Eigenbelege

Bei Eigenbelegen handelt es sich um Belege, die von einem Unternehmen selbst erstellt wurden. Wenn ein Unternehmen also Waren an an anderes Unternehmen verkauft und für diesen Verkauf eine Rechnung erstellt, handelt es sich dabei um einen Eigenbeleg. 

Diese Angaben müssen Eigenbelege enthalten

Im Steuerrecht gilt der Grundsatz, dass alle betrieblichen oder beruflichen Aufwendungen immer nachgewiesen werden müssen. Konkret muss der Steuerpflichtige Quittungen oder Rechnungen vorlegen können, andernfalls kann keine steuerliche Absetzung erfolgen. Es kann allerdings vorkommen, dass ein solcher Beleg nicht mehr vorhanden ist. Beispielsweise kann er auf einer Geschäftsreise schlichtweg verloren worden sein. Dann können Eigenbelege als absolute Notlösung genutzt werden, die teilweise vom Finanzamt anerkannt werden.

Durchaus üblich und erlaubt ist ein solcher Eigenbeleg hingegen bei kleineren Ausgaben wie etwa Trinkgeldern oder Münzgeld für den Kopierer. Dennoch muss der Eigenbeleg auch dann einige grundlegende Informationen enthalten:

• Empfänger der Zahlung mit seiner vollständigen Anschrift
• Genaue Art der Aufwendung
• Datum
• Kosten (Gesamtpreis, Umsatzsteuersatz, Einzelpreis pro Stück)
• Eigene Unterschrift

Darüber hinaus muss genau belegt werden, wie der Preis zustande gekommen ist. Beispielsweise kann die Preisliste eines Restaurants beigelegt werden. Auch der Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs muss angegeben werden. Sollte das Finanzamt den Eigenbeleg dann anerkennen, so ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich, weil hierfür immer eine ordentliche Rechnung ausgestellt werden muss.

Anerkennung von Eigenbelegen durch das Finanzamt

Sollte der Steuerpflichtige mit seinem Eigenbeleg die oben genannten Anforderungen erfüllen, so stellt dies noch keine Garantie für die Absetzbarkeit der Aufwendung dar. Neben den notwendigen Pflichtangaben muss das Finanzamt die Betriebsausgabe der Höhe nach nachvollziehen können. Zudem muss es sich bei der Aufwendung wirklich um einen Geschäftsvorfall handeln, Unternehmer können nicht einfach den Einkauf beim Bäcker absetzen.

Zudem sieht das Finanzamt eine Höchstgrenze von 150 Euro für die Absetzbarkeit bei Eigenbelegen vor. Damit kommt die Grenze derjenigen von Kleinbetragsrechnungen gleich. Beide Belege weisen nur minimale Eckdaten zum jeweiligen Geschäftsvorfall auf, weshalb größere Summen nicht akzeptiert werden können.

Beispiele für Eigenbelege

Häufig genutzt werden Eigenbelege, um im Rahmen eines Geschäftsessens bezahltes Trinkgeld zu quittieren. Denn dieses wird meist nicht auf der eigentlichen Rechnung des Restaurants ausgewiesen. Der Beleg könnte dann so aussehen:

• Pizzeria Venezia, Musterweg 3 in 12345 Musterstadt
• Trinkgeld siehe Restaurantbeleg
• 04.2017
• 25 Euro
• Kein Beleg vorhanden, übliche Regelung von 10 Prozent Trinkgeld angewendet (siehe Rechnung)
• Nicht quittiertes Trinkgeld
• 04.2017 Max Mustermann

Eigenbelege – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Eigenbelege dienen als Ersatz für nicht mehr vorhandene Quittungen oder Rechnungen
• Sie sind nur bis zu einer Höhe von 150 Euro anrechenbar
• Eigenbelege werden häufig bei nicht quittierten Trinkgeldern ausgestellt