Kostenstellenrechnung Voraussetzungen

Um in einem Unternehmen eine Kostenstellenrechnung einsetzen zu können, ist zunächst die Definition von Kostenstellen notwendig.

Eine Basis dafür stellt die Aufbauorganisation des Unternehmens dar, die im Organigramm abgebildet wird. Daran orientiert lassen sich Kostenstellen festlegen, etwa Produktion, Vertrieb oder Verwaltung.

Die Kontierung und Auswertungen werden einfacher, wenn die Kostenstellen nicht nur benannt, sondern in einer logischen Hierarchie mit Nummern aufgebaut werden:

10000 Produktion 20000 Vertrieb 30000 Verwaltung
Kostenart 1 1.000 Euro 200 Euro 20 Euro

Oft ist diese Aufteilung jedoch noch zu grob, etwa bei Unternehmen, die verschiedene Produkte herstellen. Hier ist es dann sinnvoller mehrere Kostenstellen einzurichten:

10100 Produktion 1 10200 Produktion 2 10300 Produktion 3
Kostenart 1 200 Euro 500 Euro 300 Euro

Und selbst das kann noch nicht ausreichend sein, um die Gemeinkosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger zu verrechnen. Etwa dann, wenn im Unternehmen Leistungen erbracht werden, die nicht direkt auf die Kostenträger verrechnet werden können. Das kann beispielsweise ein Techniker sein, der in allen drei Produktionsbereichen die Maschinen repariert.

Hauptkostenstelle und Hilfskostenstellen

Dieses kann durch die Einrichtung von Hauptkostenstellen (deren Kosten gehen direkt in die Kostenträgerrechnung ein) und Hilfskostenstellen (deren Kosten in der Kostenstellenrechnung über Umlagen auf die Hauptkostenstellen verrechnet werden) gelöst werden:

10100 Produktion 1 10200 Produktion 2 10300 Produktion 3 11000 Techniker
Kosten Techniker 200 Euro 500 Euro 300 Euro
Gesamtkosten 1.000 Euro

Allerdings ist hierfür eine geeignete Bezugsgröße zu ermitteln, anhand der die Kosten geschlüsselt werden können. Diese sollte in einem proportionalen Verhältnis zu der Kostenentwicklung stehen, daher spricht man auch vom Kostentreiber. Im Beispiel wäre die Arbeitsstunde des Technikers der Kostentreiber, bei Fahrzeugen wäre es die gefahrene Strecke usw.

Klare Verantwortungsbereiche für Kostenstellenrechnung erforderlich

Da eine Kostenstellenrechnung auch dazu dient, die Wirtschaftlichkeit von Prozessen im Unternehmen zu steuern, ist eine wichtige Voraussetzung, dass eindeutige Verantwortlichkeiten definiert sind.

Es gilt: keine Kostenstelle ohne Kostenstellenverantwortlichen. In der Regel fällt dieses der zuständigen Führungskraft zu, der bereits für die operativen Leistungen verantwortlich ist.

Kontierung und Datenverarbeitung

Für eine Kostenstellenrechnung muss das bestehende Buchführungssystem erweitert werden. Reicht für die Finanzbuchhaltung eine Kontierung der Kosten auf die Kostenarten vollkommen aus, muss für eine funktionierende Kostenstellenrechnung auf der Kontierungsfahne zusätzlich auch die Kostenstelle angegeben werden. Außerdem muss diese zusätzliche Information auch erfasst werden, etwa im Buchführungsprogramm.

Zusammenfassung: Voraussetzungen Kostenstellenrechnung

Für eine Kostenstellenrechnung

  • müssen Kostenstellen im Unternehmen definiert werden
  • sind eindeutige Verantwortungen für jede Kostenstelle festzulegen
  • müssen die Kosten zusätzlich auf die Kostenstellen kontiert und gebucht werden
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