Dokumentenmanagement

Im Rahmen des Dokumentenmanagements werden elektronische Dokumente über eine Datenbank verwaltet. Der deutsche Sprachgebrauch inkludiert dabei auch die Verwaltung solcher Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorlagen, aber digitalisiert wurden.

Ablauf und Zweck des Dokumentenmanagements

Moderne Unternehmen verfügen über tausende Dokumente wie Rechnungen, Angebote oder interne Unterlagen. Damit Mitarbeiter möglichst schnell auf benötigte Unterlagen zugreifen können, wird ein Dokumentenmanagement eingeführt. In einer großen, elektronischen Datenbank werden die Schriftstücke virtuell gelagert und zuvor mit verschiedenen Attributen ausgestattet. Dazu zählen etwa Größe, Änderungsdatum, Dateiname, Dateiendung, Metadaten oder Schlagwörter.

Das Dokumentenmanagement dient dazu, elektronische Dokumente sinnvoll zu speichern

Nachdem die Dokumente einmal katalogisiert wurden, kann der Mitarbeiter diese über eine Suchfunktion finden. Sofern der Suchende bereits weiß, welches Dokument er nutzen möchte, trägt er den Dateinamen in die Eingabemaske ein.

Andernfalls lassen sich die Dokumente vor allem über Schlagwörter finden. Möchte der Mitarbeiter beispielsweise Informationen zu einem bestimmten Kunden recherchieren, so wird der Name des Kunden und gegebenenfalls ein Schlagwort wie „Rechnungen“, „Kommunikation“ oder „Angebote“ in die Suchmaske eingetragen.

Formen von Dokumenten im Dokumentenmanagement

Es ist möglich, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen in das System aufzunehmen. Dazu zählen Objekte oder Datensätze, die das System selbst erzeugt hat. Beispiele für diesen Fall sind Tabellen aus einer Datenbank oder Textdateien. Zusätzlich kann aber auch analoges Informationsmaterial in die Datenbank eingepflegt werden, sofern das Material digitalisiert wurde (Filme, Tonaufzeichnungen).
Darüber hinaus sind die Objekte selbst hinsichtlich ihrer Komplexität voneinander zu unterscheiden. Diesbezüglich gibt es insgesamt drei verschiedene Kategorien:

• Elementare Dokumente: Sie bestehen lediglich aus einem einzigen Objekt wie einer Grafik, einem Text oder einem Bild.
• Compound Documents: Diese Dokumente bestehen aus mehreren Objekten. Es handelt sich um zusammengesetzte Dateien wie etwa Texte mit Bildern und Tabellen oder Hyperlinks bzw. Verweise auf andere Komponenten enthalten.
• Container: Zur besseren Handhabung ist es möglich, komplexere Objekte, Links, Einzelobjekte und andere Verweisinformationen in Containern zusammenzufassen. Hier finden Nutzer des Dokumentenmanagements dann alle wichtigen Daten zu einem bestimmten Thema.

Dokumentenmanagement – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Das Dokumentenmanagement dient dazu, elektronische Dokumente sinnvoll zu speichern
• Ziel ist es, dass Mitarbeiter möglichst schnell und effizient auf alle Dokumente zugreifen können
• Zu den Dokumenten zählen etwa Texte, Bilder, Links, Videos oder andere Dateien