Buchinventur

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Die Buchinventur wird auf Inventarbestandteile angewendet, die nicht mit den Methoden der körperlichen Inventur(Messen, Wiegen, Zählen)  dargestellt werden können.

Was wird per Buchinventur erfasst

Zum Beispiel:

• Bankguthaben
• Forderungen
• Verbindlichkeiten

Solche immateriellen Vermögens- und Schuldwerte werden aufgrund buchhalterischer Aufzeichnungen (Saldenlisten der Lieferanten- und Kundenkonten) oder anderer Belege (Kontoauszüge) erfasst.

Allgemeiner gesprochen erfasst die Buchinventur Bestände des nicht körperlichen Vermögens und der Schulden. Beispielsweise könnten eine solche Inventur unter Umständen auch Rechte an Marken quantifizieren und einen entsprechenden Vermögenswert nachweisen. Auch die Schulden – beispielsweise Verbindlichkeiten gegenüber Banken – werden auf diesem Wege erfasst. Schließlich können derlei Vermögenswerte nicht einfach gewogen oder gezählt werden, sie lassen sich nur aus der Finanzbuchhaltung und entsprechenden Belegen ableiten.

Voraussetzung für die Buchinventur

Für die Durchführung der Buchinventur ist die Genauigkeit und Stimmigkeit der vorhandenen Belege von essenzieller Bedeutung. Kommt es hier zu Unstimmigkeiten, können die Vermögenswerte nicht mehr buchhalterisch belegt werden. Alle Belege über Einnahmen, Guthaben, offene Ausstände, Verbindlichkeiten und Forderungen müssen daher vom Unternehmen aufbewahrt werden. Hier sieht der Gesetzgeber sogar eine Pflicht zur Aufbewahrung von insgesamt 10 Jahren vor.

Übernommen wird diese Aufgabe von der Buchhaltung, die zwischen den einzelnen Inventurstichtagen bereits wichtige Vorarbeit für die Inventur an sich leistet. Auf Basis der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle erfasst und anschließend auf buchhalterischen Konten notiert.

Durchführung der Buchinventur

Damit die Buchinventur möglichst reibungslos durchgeführt werden kann, müssen Unternehmen all ihre Geschäftsvorfälle aufzeichnen und hierfür entsprechende Belege aufheben. Beispiele:

• Rechnungen
• Quittungen
• Salden- und Bestandslisten
• Kontostände
• Umfang von Forderungen, Verbindlichkeiten und Außenständen

Im Rahmen der Buchinventur werden die jeweiligen Gesamtwerte dieser Vermögensgegenstände ermittelt.

Zum Einsatz kommt das Verfahren darüber hinaus auch bei der sogenannten permanenten Inventur. Dabei werden solche materiellen und körperlichen Bestände erfasst, die keinen nennenswerten Schwankungen unterliegen. Vereinfacht gesprochen schreibt das Unternehmen die Bestände einfach fort, indem Zu- und Abhänge entsprechend notiert werden.

Allerdings ist es in regelmäßigen Abständen notwendig, die von der Buchinventur gemessenen Werte durch eine tatsächliche, körperliche Inventur abzugleichen. Kommt es hierbei zu Differenzen, so ist im Zweifelsfall eine weitere Inventur durchzuführen. Sofern auch diese zu einer Differenz kommt, ist der Wert der körperlichen Inventur ausschlaggebend.

Unterschied Buchinventur und körperliche Inventur

Grundsätzlich von der Buchinventur zu unterscheiden ist die körperliche Inventur. Sie wird für physisch greifbare Güter durchgeführt und bedarf eines recht hohen Arbeitsaufwandes:

• Ein Inventurleiter teilt die einzelnen Bereiche des Unternehmens bzw. des Lagers in Inventurbereiche ein.
• Mitarbeiter zählen, wiegen oder messen jetzt die Einheiten der gelagerten Güter.
• Zum Anschaffungs- oder Herstellungspreis kann so eine Ermittlung des aktuellen Werts der Güter erfolgen.

In der Bilanz können Unternehmen so exakt ausweisen, wie hoch das derzeitige Vermögen ausfällt. Dabei muss diese körperliche Inventur tatsächlich für alle Güter des Umlaufvermögens durchgeführt werden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn das Messen, Abwiegen oder Zählen absolut unzumutbar wäre. Lagert ein Unternehmen beispielsweise mehrere Millionen Nägel, so darf auch die Buchinventur für die Wertermittlung dieser Güter genutzt werden.

Buchinventur – Definition & Erklärung – Zusammenfassung

• Mit der Buchinventur wird der Wert von nicht materiellem Vermögen und Schulden erfasst
• Die Grundlage hierfür bildet die Buchhaltung, die alle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen aufzeichnet
• Im Gegensatz dazu erfasst die körperliche Inventur physisch greifbare Güter durch Zählung, Messung oder Wiegen

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