Debitoren

Kurz & einfach erklärt:

Debitoren verständlich & knapp definiert

Debitor - von lateinisch debere "schulden" - bezeichnet im deutschen Rechnungswesen den Schuldner von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Zu den Debitoren gehören im deutschen Rechnungswesen alle Schuldner, die eine Forderung aus einer Warenlieferung oder Dienstleistung begleichen müssen. Die Gläubiger verbuchen diese Geldbeträge als offene Forderungen. Diese stellen eine abgegrenzte Bilanzposition dar, um die Bilanzklarheit zu gewährleisten. Die Höhe der offenen Forderungen unterscheiden sich stark nach Wirtschaftszweig und Vertriebsart. Ein Onlineshop, der einen Kauf auf Rechnung erlaubt, verfügt zum Beispiel über einen hohen Anteil an Debitoren. Im Vor-Ort-Einzelhandel bezahlen die meisten Kunden dagegen sofort.

Offene Forderungen im Rechnungswesen

Unternehmen dürfen Forderungen in der Regel erst in der Bilanz aktivieren, wenn die Preisgefahr auf den Käufer übergegangen ist. Bei einem Warenverkauf erfolgt dies mit der Übergabe des Produkts. Zuvor liegt das Risiko vornehmlich beim Lieferanten, der unter anderem durch eine Nicht-Lieferung oder die Lieferung eines falschen Artikels den Kunden von der Zahlungspflicht entbinden könnte. Sofort nach dem Übergang der Preisgefahr müssen Firmen den Rechnungsbetrag als Forderung aus Lieferungen und Leistungen einbuchen, dafür besteht eine gesetzliche Pflicht. Nach der vollständigen Bezahlung müssen sie die Summe ausbuchen. Sollte ein Käufer das Zahlungsziel nicht beachten, wird aus der offenen Forderung eine zweifelhafte Forderung. Diese darf nur anteilig in die Bilanz eingehen. Der Umfang des Anteils ergibt sich aus der Wahrscheinlichkeit der Rückzahlung, die Lieferanten prognostizieren müssen. Gehen sie von einer dauerhaft ausbleibenden Bezahlung aus, handelt es sich um eine uneinbringliche Forderung. Sie ist abzuschreiben.

Forderungsmanagement und Reduzierung des Risikos

Die Anforderungen einer professionellen Debitorenbuchhaltung beschränken sich nicht allein auf das technische Verbuchen der Forderungen. Unternehmen müssen sich zugleich damit befassen, wie sie zweifelhafte Forderungen handhaben. Dank moderner Buchhaltungssoftware fällt die Überwachung leicht, auch Mahnungen lassen sich automatisiert erstellen. Viele Betriebe lagern ab einem bestimmten Zeitpunkt weitere Schritte an Inkassobüros aus. Sie können sich auch mit unterschiedlichen Maßnahmen gegen das Debitorenrisiko absichern. Die wesentlichen Möglichkeiten sind:

  • Mit einer Bonitätsprüfung können Lieferanten präventiv das Risiko einschätzen und bei mangelnder Kreditwürdigkeit einen Rechnungskauf verweigern.
  • Anbieter wie Onlineshops können auch grundsätzlich Vorkasse oder Sofortzahlung verlangen. Das lässt sich aber nicht in allen Bereichen verwirklichen, im industriellen B2B-Geschäft sind langfristige Zahlungsziele beispielsweise die standardisierte Methode.
  • Auch mit dem Verkauf von Forderungen, etwa an eine Factoringgesellschaft, lässt sich das Risiko von Zahlungsausfällen begrenzen.
  • Versicherer bieten darüber hinaus Debitorenpolicen an, sie übernehmen zumindest einen Teil des entstehenden Schadens.

Debitorenziel als Kennzahl

Als wichtige Kennzahl gilt das Debitorenziel, welches die Umschlagsgeschwindigkeit der Forderungen angibt. Dank ihr lässt sich erfahren, wie lange es bis zur Bezahlung der Rechnungssummen dauert. Bei der Analyse dieser Kennzahl verdienen die vereinbarten Zahlungsziele Aufmerksamkeit. Wer seinen Kunden eine lange Zahlungsfrist einräumt, muss mit einer geringen Umschlagsgeschwindigkeit rechnen. Mit einem attraktiven Skonto kann er sie aber erhöhen, weil er damit zu einem raschen Begleichen animiert. Eine geringe Geschwindigkeit kann auch auf Faktoren wie einer mangelnden Bonitätsprüfung beruhen.

Debitoren - Zusammenfassung:

  • Schuldner, die Waren und Dienstleistungen bezahlen müssen
  • als offene Forderungen im Rechnungswesen zu werten
  • bei ausbleibender Zahlung zweifelhafte oder uneinbringliche Forderung
  • Ausbuchen bei kompletter Bezahlung
  • Maßnahmen zur Risikominimierung ratsam

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Themen: Buchhaltung

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