Fahrtenbuch

Fangen wir aber mal mit den Grundlagen an. Welche Gründe kann es überhaupt geben ein Fahrenbuch zuführen? 

Bei vielen betrieblichen Fahrzeugen werden Fahrtenbücher geführt. Das kann innerbetriebliche Gründe z. B.

  • welche Abteilung nutzt das Fahrzeug
  • für welche Fahrten wird das Fahrzeug genutzt
  • Nachvollziehbarkeit bestimmter Tätigkeiten

oder externe Gründe haben. Hierbei geht es meistens darum, nachzuweisen, welchen Anteil die betrieblichen und privaten Fahrten bei einem Fahrzeug haben, um steuerlich keinen Nachteil zu haben.

Wann ist ein Fahrtenbuch notwendig?

Notwendig ist es eigentlich nur dann, wenn das Finanzamt grundsätzlich Zweifel daran hat, ob das Fahrzeug überhaupt betrieblich genutzt wird, oder wenn das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt wird, das Finanzamt aber von einer gemischten Nutzung - betrieblich und privat - ausgeht.

Wird ein Fahrzeug gemischt genutzt, sieht der Gesetzgeber grundsätzlich die sogenannte 1%-Regelung vor. Nur wenn der Unternehmer nachweisen kann, welcher Anteil exakt betrieblich bzw. privat ist, lässt das Finanzamt die Aufteilung der tatsächlichen Kosten nach dem Anteil der verschieden Nutzungen zu.

Wie ist ein Fahrtenbuch zu führen?

Der Gesetzgeber schreibt im 8.1 Abs. 2 Nr. 2 LstR vor, welche Inhalte ein Fahrtenbuch haben muss:

a) betriebliche Fahrten

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
  • Ort Beginn und Ende der Fahrt (mit genauer Adresse)
  • besuchten Geschäftspartner und den Zweck der Reise


b) private Fahrten

  • Kilometerangabe sind ausreichen


c) Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

  • Kilometerangaben und Vermerk als Zweck

Wichtig: Falls Lücken im Fahrtenbuch sind, oder der Anschein entsteht, dass nachträgliche Veränderung vorgenommen worden sind etc. kann das Finanzamt das Fahrtenbuch als unrichtig einstufen und die 1%-Regelung verpflichtend anwenden.

Beispiel für die Berechnung nach Fahrtenbuch

Ein Mitarbeiter nutzt ein Firmenfahrzeug. Das Fahrtenbuch wurde das gesamte Jahr ordnungsgemäß geführt. Am Jahresende werden die einzelnen Fahrten addiert, so dass folgende km ermittelt werden:

betriebliche Fahrten 59.500 km (85%)
private Fahrten 5.600 km (8%)
Fahrten Wohnung Arbeit 4.900 km (7%)

Die Strecke Wohnung Arbeit beträgt 11 km einfach, und wird an 220 Tage gefahren.
Die Kosten für das Fahrzeug werden aus der Buchhaltung entnommen und betragen jährlich:

  • Steuer 300 €
  • Versicherung 1.000 €
  • Treibstoff 8.700 €
  • Instandhaltung und Wartung: 1.000 €
  • Abschreibung : 5.000 € ( Anschaffung 30.000 €, Afa 6 Jahre)

Gesamtkosten:16.000 €

Die Kosten werden entsprechend dem prozentualen Anteil der Fahrten aufgeteilt:

betriebliche Fahrten 85 % Kosten 16.000 € x 85% = 13.600 €
private Fahren 8% Kosten 16.000 € x 8% = 1.280 €
Fahrten Wohnung Arbeit 7% Kosten 16.000 € x 7% = 1.120 €

Sowohl die privaten Fahrten als auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit sind als Sachbezug beim Mitarbeiter zu bewerten und betragen im Kalenderjahr zusammen 2.400 €.

Hätte der Mitarbeiter kein Fahrtenbuch geführt, wäre die 1% Regelung anzuwenden gewesen, die bei 1% des Listenpreises monatlich bei 300 € ( 1% von 30.000 €) und jährlich bei 3.600 € liegen würde. Der Aufwand des Fahrtenbuches hat sich in diesem Beispiel also gelohnt.
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