Rechnungen

Eine Rechnung stellt die Forderung eines Entgelts für eine erbrachte Leistung aus. Bei der Leistung kann es sich entweder um Dienstleistungen oder um Produkte handeln.

Der deutsche Gesetzgeber macht genaue Vorschriften darüber, was in einer ordentlichen Rechnung aufgeführt werden muss. Zusätzlich haben sich auch im wirtschaftlichen Leben einige Punkte etabliert, die zwar nicht explizit vom Gesetzgeber gefordert werden, aber auf allen Rechnungen zu finden sind.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Ein Großteil der wirtschaftlichen Geschäfte wird heutzutage über Rechnungen beglichen, besonders im unternehmerischen Umfeld.

Der Gesetzgeber sieht dabei vor, dass folgende Pflichtangaben auf allen Rechnungen vorzufinden sind:


  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift Name des leistenden Unternehmens
  • Auch der Rechnungsempfänger muss klar ausgewiesen werden (Name und Anschrift)
  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers müssen aufgeführt sein
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art des gelieferten Gegenstands bzw. der durchgeführten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung oder der Lieferung, sofern das Datum vom Ausstellungsdatum abweicht
  • Das genaue Entgelt für die einzelnen Positionen sowie ein Gesamtbetrag der Netto- und Bruttoforderungen
  • Der zu zahlende Satz der Umsatzsteuer


Je nach Art und Status des Ausstellers müssen weitere Angaben aufgeführt werden. Wird die Kleinunternehmerregelung genutzt, ist ein Verweis hierauf verpflichtend. Liegt der Gesamtbetrag der Rechnung unter einem Wert von 150 Euro, kann unter Umständen die Regelung zur Kleinbetragsrechnung genutzt werden. Dann müssen nicht alle der aufgeführten Punkte auf der Rechnung stehen.

Übermittlung der Rechnung

Grundsätzlich muss eine Rechnung so übermittelt werden, dass der Empfänger diese auch tatsächlich erhalten kann. Dafür waren ursprünglich ausschließlich der Postweg und die direkte, persönliche Übergabe vorgesehen. Seit einigen Jahren ist es aber möglich, Rechnungen elektronisch zu übermitteln, wenn die Echtheit und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet ist. Dafür können folgende Verfahren sorgen:


  • Eine qualifizierte elektronische Signatur.
  • Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, wenn der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmt.
  • Der elektronische Datenaustausch (EDI), wenn das Verfahren zum Datenaustausch (Beispielsweise E-Mail) von beiden Parteien akzeptiert wird.

De facto sind Übermittlungen der Rechnung auf elektronischem Wege also kein Problem mehr. Gerade im Online-Handel hat sich die Übersendung per Mail in den letzten Jahren etabliert, so dass kaum noch Rechnungen per Post verschickt werden müssen.

Aufbewahrung der Rechnung

Der Unternehmer hat die Pflicht dazu, eine genaue Kopie aller versendeten Rechnungen aufzubewahren. Insgesamt zehn Jahre lang müssen alle ausgestellten Dokumenten lesbar sein, wobei auch hier die elektronische Aufbewahrung akzeptiert wird. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen sind nicht zugelassen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung, sondern immer am Schluss des Kalenderjahres, indem die Rechnung ausgestellt wurde.

Rechnungen können auch von Privatpersonen ausgestellt werden, wobei hier keine Aufbewahrungspflicht besteht. Einzige Ausnahme: Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Diese müssen zwei Jahre aufbewahrt werden.
Grundsätzlich ist es darüber hinaus sinnvoll, ebenfalls alle Eingangsrechnungen aufzubewahren. So können Privatpersonen Ansprüche aus Garantieleistungen geltend machen, wenn beispielsweise Mängel an Produkten nachträglich auftreten.

Verletzung der Rechnungspflichten

Ein Verstoße gegen eine der genannten Pflichten zur Ausstellung von Rechnungen kann finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro pro Verstoß ist vom Gesetzgeber für Unternehmen vorgesehen. Insbesondere die Nicht-Einhaltung der Aufbewahrungspflicht kann zu weiteren Problemen führen, sofern die Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht eindeutig vollzogen werden kann.


Aus strafrechtlicher Sicht sind alle Verstöße gegen die Pflicht zur Ausstellung der Umsatzsteuer von Bedeutung. Wird für eine Leistung keine Rechnung ausgestellt, um die Umsatzsteuer einzusparen, handelt es sich um eine strafbare Handlung. Im Volksmund ist diese auch als Schwarzarbeit bekannt.

Freiwillige Angaben auf der Rechnung

Der Gesetzgeber gibt lediglich ein Mindestmaß an Informationen vor, die definitiv in der Rechnung enthalten sein müssen. Darüber hinaus kann das Unternehmen durchaus weitere Angaben hinzufügen. Gängig sind alle Details zu Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummern, Sachbearbeiter oder E-Mail-Adressen. So können Kunden bei Unklarheiten schnell das Gespräch mit dem Rechnungssteller suchen. Aus Eigeninteresse legt das Unternehmen zudem eine Zahlungsfrist fest, um das Geld möglichst zeitnah zu erhalten.

Auch die Nennung einer Kundenummer ist üblich, weil Rechnungen so intern besser zugeordnet werden können. Das Unternehmen kann auf dieser Basis zum Beispiel Statistiken über die Rechnungsstellung führen oder die gesamte Kommunikation mit Kunden dokumentieren. Rechnungen werden darüber hinaus meist mit dem Unternehmenslogo ausgestattet, um die Markenpräsenz weiter zu erhöhen.

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