Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnet man in der Betriebswirtschaft Basis-Daten zu wirtschaftlich relevanten Objekten, welche die Unternehmen langfristig benötigen. Das unterscheidet sie von Bewegungsdaten, die sich auf kurzfristige Vorgänge beziehen. Beide Datentypen sind zentrale Begriffe der betriebswirtschaftlich angewandten Informationstechnik.

Die wesentlichen Merkmale von Stammdaten

Zu den Stammdaten gehören alle Daten, die sich über längere Zeiträume nicht ändern. Zugleich greift das Unternehmen in der Regel häufig auf diese Daten zurück oder muss gewährleisten, dass es sie auch in einigen Jahren präsent hat. Typische Beispiele für unterschiedliche Personengruppen:

• Kunden: Kundennummer, Adresse, Bankverbindung
• Lieferanten: Adresse, Kontaktperson, Vereinbarungen über dauerhafte Preise oder Rabatte
• Mitarbeiter: Personalnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, Adresse

Auch zu Produkten gibt es gewöhnlich Stammdaten, zum Beispiel die Artikelnummer. Alle diese Daten pflegen Unternehmen ein Mal in ihre EDV-Programme ein und verwenden sie anschließend meist automatisiert. Bei der Überweisung von Gehältern müssen die Verantwortlichen nicht jeden Monat erneut eine manuelle Transaktion tätigen, die entsprechende Software löst sie mit Rückgriff auf die abgespeicherte Bankverbindung automatisch aus.

Erfassung von Stammdaten: Die Vorzüge

Die beispielhaft genannten Lohnüberweisungen zeigen den größten Vorteil von Stammdaten auf: Die Erfassung erhöht die Effizienz. Dazu gesellen sich weitere Vorzüge wie bessere wirtschaftliche Auswertungen. Das trifft vor allem auf den Umgang mit Kunden zu. Wenn Unternehmen Kunden einer Kundennummer zuordnen, können sie sämtliche Umsätze listen. Sie können detailliert die Häufigkeit, den Umfang und die Art der Bestellungen analysieren. Deswegen offerieren zum Beispiel Filialgeschäfte Kundenkarten und Onlineshops drängen darauf, dass sich Kunden mit ihren Stammdaten registrieren und künftig über diesen Account einkaufen.

Pflege von Stammdaten

Stammdaten erweisen sich aber nur als wertvoll, wenn sie dem aktuellen Stand entsprechen. Ansonsten erreichen Werbebriefe nicht den Kunden, Firmen ziehen eine Lastschrift mit einer veralteten Kontoverbindung ein und ähnliches. Bestenfalls stellen sie mit unterschiedlichen Maßnahmen sicher, dass die Zielgruppen Änderungen möglichst zeitnah mitteilen. So können sie auf ihrer Homepage Formulare für Änderungsmitteilungen anbieten. Auch regelmäßige Bitten, über Änderungen zu informieren, helfen. Diese Problematik tritt größtenteils bei Kunden-Stammdaten auf. Lieferanten und Mitarbeiter haben dagegen ein triftiges Eigeninteresse, dass Unternehmen die neuen Daten erhalten. Zugleich müssen Betriebe für den korrekten Eingang der Stammdaten in die Datenverarbeitung sorgen. Bestenfalls können die Kunden und andere die Daten digital eingeben, damit sie das System sofort einspeisen kann. Kontrollfunktionen sollten Unstimmigkeiten und Tippfehler identifizieren, zum Beispiel eine fehlende Übereinstimmung zwischen Postleitzahl und Ort.

Stammdaten - Zusammenfassung:

• statische Informationen über Personengruppen und andere Objekte
• wichtig in der EDV
• Abspeicherung erspart wiederholte manuelle Eingabe
• bei Kunden ermöglichen sie Auswertung des Kaufverhaltens