Freibeträge und Geschenke an Mitarbeiter

Erhält ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber eine Sachbezug bzw. einen geldwerten Vorteil, hat der Gesetzgeber Freibeträge zugelassen, die nicht der Versteuerung unterliegen.

Typische Beispiele für solche Bezüge sind etwa Tankgutscheine, Geschenke zu besonderen Anlässen oder ähnliches

44-Euro-Freigrenze für Geschenke an Mitarbeiter

Im §8 Abs. 2 Satz 11 EStG steht, dass Sachbezüge oder geldwerte Vorteile, die 44 € im Kalendermonat nicht übersteigen, nicht als Einkommen angerechnet werden. Aber Achtung: es handelt sich dabei nicht um einen Freibetrag sondern um eine Freigrenze! Der Unterschied liegt darin, dass ein Freibetrag abgezogen wird, die Freigrenze allerdings nicht überschritten werden darf.

Die Freigrenze gilt für alle Sachbezüge, die nicht nach pauschalen Sachbezugswerten - wie etwa Verpflegung etc. - angesetzt werden. Der Wert der Ware muss nach den üblichen Endpreisen, gemindert um 4% - Mitarbeiterrabatt lt. §8 Abs. 3 EStG – errechnet worden sein.

Beispiel 1:
Die Mitarbeiter erhalten von Ihrem Arbeitgeber monatlich einen Tankgutschein für 25 Liter Benzin. Der Tageswert des Treibstoffes liegt bei der Übergabe des Gutscheins bei 1,60 € / l. Der Gutschein hat also einen Wert von 40 €. Da die Freigrenze von 44 € nicht überschritten wird, muss dieser Gutschein nicht in die Lohnabrechnung einfließen – er bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei.

Beispiel 2:
Ein Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber ein Jobticket, das für das gesamte Kalenderjahr gilt. Der monatliche geldwerte Vorteil liegt bei 40 €, der gesamte Wert des Tickets liegt bei 480 €. Im Steuerrecht gilt das Zuflussprinzip – das bedeutet, obwohl der monatliche Wert die 44-€-Grenze nicht überschreitet, kann die Freigrenze nicht angewendet werden. Es fließen im Monat der Übergabe 480 € und somit ist der gesamte Wert in der Lohnabrechnung steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Beispiel 3:
Ein Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber dreimal die Woche eine Mahlzeit in der betriebseigenen Kantine. Für Verpflegung ist die amtliche Sachbezugswerttabelle anzuwenden. Darin ist z.B. im Jahr 2014 festgelegt, dass das Mittagessen mit 3,00 € täglich zu bewerten ist. Bei drei Essen pro Woche ergeben sich 12 Essen monatlich, was einen Wert von 36 € entspricht. Obwohl die 44 €-Grenze nicht überschritten ist, unterliegen die 36 € der Lohnsteuer und der Sozialversicherung, da der Wert nicht nach den üblichen Endpreisen, sondern nach pauschalen Sachbezugswerten angesetzt wurde.

Geschenke und Aufmerksamkeiten

Im Arbeitsalltag kommt es häufig vor, dass der Arbeitgeber Gefälligkeiten oder kleine Aufmerksamkeiten überreicht. In den Lohnsteuerrichtlinen wurden dafür unter R19.6 diese Gefälligkeiten näher definiert-
      a) schenkt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich seines Geburtstages, der Hochzeit oder eines ähnlichen Anlasses z.B. ein Buch, Blumen oder eine andere Kleinigkeit im Wert von bis zu 40 €, so ist dieses Geschenk
kein Arbeitslohn
      . Wird dagegen statt einem Geschenk, Bargeld übergeben, handelt es sich nicht um eine Sachleistung und ist
voll steuerpflichtig

    b) Aufmerksamkeiten dagegen sind kleine Gesten, wie Getränke oder kleine Snacks, wie sie etwa bei Besprechungen etc. üblich sind.

Buchen von Sachzuwendungen

Sachzuwendungen, die steuer- und beitragsfrei sind, müssen nicht unbedingt in der Lohnabrechnung erscheinen. Sie sind allerdings getrennt in der Finanzbuchhaltung zu buchen. In der Praxis sieht sich jeder Prüfer solche Zuwendungen oder Geschenke genauer an – deshalb ist es nicht verwunderlich, dass auch bei Prüfungen solche Vorgänge gerne abgefragt werden.

Die Buchung wird nicht über die Lohnverrechnung sondern lediglich als Aufwand gebucht:

Sachzuwendung lohnsteuerfrei
Vorsteuer an Kasse / Konto

Übrigens: Da beim Arbeitnehmer der Sachbezug immer als Bruttowert anzusehen ist, gilt die Grenze 44 € bzw. 40 € immer vom Bruttowert!

Die Gegenbuchung als Erlös mit Abführung der Umsatzsteuer, wie es bei steuerpflichtigen Sachbezügen üblich ist, entfällt hier, da sie als lohnsteuerfreie Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist.
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