Bücher in der Buchführung

In der Buchhaltung eines Unternehmens werden verschiedene Arten von Büchern geführt. Um welche Bücher es sich genau handelt, richtet sich dabei nach den betrieblichen Gegebenheiten.

Die Grundsätze der doppelten Buchführung setzen allerdings das Führen der folgendenden Bücher (auch Systembücher genannt) zwingend voraus:

Grundbuch und Hauptbuch

Grundbuch:

Hier werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst, weshalb das Grundbuch auch Tagebuch oder Journal genannt wird. Jedem Geschäftsvorfall wird eine laufende Nummer zugewiesen, außerdem sind neben dem Buchungsdatum und den angesprochenen Konten auch Betrag, Buchungstext und Belegnummer aufgeführt.

Hauptbuch:
Die im Grundbuch erfassten Daten werden in das Hauptbuch übernommen ("gebucht"). Im Gegensatz zum Grundbuch ist das Hauptbuch nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet, nämlich nach Konten. Weil die Konten früher auf Karteikarten geführt wurden, wird auch heute noch in diesem Zusammenhang von "Kontenblättern" gesprochen.

In diesen werden ausschnittsweise bestimmte Unternehmensbereiche dargestellt.

Beispiele für Nebenbücher

  • Kontokorrentbuchhaltung: Für jeden Kunden und Lieferanten wird ein separates Konto geführt. Nur so können Zahlungsein- und -ausgänge überprüft, die Liquidität des Unternehmens anhand offener Forderungen und Verbindlichkeiten kalkuliert und ein Mahnwesen aufgebaut werden.
  • Lagerwirtschaft: Für jeden am Lager vorhandenen Artikel wird ein eigenes Konto eingerichtet. So können die Bestände des Unternehmens jederzeit festgestellt und die Lagerkapazitäten optimiert werden.
  • Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Wird bei mehr als einem Mitarbeiter notwendig, denn Abzüge und Auszahlungen müssen für jeden Beschäftigten nachvollzogen werden können.
  • Anlagenbuchhaltung: Für jedes Anlagegut wird ein gesondertes Konto angelegt. Nur so können die unterschiedlichen Anschaffungskosten, Nutzungszeiten und Abschreibungen für jeden Gegenstand des Anlagevermögens berücksichtigt werden.
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