Bewirtungsbeleg

In diesem Artikel gehen wir auf den "Bewirtungsbeleg" ein bzw. die Bewirtungskosten und erklären, wie diese steuerrechtlich  zu handhaben sind. Was darf "abgesetzt" werden, was nicht?

Grundsätzlich gilt: Bewirtungsaufwendungen
sind, sofern sie betrieblich veranlasst sind, in voller Höhe handelsrechtlich als Betriebsausgabe abzugsfähig. Aus Sicht des Steuerrechts erfolgt jedoch eine Aufteilung.

Aufteilung der Bewirtungskosten 

  • einen abzugsfähigen Teil und
  • einen nichtabzugsfähigen Teil.
Demnach sind lediglich 70 Prozent der betrieblich veranlassten und angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe i.S.d. § 4 Abs. 4 EStG abziehbar. Für diesen 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug müssen aber noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein.

Werden diese nicht erfüllt, stehen sowohl der Abzug der Betriebsausgaben als auch der Vorsteuerabzug auf dem Spiel.

Wann können Bewirtungskosten abgesetzt werden?

Bewirtung im Sinne des EStG ist jede Überlassung von

  • Speisen,
  • Getränken,
  • sonstigen Genussmitteln (einschließlich Tabak),
  • einschließlich den anfallenden Nebenkosten (z.B. Trinkgelder)
zum sofortigen Verzehr.

Beispiel:
Bauunternehmer U lädt den Bürgermeister der Stadt D zu einem Geschäftsessen ein, um mit ihm über neue Bebauungspläne zu sprechen. Er zahlt insgesamt 60 Euro einschließlich fünf Euro Trinkgeld.

Die volle Summe ist grundsätzlich zu 70 Prozent steuerrechtlich als Betriebsausgabe abzugsfähig, sofern die Bewirtung als angemessen angesehen werden kann, sie betrieblich veranlasst ist und U einen entsprechenden Nachweis über die Bewirtung führen kann.

Eine Bewirtung liegt dagegen nicht vor, wenn anlässlich von geschäftlichen Besprechungen z.B. lediglich Kaffee, Tee oder Gebäck gereicht wird. Dies wertet die Finanzverwaltung als Geste der Höflichkeit. Diese Aufwendungen sind in voller Höhe abzugsfähig.

Welche Nachweispflichten müssen erfüllt sein?

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG muss der Steuerpflichtige schriftliche Angaben machen über:

  • den Ort,
  • den Tag,
  • die Teilnehmer,
  • den Anlass und
  • die Höhe der Aufwendungen.

Diese Angaben hat der Steuerpflichtige zu unterzeichnen. Bei der Bewirtung in einer Gaststätte kann mit Vorlage der Rechnung auf die Angaben zum Ort und zum Tag der Bewirtung verzichtet werden.

Liegt eine solche Gaststätten-Rechnung nicht vor, so müssen der Tag und der Ort per Hand aufgezeichnet werden. Bei der Ortsbestimmung reicht die Angabe der Stadt allein nicht aus, vielmehr muss die Lokalität eindeutig identifizierbar sein.

Weiter müssen alle teilnehmenden Personen namentlich aufgeführt werden. Grundsätzlich kann auf die Angabe einer Adresse verzichtet werden, sofern alle Teilnehmer zweifelsfrei zu unterscheiden sind. In der Praxis hat es sich bewährt, zu den Namen auch Angaben zu ihrer Firmenzugehörigkeit zu machen. Insbesondere muss darauf geachtet werden, dass auch

  • der Steuerpflichtige selbst,
  • sein Ehepartner und
  • die Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen
genannt werden, soweit sie an der Bewirtung teilgenommen haben.

Unter bestimmten Umständen kann auf die Angabe der Namen verzichtet werden. Dies ist dann der Fall, wenn eine Auflistung aller teilnehmenden Personen dem Steuerpflichtigen nicht zumutbar ist. Dann genügen die Anzahl der Teilnehmer in einer Summe sowie eine Bezeichnung der gesamten Gruppe.

Beispiel:
Bauunternehmer U besichtigt mit seinen 99 Maurern ein Zementwerk in München und lädt im Anschluss zu einem Abendessen in eine Gaststätte ein.

Neben den weiteren Pflichtangaben genügt in diesem Fall die Personenzahl 100 sowie die Bezeichnung Maurer (einschließlich dem Steuerpflichtigen selbst).

Anlass der Bewirtung

Eine weitere Pflichtangabe ist der Anlass der Bewirtung. Dieser Angabe kommt eine entscheidende Bedeutung zu, da sie nicht zu allgemein formuliert sein darf. Die Bezeichnungen „Geschäftsessen“ oder „Kundengespräch“ sind in der Praxis immer wieder anzutreffen. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass der Betriebsausgabenabzug aufgrund der geringen Möglichkeit der Nachprüfung versagt wird. Vielmehr sollte eine detaillierte Beschreibung gewählt werden.

Die Höhe der Bewirtungsaufwendung wird sich in der Regel aus der Rechnung ergeben. Hier liegen in der Praxis die geringsten Gefahren. Jedoch muss beachtet werden, dass die in Anspruch genommenen Leistungen nach

  • Art,
  • Umfang und
  • Entgelt
in der Rechnung gesondert bezeichnet und mit ihren Einzelpreisen aufgelistet sein müssen. Ausnahmen gelten dagegen bei Menüs oder Tagesgerichten. Weiter muss der Steuerpflichtige unbedingt darauf achten, dass die Rechnung maschinell erstellt und registriert wurde.

Weitere Angaben sind beim Bewirtungsbeleg zu beachten?

Neben den Pflichtangaben für den Betriebsausgabenabzug ist zu beachten, dass für den Vorsteuerabzug die Pflichtangaben des § 14 UStG genannt sein müssen.

Trotz der Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs auf 70 Prozent kann der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG in voller Höhe in Anspruch genommen werden, sofern die Bewirtungsaufwendungen nachweisbar, angemessen und geschäftlich veranlasst sind.

Zusammenfassung - Bewirtungsbeleg & Bewirtungskosten

  • Bewirtungsaufwendungen sind steuerrechtlich nicht in voller Höhe abzugsfähig,
  • An einen Bewirtungsbeleg wird eine Vielzahl von Anforderungen gestellt,
  • Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, kann der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug versagt werden.
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