § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a UStDV kann der Unternehmer in den Fällen, in denen er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet versendet hat, den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung wie folgt führen:

• durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch einen handelsrechtlichen Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthält,
• durch ein Konnossement oder
• durch Doppelstücke des Frachtbriefs oder des Konnossements.

Zusammenfassung Gelangenbestätigung

• Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erfordert stets einen Nachweis, dass der Lieferant oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung vom Inland in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat,
• Als Nachweis gilt insbesondere die Gelangensbestätigung,
• Alternative Nachweise können über Spediteursbescheinigungen, Frachtbriefe sowie Nachweise von Post- und Kurierdienstleistern erbracht werden.

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