Wareneingangsprüfung

Kurz & einfach erklärt:

Wareneingangsprüfung verständlich & knapp definiert

Bei der Wareneingangsprüfung überprüfen Unternehmen, ob gelieferte Waren in gewünschter Menge und Qualität vorliegen. Dabei muss die Überprüfung unverzüglich erfolgen, damit das Unternehmen nicht sein Gewährleistungsrecht verliert.

Im Rahmen der Wareneingangsprüfung stellt das Qualitätsmanagement eines Unternehmens sicher, dass vom Lieferanten verschickte Waren den vereinbarten Konditionen entsprechen. Stellt ein Unternehmen Fehler oder Mängel zu spät fest, greift unter Umständen das Gewährleistungsrecht nicht mehr.

Pflicht zur Wareneingangsprüfung

Grundsätzlich existiert keine Pflicht für die Wareneingangsprüfung. Wenn Unternehmen gelieferte Produkte allerdings nicht unverzüglich beim Wareneingang untersuchen, verlieren sie die Gewährleistungsrechte. Denn das Handelsgesetzbuch (HGB) sieht vor:

  • Gewerbliche Käufer müssen Waren unverzüglich auf Mängel hin untersuchen.
  • Werden diese festgestellt, sind sie direkt an den Verkäufer zu melden.
  • Unterlässt der Käufer die Anzeige der Mängel, gilt die Ware als abgenommen.


Der rechtliche Begriff „unverzüglich“ bedeutet dabei allerdings nicht, dass Waren „sofort“ überprüft werden müssen sondern nur ohne schuldhaftes Zögern. Dennoch neigen Richter dazu, die Frist für die Überprüfung kurzfristig auszulegen, auch wenn diese immer im Einzelfall bewertet wird. Tendenziell sollte die Wareneingangsprüfung innerhalb der ersten Stunden nach Wareneingang erfolgen. So sind Unternehmen in einem möglichen Rechtsstreit auf der sicheren Seite.

Ablauf der Wareneingangsprüfung

Die Wareneingangsprüfung sollte im Unternehmen möglichst strukturiert und einheitlich erfolgen. Zunächst wird dabei die Identität, Quantität und Unversehrtheit der waren überprüft. Sprich: Handelt es sich bei der Lieferung wirklich um die bestellten Produkte und liegen diese in gewünschter Menge ohne sichtbare, äußere Beschädigungen vor? Anschließend ist wie folgt vorzugehen:

  • Sofern die erste Prüfung bereits sogenannte offene Mängel ergibt, wird die Lieferung direkt beanstandet.
  • Ist dies nicht der Fall, lädt das Unternehmen die Waren ab.
  • Im Lager oder der Produktion werden die ausgepackten Waren dann nochmal untersucht.
  • Ergeben sich hierbei oder aber der aktiven Nutzung versteckte Mängel (etwa fehlende Schrauben im Inneren einer Maschine), wird die Lieferung beanstandet.

Wareneingangsprüfung – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

  • Im Rahmen der Wareneingangsprüfung überprüfen Unternehmen die Qualität einer eingehenden Lieferung
  • Dabei müssen Mängel oder Fehler unverzüglich gemeldet werden
  • Zögert das Unternehmen bei der Warenprüfung, verliert es unter Umständen sein Gewährleistungsrecht

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